Отчет составляется на основании:
- подписанных заказчиком справок о стоимости выполненных работ и затрат по форме № С-3 или актов приемки выполненных строительно-монтажных работ по форме № С-2 за соответствующий период и журнала учета выполненных работ по форме № КС-6;
- утвержденных производственных норм расхода материалов;
- первичных документов по учету материалов: лимитно-заборных карт, товарно-транспортных накладных и т.п.
Данные о нормативном расходе материалов, а также количестве фактически израсходованного материала заполняются материально ответственным лицом (прорабом, мастером) и проверяются работниками производственно-технического отдела. Экономия или перерасход материалов за каждый месяц определяется как разность между фактическим расходом и расходом, рассчитанным по производственным нормам. По каждому случаю перерасхода или экономии материалов материально ответственное лицо представляет письменное объяснение, которое прилагается к отчету.
На основании объяснений работниками производственно-технического отдела, а в некоторых случаях руководителем организации принимаются соответствующие решения, и работником отдела проставляется количество материалов, списываемых на себестоимость строительно-монтажных работ. После заполнения всех данных отчет подписывается всеми ответственными исполнителями, утверждается главным инженером или руководителем организации и передается в бухгалтерию. Цифровые данные из строки "Списать на себестоимость" производителем работ переносятся в материальный отчет формы № С-19 в графу "Списано на производство" по конкретному объекту строительства. После этого производится таксировка списываемых материалов и определение общей суммы затрат по объекту по статье "Материалы". Таким образом, контроль за использованием материалов в производстве одновременно осуществляют работники технической и экономической службы, а также руководитель предприятия.
При списании строительных материалов деталей и конструкций на себестоимость строительно-монтажных работ надо учитывать также, что сборные железобетонные изделия, металлоконструкции, столярные и другие штучные изделия не могут расходоваться в количествах более чем производственная норма. Никакие потери также недопустимы. Не может существовать экономия и для товарных смесей (раствор, бетон), так как они теряют свои технологические свойства в течение короткого периода времени и должны укладываться в дело непосредственно после получения. По этой причине в материальном отчете формы № С-19 по состоянию на 1-е число каждого месяца не может числиться остаток товарных смесей. При наличии такой ситуации надо взять объяснение у материально ответственного лица.
Любое необоснованное отклонение от норм говорит о несоблюдении технологии производства работ. Неподтвержденная экономия также свидетельствует о завышении объемов выполненных работ (приписках). Исключением могут быть случаи, когда по данному виду работ внедрено рационализаторское предложение. Необоснованный перерасход материалов может подтверждать и предположение о допущении брака или других непроизводительных потерях, что требует расследования и оформления дополнительных документов [14, с. 230].
2.6 Международные стандарты и опыт зарубежных стран по учету материалов
Методология отражения материально-производственных запасов в бухгалтерском учете существенно влияет на финансовое положение организации и достоверность результатов ее деятельности [21, с. 2].
В международных стандартах финансовой отчетности учету запасов посвящен МСФО (IAS) 2 "Запасы" (IAS 2 "Inventories").
Запасы определяются в пункте 6 IAS 2 как активы, которые предназначены для продажи и прошли предпродажную подготовку, а также которые используются в процессе производства или для предоставления услуг.
IAS 2 применяется ко всем видам запасов, а именно:
1) предназначенные для продажи в ходе основной деятельности компании;
2) создаваемые в ходе производства для продажи в ходе основной деятельности компании;
представляющие собой сырье или материалы, предназначенные для использования в производственном процессе, выполнения работ или предоставления услуг [ 10, с.21].
Исключение составляют:
1) незавершенного производства по договорам строительства, включая связанные с ним договоры на предоставление услуг;
2) финансовых инструментов;
3) биологических активов, связанных с сельскохозяйственной деятельностью.
В соответствии с п. 9 IAS 2 запасы должны оцениваться по наименьшей из двух величин: себестоимости и чистой стоимости реализации.
В соответствии с п. 10 IAS 2 себестоимость запасов в обязательном порядке включает в себя все затраты по производству, переработке и прочие затраты, произведенные в целях доведения запасов до их текущего состояния и места их текущего расположения. В пункте 11 IAS 2 уточняется, что затраты на приобретение запасов включают покупную цену, импортные пошлины и другие налоги (кроме тех, которые впоследствии возмещаются организации налоговыми органами), а также расходы на транспортировку, обработку и другие расходы, непосредственно связанные с приобретением объекта. Торговые и оптовые скидки, а также возврат платежей вычитаются при формировании затрат.
