Кассовые документы на прием и выдачу денег подписываются руководителем предприятия и главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на подпись. При приеме денег лицу, внесшему деньги, выдается квитанция. Рубли записываются прописью, копейки — цифрами. Выдача зарплаты происходит по платежной ведомости (см. приложение ) Сумма прописью не указывается. По истечении установленного срока на выдачу зарплаты кассиром против фамилии делается отметка: «депонирована», и составляет реестр депонированных сумм. В конце платежной ведомости указывается сумма, фактически выданная, и сумма депонированная, и подтверждается подписью кассира. Бухгалтер проверяет и пишет расходный кассовый ордер на выданную сумму. Депонированная зарплата отправляется на расчетный счет. Все кассовые документы выписывает бухгалтерия с основанием. Кассовые документы выписываются чернилами четко, ясно, с заполнением соответствующих реквизитов; помарок (даже оговоренных) — не допускается.
Кассовые документы передаются непосредственно в кассу. Прием и выдача денег производится кассиром только в день составления документов.
Все кассовые операции по каждому приходному или расходному кассовому ордеру или заменяющим их документам отражаются в кассовой книге. Кассовая книга — это учетный регистр для отражения движения наличных денежных средств в кассе предприятия и операций по их поступлению и выдаче. Предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошита, опечатана сургучной печатью и заверена надлежащим образом.
Записи в кассовой книге производятся кассиром. Кассир производит эти записи сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому документу. В конце рабочего дня подсчитываются итоги операций, и выводится остаток денег в книге.
Кассовую книгу кассир ведет в 2-х экземплярах под копирку. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, а вторые, отрывные, служат отчетом кассира и передаются в бухгалтерию предприятия вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами под расписку в кассовой книге (на первом листе). Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Исправления, сделанные корректным способом, подписываются кассиром и главным бухгалтером. Контроль за правильностью ведения кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.
Согласно постановлению правительства от 6 января 1997 года прием денег предприятиями при осуществлении денежных расчетов должен проводиться с применением кассовых аппаратов. Это не распространяется на частных предпринимателей без образования юридического лица. Если машины не используются, то прием денег должен проводиться с использованием бланков строгой отчетности.
Помимо кассовых машин ведутся книги операциониста, в которых ведутся записи за весь день. На предприятии, использующем несколько кассовых аппаратов, на каждый аппарат должна быть заведена книга операциониста. Контроль за использованием кассовых машин и правильностью денежных операций осуществляется налоговыми органами.
Для учета наличных денежных средств в кассе применяется активный счет для учета имущества, основной инвентарный счет №50 "Касса".
При необходимости к счету «Касса» могут быть открыты субсчета: «Касса предприятия», «Операционная касса» – наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор, кассах вокзалов, отделений связи и др.
По дебету отражаются операции, связанные с поступлением денег, а по кредиту – с расходованием наличных денег.
Операции по поступлению наличных денег в кассу на счетах бухгалтерского учета отражаются так:
– дебетуется счет 50 «Касса»
– кредитуется счет-источник:
– 51 Расчетный счет
– 71 Расчеты с подотчетными лицами
– 46 Реализация товаров, услуг
– 76 Расчеты с прочими кредиторами и дебиторами
Все операции по дебету счета «Касса» при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета учитываются ведомости №1 на основе проверенных отчетов кассира за один или несколько дней с группировкой по корреспондирующим счетам.
Выдача наличных денег – кредит счета «Касса».
Все такие операции при журнально-ордерной форме учета отражаются в журнале-ордере №1; записи также производятся на основании отчетов кассира с соответствующей группировкой.
По окончании месяца в журнале-ордере подсчитываются обороты и выводятся сальдо на начало следующего месяца. Сальдо сверяются с остатком кассовой книги и Главной книги.
Контроль за ценностями осуществляется с помощью ревизий; могут проводиться руководителем предприятия, при смене кассира, может быть также ведомственная/судебная ревизия.
