2.2 Документальное оформление и учет движения основных средств
Одной из основных задач бухгалтерского учёта основных средств является правильное оформление документов и своевременное отражение в учёте движения основных средств. Согласно пункту 2 статьи 52 Гражданского Кодекса Российской Федерации имущество (и объекты основных средств в том числе) может быть передано организации его учредителями. Кроме того, на основании пункта 2 статьи 218 ГК Российской Федерации право собственности на имущество (и на объекты основных средств в том числе) может быть приобретено на основании договора купли-продажи, мены, дарения, а также долгосрочной инвестиции в объекты строительно-монтажных работ, выполняемых подрядным и хозяйственным способом (строительство, реконструкция, расширение, достройка) [1, с. 57].
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Первичные документы по поступающим в организацию и выбывающим объектам основных средств должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями постановления Госкомстата России от 21.01.2003 года № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов».
При поступлении основных средств (в зависимости от характера их поступления) могут быть использованы следующие унифицированные учетные формы:
Акт приемки-передачи основных средств (форма № ОС– 1), применяется для зачисления в состав основных средств отдельных объектов, поступивших путём:
– приобретение за плату у других организаций;
– строительства хозяйственным или подрядным способом;
– получение от других юридических или физических лиц в безвозмездное использование;
– внесение учредителями в счет их вкладов в уставный капитал;
– получение в хозяйственное или оперативное управление;
– взятие в аренду с последующим выкупом;
– поступление по акту дарения;
– передачи в совместную деятельность и доверительное управление;
– передачи в обмен на другое имущество и другими способами, не противоречащими действующему законодательству.
Акт (накладная) приемки-передачи основных средств составляется в одном экземпляре на каждый отдельный объект комиссией, назначенной приказом руководителя организации. Составление общего акта, оформляющего приемку нескольких объектов основных средств, допускается лишь при учете производственного и хозяйственного, инструмента, оборудования и т. п. В соответствии с постановлением Госкомстата России «Об утверждении и дополнений к Указаниям по применению и заполнению унифицированных форм первичной учетной документации от 28 января 2002 г. № 5» допускается составление общего акта (накладной) приемки-передачи основных средств по форме № ОС–1, оформляющего приемку группы однотипных объектов основных средств, если эти объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце.
Акт приемки-передачи (накладная) основных средств применяется при оформлении внутреннего перемещения основных средств из одного структурного подразделения в другое. В этом случае акт (накладная) приемки-передачи основных средств выписывается в двух экземплярах. Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика предается в бухгалтерию, второй- структурному подразделению организации-сдатчика.
При передаче акта приемки-передачи в бухгалтерию организации к нему прилагается техническая документация по данному объекту. На основании этих документов работники бухгалтерии делают соответствующие записи в инвентарных карточках учета основных средств. На основании второго экземпляра акта приемки-передачи сдатчик делает соответствующие отметки в инвентарном списке основных средств (по месту нахождения, эксплуатации) о выбытии объекта основных средств [53, с. 171].
Акт (накладная) приемки-передачи основных средств (форма № ОС–1) подписывает главный бухгалтер и утверждает руководитель организации.
В бухгалтерии согласно акту приемки – передачи открывают инвентарную карточку учета основных средств (форма № ОС–6).
Инвентарная карточка применяется для учета всех видов основных средств, а также для группового учета однотипных объектов, поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеющих одно и то же производственно-хозяйственное назначение, техническую характеристику и стоимость. Инвентарные карточки ведут в бухгалтерии, их открывают на каждый объект или группу однотипных объектов, заполняют в одном экземпляре на основании акта (накладной) приемки-передачи и другой технической документации на данный объект. Записи в инвентарную карточку о законченных работах по достройке, дооборудованию, реконструкции, ремонту объекта делают по данным объекта по данным приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов (форма № ОС–3). В случае группового учета карточка заполняется путем позиционных записей отдельных объектов основных средств.
В разделе «Краткая индивидуальная характеристика объекта» записывают только основные качественные и количественные показатели, относящиеся к этому объекту, а также перечисляют его важнейшие пристройки, приспособления и принадлежности [19, с. 223].
Если эти показатели в результате реконструкции, достройки и дооборудования значительно изменились, то прежнюю инвентарную карточку, по которой учтен данный объект, можно заменить новой. Старую инвентарную карточку сохраняют как справочный документ.
В инвентарных карточках должны быть приведены основные данные по объекту основных средств:
– срок полезного использования;
– способ начисления амортизации;
– освобождение от начисления амортизации (если имеет место);
– индивидуальные особенности объекта.
В соответствии с пунктом 9 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств (приказ Минфина Российской Федерации от 20.07.1998 года №33-н) в небольших организациях, имеющих ограниченное количество объектов основных средств, допускается осуществлять пообъектный учет основных средств не в карточках формы № ОС–6, а в инвентарной книге учета основных средств. Решение о ведении учета на инвентарных карточках или в инвентарных книгах находится в компетенции руководства организации и должно быть отражено в учетной политике предприятия. Ведение книги вместо карточек позволяет сократить объем учетных работ.
В дальнейшем инвентарная карточка служит своеобразным паспортом, в который заносятся все изменения, связанные с эксплуатацией конкретного объекта или их группы в результате реконструкции, достройки или дооборудования.
В МПП «Жилтрест» все инвентарные карточки хранятся в картотеке по классификационным группам, а внутри них – по структурным подразделениям.
Акт приёмки оборудования (форма №ОС–14) применяется для оформления, поступившего на склад оборудования для установки. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается приёмной комиссией. При осуществлении монтажных работ подрядным способом в состав приемной комиссии входит также представитель подрядно-монтажной организации. В этом случае отдельный акт на передачу оборудования и монтаж не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте, и ему передается копия акта.
В случае невозможности произвести качественную приемку оборудования при ее поступлении на склад, форма № ОС – 14 составляется по предварительному наружному осмотру, о чём в форме делается обязательная переписка. При передаче оборудования в монтаж оформляются «Акт приемки-передачи оборудования в монтаж» (форма № ОС – 15).
На дефекты, выявленные в процессе ревизии, монтажа или испытании оборудования, составляется «Акт о выявленных дефектах оборудования» (форма № ОС – 16). Синтетический учет наличия и движения основных средств ведется на активном инвентарном счете 01 «Основные средства». Дебетовое сальдо по данному счету показывает размер находящегося в распоряжении организации данного вида имущества, включая его наличие в запасе, на консервации и передачу другим организациям на условиях хозяйственного ведения, т.е. без передачи права собственности на него.
Затраты по приобретению конкретного объекта собираются на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы» [60, с. 248]. Поступление основных средств за плату от других организаций или отдельных лиц и принятие их к учету осуществляются в зависимости от фактически произведенных затрат по их приобретению, включая расходы на доставку, монтаж и установку. Предметом договора при покупке объектов, относящихся к основным средствам, могут быть здания, сооружения, квартиры, нежилые помещения, машины, оборудование и пр. Договор заключается в письменной форме с точным указанием суммы сделки. В противном случае в соответствии со ст. 424, 554, 555 ГК РФ договор признается недействительным. Переход права собственности на недвижимость подлежит государственной регистрации.
Объект недвижимости, право собственности, на который не зарегистрировано в Едином государственном реестре, не может быть принят к бухгалтерскому учету в качестве объекта основных средств.
Из этого вытекает, что до выполнения указанного требования затраты, учтенные на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы», не могут быть списаны на счет 01 «Основные средства». Следовательно, законченный объект не может быть включен в состав основных средств и рассматривается в учете как вложения организации в незавершенное строительство.