3. Финансовой деятельностью считается деятельность организации, в результате которой изменяются величина и состав собственного капитала организации, заемных средств (поступления от выпуска акций, облигаций, предоставления другими организациями займов, погашение заемных средств и т.п.).
Глава 2. Контроль за ведением кассовых операций
2.1. Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины
В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.
Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.
В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.
Результаты такой инвентаризации отражаются в описях, составленных по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:
- ИНВ - 15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств»;
- ИНВ - 16 «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности».
Рассмотрим поподробнее порядок заполнения каждого документа.
Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15) применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации.
Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй – остается у материально ответственного лица.
При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй – материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий – в бухгалтерию.
Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.
Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и помарок в описях не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.
Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма № ИНВ-16) применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений их с учетными данными.
Опись составляется в двух экземплярах, подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии и материально ответственным(и) лицом(ами). Один экземпляр описи передается в бухгалтерию организации, второй – остается у материально ответственного(ых) лица (лиц), который(е) принимает(ют) ценные бумаги или бланки документов строгой отчетности на ответственное хранение.
При наличии бланков документов строгой отчетности, нумеруемых одним номером, составляется комплект с указанием количества документов в нем.
До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть инвентаризационной описи.
При смене материально ответственных лиц опись составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, принявшему ценные бумаги и бланки документов строгой отчетности; второй экземпляр – материально ответственному лицу, сдавшему ценные бумаги и бланки документов строгой отчетности; третий экземпляр – бухгалтерии.
На последней странице формы перед подписью председателя комиссии даны две свободные строки для записи последних номеров документов в случае движения ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности во время инвентаризации.
При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма № ИНВ-16 выдается комиссии на бумажных и машинных носителях информации с заполненными графами с 1 по 10. В описи комиссия заполняет графы 11 и 12 о фактическом наличии ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности.
Кроме «внутренних» проверок, проверку соблюдения организацией лимита остатка наличных денежных средств в кассе осуществляют должностные лица банка, обслуживающего эту организацию. В случае выявления правонарушения, предусмотренного ст. 15.1 «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций» КоАП РФ, банк-контролер должен передать дело в налоговые органы, которые в силу ч. 1 ст. 23.5 КоАП РФ рассматривают указанные правонарушения.
2.2. Ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций
Наиболее распространенными нарушениями, которые выявляются в ходе проверки кассовых операций, являются:
- отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований;
- выплаты подотчетным лицам на основании документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчетов;
- несоблюдение установленного лимита расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;
- арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков в учетных регистрах при ручном ведении учета;
- неполное оприходование денежной выручки, выразившееся в том, что кассиры оставляют в кассах организации небольшой размер денежных средств «на размен».
Ответственность за нарушение кассовой дисциплины регулируется Кодексом РФ об административных правонарушениях (далее КоАП РФ). В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в расчетах наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет за собой наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 до 5 тысяч рублей, на юридических лиц – от 40 до 50 тысяч рублей.
Таким образом, организация, нарушившая установленный лимит расчетов наличными денежными средствами, может быть оштрафована на сумму до 50 000 руб. За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен административный штраф в размере от 4 000 до 5 000 руб.
Про индивидуальных предпринимателей в статье ничего не говорится, но и они связаны жесткой нормой. В примечании к ст. 2.4 КоАП РФ указано, что предприниматели несут административную ответственность как должностные лица, значит, не соблюдая лимит, они тоже рискуют подвергнуться штрафу от 4 000 до 5 000 руб.
Проверки соблюдения Порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью осуществляют кредитные организации (обслуживающие банки) не реже одного раза в два года (п. 2.14 Положения Банка России от 05.01.1998 № 14-П «О правилах организации налично-денежного обращения на территории Российской Федерации»). Дела об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 15.1 КоАП РФ, рассматривают налоговые органы (ст. 23.5 КоАП РФ).
Постановление по делу об административном правонарушении за некоторыми исключениями не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня совершения административного правонарушения (ст. 4.5 КоАП РФ).
При длящемся административном правонарушении этот срок начинает исчисляться со дня обнаружения административного правонарушения. Остановимся на этом вопросе поподробнее.
КоАП РФ не содержит понятия «длящееся правонарушение». Об этом говорят сами налоговики (Письмо ФНС России от 26.01.2005 № 22-3-11/073 «О применении ККТ»).
Верховный Суд РФ (в п. 14 Постановления от 24.03.2005 № 5) разъяснил, что длящимся является такое действие или бездействие, которое выражается в длительном непрекращающемся невыполнении или ненадлежащем выполнении обязанностей, возложенных на нарушителя законом. Невыполнение предусмотренной нормативным правовым актом обязанности к установленному в нем сроку не является длящимся административным правонарушением.
Как правило, суды подтверждают, что нарушение лимита остатка кассы к длящимся правонарушениям не относится. Поэтому если сроки привлечения к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ налоговым органом пропущены, то его «штрафное» постановление судьи отменяют (постановления ФАС Северо-Западного округа от 17.08.2007 № А56-50165/2006, от 06.06.2006 № А13-391/2006-08, Северо-Кавказского округа от 13.12.2005 № Ф08-5915/2005-2341А, Поволжского округа от 22.07.2004 № А65-25343/2003-СА2-9).
Таким образом, если в кассовых документах на какую-либо дату числится превышение лимита остатка кассы, то выявление контролерами указанного правонарушения по истечении двух месяцев после этой даты не сможет привести к наложению административного штрафа. Во всяком случае, «просроченное» взыскание можно попытаться оспорить в судебном порядке.
Кроме того, не является длящимся административным правонарушением неоприходование выручки в кассу. Следовательно, срок давности привлечения к ответственности за указанное нарушение исчисляется со дня получения выручки и неоприходования ее в кассу, а не со дня обнаружения данного нарушения. К такому выводу ВАС РФ пришел в Определении от 26.06.2008 № 5196/08. Позиция суда подтверждена в Постановлении Президиума ВАС РФ от 07.10.2008.