При ревизии производится полный пересчет денег и ценностей в кассе. Результаты ревизии оформляются актом. Недостача подлежит возмещению кассиром.
Дебет 84 – Кредит 50
Дебет 73\3 – Кредит 84
Если обнаружены излишки, то их зачисляют в доход бюджета.
4. Документальное оформление кассовых операций.
Для получения организацией денег со своего расчетного счета банк выдает чековую книжку. Чтобы снять наличные с расчетного счета, бухгалтер заполняет денежный чек, подписывает его вместе с руководителем и передает кассиру, который только после этого может получать деньги в банке.
Прием наличных денег производится по приходному кассовому ордеру (форма № КО-1), который заполняется бухгалтером и подписывается главным бухгалтером и руководителем. Выдача их оформляется расходным кассовым ордером (форма № КО-2) с приложением к нему оформленных документов (например, расчетно-платежной ведомости). Выдача денег по кассовым ордерам производится на основании документов, удостоверяющих личность получателя. Кассир должен отметить в ордере номер этого документа, кем и когда он был выдан. Во всех случаях обязательна расписка в получении выданной суммы. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.
При получении или выдаче денег по каждому кассовому документу кассир делает записи в кассовую книгу (форма № КО-4). Каждая организация ведет только одну кассовую книгу. Эта книга должна быть прошнурована и опечатана печатью организации, страницы в ней должны быть пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно производятся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу. Ежедневно в конце дня кассир подсчитывает итоги операций за день по графам «приход» и «расход», выводит остаток (сальдо) по кассе и переносит его на следующий лист на первую страницу по графе «приход». Внизу каждого листа кассир указывает количество приложенных приходных и расходных кассовых ордеров и расписывается.
После этого одна половина листа кассовой книги отрывается и с приложенными документами как «отчет кассира» передается под расписку главному бухгалтеру. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.
Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга могут вестись ручным или автоматизированным способами.
По окончании месяца путем сопоставления итогов оборотов по дебету и кредиту счета 50 «Касса» выводится сальдо наличных денег на конец месяца, которое сверяется с остатком в кассовой книге.
5. Отчетность организаций и предприятий в организации «КОГУАП»
5.1. Перед составлением баланса проводятся следующие работы:
1. проверяются все инвентаризационные описи;
2. сверяются все аналитические счета;
3. проверяются все документы к счетам;
4. проверяются все синтетические счета;
5. составляется оборотная ведомость - если остатки по кредиту и дебету равны, то можно приступать к составлению баланса.
5.2. Баланс - основной документ, отражающий финансово-экономические характеристики предприятия. Имеет два основных раздела - актив, пассив. В активе отражаются средства предприятия по составу и функциональной роли, в пассиве - по источникам формирования этих средств.
Баланс может включать в себя данные дочернего предприятия и филиала. Такой баланс называется сводным. Консолидированный баланс - баланс включающий в себя информацию многих предприятий, например, одной отрасли.
5.3. Показатели ликвидности баланса - это показатели платежеспособности. К ним относятся: коэффициент абсолютной ликвидности, промежуточный коэффициент покрытия, общий коэффициент покрытия, коэффициент ликвидности товарно-материальных ценностей, структура активов по их ликвидности.
Данные показатели отражают возможность предприятия погасить краткосрочную задолженность своими легкореализуемыми средствами.
а) Коэффициент абсолютной ликвидности равен сумме денежных средств и краткосрочных финансовых вложений деленная на краткосрочные обязательства.
Минимальное предельное значение этого показателя составляет 0,2-0,25. Этот индикатор имеет особенное значение для поставщиков материальных ресурсов и банка, кредитующего предприятие. Если этот коэффициент больше 0,5, то платежеспособность высокая.
б) Промежуточный коэффициент покрытия равен сумме денежных средств, краткосрочных финансовых вложений и дебиторской задолженности деленной на краткосрочные обязательства.
Минимальное значение показателя признается достаточным на уровне 0,7-0,8. Особый интерес этот индикатор представляет для держателей акций.