Державним службовцям, а також особам, які направляються у відрядження в межах України і за кордон підприємствами, установами і організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок коштів бюджетів, за наявності підтверджувальних документів відшкодовують витрати:
- на проїзд (включаючи перевіз багажу) до місця відрядження і назад, а також до місця проживання;
- на побутові послуги, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження і прасування одягу, взуття або білизни), але не більш як 10% норм добових витрат для країни відрядження, які визначено у додатку до діючої Постанови, за всі дні проживання;
- на бронювання місць у готелях у розмірі не більш як 50% вартості місця за добу;
- на користування постільною білизною в поїздах;
- на комісійні у разі обміну валюти.
Витрати на службові телефонні переговори відшкодовуються в розмірах, узгоджених із керівником.
Авансові звіти складаються також за підзвітні суми, використані для оплати господарських послуг, купівлю товарно-матеріальних цінностей. До цих звітів додають відповідні підтверджувальні документи (чеки, квитанції, акти). Звіти затверджує керівник підприємства. В авансовому звіті проставляють кореспондуючі рахунки за призначенням витрат.
Синтетичний облік розрахунків з підзвітними особами здійснюють на рахунку 37, субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами» (табл. 3).
Сальдо субрахунка може бути як дебетовим, так і кредитовим. Такі показники відображають у балансі підприємства розгорнуто: дебетове сальдо — у складі оборотних активів, кредитове сальдо — в складі зобов’язань.
Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться по кожній підзвітній особі з зазначенням залишку боргу на початок місяця сум, виданих під звіт і списаних згідно зі звітами, залишку боргу на кінець місяця.
Облік розрахунків з підзвітними особами має забезпечувати правильність і своєчасність розрахунків, тому він ведеться окремо по кожній виданій під звіт сумі й кожній підзвітній особі.
Синтетичний і аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами здійснюється в єдиній системі записів.
Основні бухгалтерські проводки за субрахунком 372 «Розрахунки з підзвітними особами»
| № п/п | Кореспонденція рахунків | ||
| дебет | кредит | ||
| 1. | Видача сум під звіт | 372 | 301 |
| 2. | Придбання підзвітними особами товарно-матеріальних цінностей і оплата витрат на їх доставку | ||
| - вартість сировини, матеріалів | 201 | 372 | |
| - будівельних матеріалів | 205 | 372 | |
| - малоцінних та швидкознищувальних предметів | 22 | 372 | |
| - товарів | 281 | 372 | |
| 3. | Списання використаних сум за службовим відрядженням | 92 | 372 |
| 4.* | Повернення невикористаних сум підзвіту | 301 | 372 |
| 5.** | Утримання невикористаних підзвітних сум із заробітної плати за згодою працівника | 661 | 372 |
Суми від цих операцій включають до: *валових доходів підприємств; **валових витрат підприємств залежно від події, що відбулася раніше, згідно із ст, 11 Закону України «Про оподаткування прибутків підприємств».
Підставою для заповнення журналу-ордера № 3 і відомості № 3.2 є:
- касові документи, що свідчать про видачу або повернення підзвітних сум;
- авансові звіти з доданням документів, що підтверджують цільове використання виданих коштів;
- наказ, розрахунково-платіжна відомість при утриманні з заробітної плати працівника не повернених своєчасно невикористаних коштів.
Записи в журналі-ордері роблять із надходженням документів.
3. Документальне оформлення і облік розрахунків за претензіями
У процесі роботи підприємство підтримує зв’язки з великою кількістю партнерів. Відносини між підприємством і його контрагентами регулюються шляхом укладення договорів, виконання умов яких обов’язкове для обох сторін, що їх підписали. Однак буває, що в силу різноманітних причин контрагенти підприємства не дотримуються умов договору, що може спричинити нанесення збитку. Для його відшкодування на підприємствах повинна вестися претензійно-позовна робота.
Учасники господарських відносин, що порушили майнові права або законні інтереси інших суб’єктів, зобов’язані поновити їх, не чекаючи пред’явлення їм претензії чи звернення до суду.