В соответствии с п. 15 IAS 2 прочие затраты могут включаться в стоимость запасов только в том случае, если они понесены для доставки, размещения запасов и доведения их до состояния, пригодного для использования. Данные затраты включают транспортные расходы, расходы по хранению, а также специфические работы по дизайну продукции для удовлетворения потребностей конкретной организации.
Однако есть и существенные отличия от белорусских норм. Так, IAS 2 не делает различия между теми, кто осуществляет транспортировку.
В МСФО нет специального стандарта, регулирующего вопросы учета расходов. В IAS 2 излагаются также и подходы к списанию запасов, которые в Республике Беларусь изложены в Основных положениях.
Так, стоимость затрат, связанных с оказанием услуг (израсходованные материалы, зарплата и другие затраты на персонал, соответствующие накладные расходы), также отражается как запасы вплоть до того момента, пока не будет признана выручка от оказания этих услуг, подобно незавершенному производству в белорусском учете.
В соответствии с п. 25 IAS 2 организация обязана применять одинаковые формулы оценки для всех запасов, сходных по характеру и использованию. Себестоимость отдельных статей запасов, не являющихся взаимозаменяемыми, а также товаров или услуг, произведенных и предназначенных для специальных проектов, должна определяться путем специфической идентификации индивидуальных затрат (п. 23 IAS 2). Данный метод применим на предприятиях, торгующих штучным дорогим товаром, например автомобилями.
В остальных случаях допускаются только два варианта списания: методом ФИФО (First-in-first-out (FIFO) - первое поступление - первый отпуск) или методом средневзвешенной стоимости (п. 27 IAS 2).
Во многих строительных организациях используется метод средней себестоимости закупаемых материалов, однако при росте инфляции целесообразнее использовать рекомендованные ПБУ и МСФО методы учета себестоимости ЛИФО и ФИФО в зависимости от рентабельности и финансового состояния строительной организации [13, с. 130].
В соответствии с п. 36 IAS 2 в финансовой отчетности подлежит раскрытию следующая информация:
- учетная политика, утвержденная для оценки запасов, включая используемые методы расчета себестоимости;
- общая балансовая стоимость запасов и их балансовая стоимость по видам запасов, находящихся у данной организации;
- стоимость запасов, учтенных по справедливой стоимости, за вычетом расходов на продажу;
- величина запасов, признанных в качестве расхода в течение отчетного периода;
- величина уценки запасов, признанной в качестве расхода в отчетном периоде;
- величина восстановленной суммы, относящейся к величине ранее произведенного списания стоимости запасов, признанного в качестве расхода в течение отчетного периода;
- обстоятельства или события, которые привели к восстановлению стоимости запасов;
- балансовая стоимость запасов, используемых в качестве залога для обеспечения обязательств.
Общепринятая классификация запасов представляет следующие их группы: товары, производственные запасы, материалы, незавершенное производство и готовая продукция.
Запасы организации, предоставляющей услуги, могут находиться в составе незавершенного производства [13, с. 132].
Проведенное исследование позволяет сделать вывод о том, что подходы к учету и оценке объектов запасов в национальной системе бухгалтерского учета Республики Беларусь в целом не противоречат международному опыту и стандартам учета.
2.7 Учет материалов в условиях использования ЭВМ
В современных условиях, когда вычислительная техника вписалась в деятельность различных служб предприятий и организаций, компьютеризация учета, анализа и аудита является основным инструментом эффективной обработки большого объема экономической информации[7, с. 56].
Организационные и технические условия для совершенствования информационного обеспечения системы управленческого учета строительной организации необходимо создать путем внедрения современных программных продуктов и систем автоматизации.
В настоящее время специализированные программные продукты по автоматизации бухгалтерского учета подрядчиков и заказчиков разработаны и предлагаются фирмами «Парус», «1С», «Импульс-ИВУ», «Галактика» и др.
Для автоматизации сводного учета в строительстве, вне зависимости от масштаба и видов выполняемых работ, возможно использование программного продукта «1С: Предприятие для Windows*, (сетевая версия).