Готівка видається під звіт з каси установи тільки за дозволом керівника установи і лише у разі відсутності заборгованості за раніше отримані аванси.
Згідно з Порядком ведення касових операцій №334 розмір авансу на господарські потреби не лімітується, але підзвітна особа повинна відзвітувати за отримані підзвітні суми не пізніше наступного робочого дня після їх видачі (за службовими відрядженнями — не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження). У противному разі готівка, видана під звіт, але не витрачена і не повернена до каси установи (в повній сумі, виданій під звіт, або в сумі, не підтвердженій авансовими звітами), наступного дня після закінчення зазначених вище термінів включається розрахункове до суми фактичного залишку готівки в касі на кінець дня. Одержана в результаті розрахункова сума порівнюється з встановленим лімітом залишку готівки в касі.
Порядок оплати службових відряджень встановлено Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59 (зі змінами та доповненнями, внесеними наказом від 13.08.98 № 165) та постановою Кабінету Міністрів України «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23.04.99 № 663 з подальшими змінами.
Термін відрядження в межах України визначається керівником або його заступником, але не може перевищувати ЗО календарних днів.
Рішення про службове відрядження керівників центральних і місцевих органів виконавчої влади приймається згідно з постановою Кабінету Міністрів України «Про впорядкування службових відряджень керівника органів державної виконавчої влади» від 27.06.96 № 682.
За відрядженнями виплачуються добові в єдиній сумі — 18 грн. за кожний день перебування у відрядженні (включаючи день від'їзду та приїзду) незалежно від статусу населеного пункту. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи і прибуття до місця постійної роботи працівника, а днем прибуття — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи.
За наявності підтверджувальних документів установою відшкодовуються витрати відрядженим працівникам на наймання житлового приміщення в розмірі фактичних витрат з урахуванням додаткових побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу), за користування холодильником, телевізором, але не більше 50 грн.
За бронювання місця в готелях відшкодовується плата в розмірі не більше 50% його вартості за добу згідно з поданими підтверджувальними документами.
Відрядженому працівникові відшкодовуються також витрати на проїзд до місця відрядження і назад у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування з урахуванням усіх витрат, пов'язаних з придбанням проїзних квитків, користуванням постільними речами в поїздах, страхових платежів на транспорті, суми податку на додану вартість за придбані проїзні документи.
Виплати на відрядження (крім добових) відшкодовуються лише за умови наявності підтверджувальних документів в оригіналі.
Термін відрядження працівника за кордон визначається також керівником установи, але не може бути більше 60 календарних днів.
Аванс відрядженому працівникові за кордон видається в національній валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті на поточні витрати в розмірах, які обумовлені реальними потребами в країні перебування.
Перерахунок граничних норм добових (до 160 грн. за добу) у долари США здійснюється за прогнозним офіційним курсом обміну національної валюти України до долара США на поточний рік.
Наприклад, норма добових — 160 грн. Прогнозний офіційний курс обміну гривні до долара США на поточний рік — 5,78. Перерахунок:
160 грн. : 5,78 = 27,68 дол. США.
За час перебування у відрядженні за кордоном працівникові відшкодовується більш широкий спектр витрат, а саме витрати:
а) на проїзд як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження;
б) на оплату рахунків за проживання в готелях, включаючи витрати на харчування і побутові послуги;
в) на оплату телефонних рахунків;
г) на оформлення закордонних паспортів, віз, обов'язкове страхування тощо.
При відрядженні у межах України та за кордон за працівником зберігається місце роботи та середній заробіток за час відрядження, включаючи час перебування в дорозі.
При відрядженні в межах України та за кордон державних службовців і працівників бюджетних установ встановлено додаткові обмеження витрат відповідно до чинного законодавства.
Порядок видачі і використання підзвітних сум на проведення наукових експедицій регламентується інструктивними матеріалами про порядок організації, проведення та оплати наукових експедицій науково-дослідними установами НАНУ.
На перш о початкові витрати начальникам експедицій чи загонів видається аванс готівкою відповідно до затвердженого кошторису, масштабів та умов роботи експедицій. Підзвітні суми на експедиційні дослідження видаються на виплату заробітної плати, оплату проїзду співробітників до місця роботи експедиції і назад, добових, квартирних, орендної плати за користування транспортом, технікою, для здійснення земляних робіт, наймання приміщення для тимчасових комор, лабораторій і житла; на придбання пальномастильних та інших матеріалів, а також малоцінного інвентаря для потреб експедицій, поштово-телеграфних витрат; на оплату замовлень, виконуваних за трудовими угодами; інших витрат.
