Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.16
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения
Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").17
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.18
Документационное обеспечение управления как одна из форм социальной деятельности (оно реализуется людьми и для людей), не может быть эффективным без наличия соответствующей нормативно-правовой базы. Под нормативно-правовой базой понимается комплекс правовых актов, устанавливающих правила эффективного осуществления данной деятельности.
Эффективным документационное обеспечение может считаться при достижении следующих результатов: юридическая полноценность всех создаваемых в организации документов, сохранность и доступность пользователям информационных ресурсов организации с наименьшей затратой материальных, денежных, временных и людских ресурсов.
Недостатком действующей на сегодняшний день нормативной правовой базы документационного обеспечения управления является ее ориентация преимущественно на государственные, бюджетные структуры.
Действительно, назовем основные документы, которыми могут пользоваться службы документационного обеспечения управления при разработке собственных инструкций по делопроизводству, а также при необходимости быть уверенными в юридической полноценности, доказательности собственных документов.
К таким документам относятся:
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";
Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. - 1009 (с изм. от 30 сентября 2002 г. - 715) "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации";
Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. - 1268 (с изм. на 8 июня 2001 г.) "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" и некоторые другие акты, касающиеся частных вопросов оформления документов и организации делопроизводства.
Все названные акты характеризуются высоким качеством проработки, учетом современных тенденций делопроизводства, в частности, касаются некоторых вопросов использования электронных технологий в делопроизводстве при документировании, передаче документированной информации. Вместе с тем, как видно даже из названий, их положения формально распространяются только на федеральные органы исполнительной власти. Конечно, ими пользуются с некоторыми оговорками иные органы исполнительной власти, органы власти субъектов Российской Федерации. Однако огромный массив негосударственных структур, для которых вопрос доказательности, юридической силы собственных документов имеет первостепенное значение, не попадает в сферу действия названных делопроизводственных нормативов. Работникам делопроизводственных служб бывает чрезвычайно трудно или даже невозможно убедить своих руководителей в необходимости пользования требованиями, обязательными для федеральных органов исполнительной власти.19