У разі необхідності відшкодування збитків або застосування інших санкцій суб’єкт господарювання чи інша юридична особа – учасник господарських відносин, чиї права або законні інтереси порушено, з метою безпосереднього врегулювання спору з порушником цих прав або інтересів має право звернутися до нього з письмовою претензією, якщо інше не встановлено законом.
У претензії зазначаються: повне найменування і поштові реквізити заявника претензії та особи (осіб), якій претензія пред’являється; дата пред’явлення і номер претензії; обставини, на підставі яких пред’явлено претензію; докази, що підтверджують ці обставини; вимоги заявника з посиланням на нормативні акти; сума претензії та її розрахунок, якщо претензія підлягає грошовій оцінці; платіжні реквізити заявника претензії; перелік документів, що додаються до претензії.
Документи, що підтверджують вимоги заявника, додаються в оригіналах чи належним чином засвідчених копіях. Документи, які є у другої сторони, можуть не додаватися до претензії.
Претензія підписується повноважною особою заявника претензії або його представником та надсилається адресатові рекомендованим або цінним листом або вручається адресатові під розписку [2].
Юридична служба підприємства або структурний підрозділ, на який покладено відповідні зобов’язання, реєструє претензію в “Журналі обліку претензій, пред’явлених підприємством” і у подальшому стежить за строком її розгляду.
Претензія підлягає розгляду в місячний строк з дня її одержання, якщо інший строк не встановлено Господарським Кодексом або іншими законодавчими актами. Обґрунтовані вимоги заявника одержувач претензії зобов’язаний задовольнити.
При розгляді претензії сторони у разі необхідності повинні звірити розрахунки, провести експертизу або вчинити інші дії для забезпечення досудового врегулювання спору. Про результати розгляду претензії заявник має бути повідомлений письмово. Відповідь на претензію підписується повноважною особою або представником одержувача претензії та надсилається заявникові рекомендованим або цінним листом або вручається йому під розписку.
У разі порушення встановлених строків розгляду претензії або залишення її без відповіді суд при вирішенні господарського спору стягує в доход держави з винної особи штраф у розмірі, встановленому законом.
Необхідно зауважити, що відповідно до ст. 257 Цивільного кодексу України загальний строк позовної давності становить три роки. Для окремих видів вимог законом може встановлюватися спеціальна позовна давність: скорочена або більш тривала порівняно із загальною позовною давністю. Позовна давність в один рік застосовується, зокрема, до вимог:
1) про стягнення неустойки (штрафу, пені);
2) про спростування недостовірної інформації, поміщеної у засобах масової інформації;
3) про переведення на співвласника прав та обов’язків покупця у разі порушення переважного права купівлі частки у праві спільної часткової власності;
4) у зв’язку з недоліками проданого товару;
5) про розірвання договору дарування;
6) у зв’язку з перевезенням вантажу, пошти;
7) про оскарження дій виконавця заповіту [1].
Як уже було зазначено, при пред’явлення претензії в ній повинні бути наведені докази, що підтверджують вимоги заявника претензії. Виникає питання: як зібрати необхідні докази? Відповідь проста: в результаті правильно організованого приймання продукції.
Продукція, що надходить напряму від постачальника або від транспортної організації, приймається одержувачем за кількістю і якістю. Відповідно до п. 3 Інструкції № П-6 підприємство-одержувач повинно забезпечити приймання продукції, що надійшла, за кількістю у точній відповідності зі стандартами, технічними умовами та умовами поставки, а також іншими обов’язковими правилами і договором. У випадку, якщо при прийманні продукції за кількістю виявлено пошкодження або псування вантажу, невідповідність найменування та ваги вантажу і кількості місць даним, зазначеним у транспортному документі, то одержувач повинен оформити результати приймання продукції за кількістю комерційним актом. Акт повинен бути складений у день виявлення нестачі. Вимоги до змісту даного акта викладені у п. 25 Інструкції № П-6 [6].