Після повернення з відрядження підзвітна особа зобов'язана протягом трьох робочих днів подати в бухгалтерію авансовий звіт про витрачені у відрядженні кошти, до якого додаються посвідчення на відрядження з відмітками про прибуття і вибуття, а також в оригіналі документи, що підтверджують вартість витрат (проїзні квитки, рахунки, чеки, квитанції тощо). Залишок невикористаних коштів згідно з авансовим звітом підлягає поверненню до каси установи у валюті, в якій був виданий аванс, але не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження.
У бухгалтерії здійснюється арифметична перевірка авансових звітів, а також перевірка правильності оформлення документів і витрачання коштів за призначенням. Керівник установи зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів прийняти рішення щодо затвердження перевірених авансових звітів.
У разі неподання в строк авансових звітів або неповернення в касу невикористаних авансів бухгалтерія має право здійснювати утримання цієї заборгованості із заробітної плати осіб, які отримали аванси, з дотриманням вимог, встановлених чинним законодавством.
Розрахунки з підзвітними особами обліковуються на активному субрахунку № 362 «Розрахунки з підзвітними особами».
Операції з обліку розрахунків з підзвітними особами оформляються такими бухгалтерськими записами:
1. При видачі авансу:
Дебет субрахунка № 362 Кредит субрахунків № 301, 302.
2. На суму поданого авансового звіту про витрачання коштів, отриманих під звіт:
Дебет рахунків № 23, 80, 81 Кредит субрахунка № 362.
3. Повернення в касу невикористаного залишку авансу:
Дебет субрахунків № 301, 302 Кредит субрахунка № 362.
4. Утримання невикористаного залишку авансу із заробітної плати:
Дебет субрахунка № 661 Кредит субрахунка № 362.
Зазначені записи відображаються в меморіальному ордері № 8 — накопичувальній відомості за розрахунками з підзвітними особами ф. № 386, в якому поєднуються синтетичний та аналітичний облік шляхом використання позиційного способу записів.
На практиці субрахунок № 362 може бути активно-пасивним. Дебетове його сальдо відображається в активі балансу, а кредитове показується в пасиві балансу за статтею «Розрахунки з іншими кредиторами».
При автоматизації обліку розрахунків з підзвітними особами реєстром синтетичного та аналітичного обліку за субрахунком № 363 є машинограма «Відомість фінансово-розрахункових операцій».
Норми відшкодування витрат на службове відрядження встановлено Постановою Кабінету Міністрів України «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23. 04. 1999 р. № 663.
За час перебування у відрядженні відшкодовуються витрати за найм житлового приміщення за наявності підтверджувальних документів у розмірі фактичних витрат з урахуванням додаткових послуг, що надаються в готелях.
а) коли до рахунків про оплату вартості проживання в готелях не виключають витрати на харчування, для відряджень у межах України – 18 грн., для відряджень за кордон – 231 грн.;
б) коли до рахунків вартості проживання в готелях включають витрати на:
- одноразове харчування, для відряджень в межах України — 14 грн. 40 коп., для відряджень за кордон —185 грн.;
- дворазове харчування, для відряджень в межах України — 10 грн. 80 коп., для відряджень за кордон —128 грн.;
- триразове харчування, для відряджень в межах України — 7 грн. 80 коп., для відряджень за кордон —81 грн.
Норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордон для державних службовців і працівників підприємств і організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок коштів бюджету, встановлено спеціальним додатком до Постанови Кабінету Міністрів України “Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон”.
Підприємства, установи та організації, що направляють працівників у відрядження за кордон, забезпечують їх коштами в національній валюті країни, в яку відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті у вигляді авансу на поточні витрати згідно з нормами у розмірах, що обумовлені їх реальними потребами в країні перебування. Перерахунок в іноземну валюту здійснюється за прогнозним офіційним обмінним курсом національної валюти до долара США на поточний рік. Залишок коштів понад суму, використану згідно з авансовим звітом, працівнику належить повернути в касу підприємства, установи чи організації в грошових одиницях, в яких було видано аванс, але не пізніше 10 (а з дозволу керівника через важливі причини — 20) робочих днів після повернення з відрядження. В разі неповернення працівником залишку коштів відповідна сума стягується бухгалтерією у встановленому законодавством порядку.