Учитывая важность событий, освещаемых на страницах местных газет, парламенты многих западных стран признали за представителями прессы право присутствовать на заседаниях советов местной администрации. Большой эмоциональный накал вызывают такие социальные темы, как проблемы жилья, забота о детях и престарелых, охрана здоровья, защита окружающей среды. При появлении в газетах очередной «скандальной» информации задача PR-отдела – обеспечить прессе максимальные возможности для объективного расследования подлинных обстоятельств, которые часто оказываются далекими от первоначально сообщаемых корреспондентами. По мнению экспертов, если скандал стал реальным фактом, его следует предать гласности, что поможет местной администрации предпринять шаги для исправления положения. Утаивание подобной информации может нанести значительный урон репутации местных властей.
Отношения PR-отдела с местным радио- и телевещанием, как правило, не столь постоянны, но также играют важную роль в развитии связей с общественностью. В странах Запада местное телевидение обычно имеет несколько документальных программ, занимающихся освещением и анализом «горячих» проблем. Именно на эти программы рекомендуется обращать особое внимание, поскольку они формируют мнение населения о состоянии дел в округе или районе.
Эксперты советуют местным органам власти использовать все возможные средства для развития отношений с общественностью с целью обеспечить поддержку своей деятельности. Это могут быть личные встречи в клубах и на предприятиях, выступления на местном теле- и радиоканале, организация праздников и митингов, статьи в прессе. Основная задача PR-отдела – использовать любую проблему в качестве предлога для встречи представителей администрации с населением, чтобы создать у него уверенность, что именно местная администрация выступает главным инициатором решения назревших вопросов.
Организация информационных центров. Во многих странах Запада местными органами власти созданы информационные бюро, отвечающие на личные, письменные или телефонные запросы граждан. Это значительно разгрузило администрацию от наплыва случайных посетителей. Роль PR-отдела состоит в том, чтобы своевременно транслировать информацию, передавая в такие центры наиболее важные решения администрации. Одновременно социологическая обработка запросов граждан позволяет руководителю PR-отдела составить объективное представление об актуальных общественных проблемах и настроениях в районе или городе.
Периодические отчеты перед избирателями. Каждый орган местной администрации призван ежемесячно, поквартально и ежегодно отчитываться перед избирателями о своей работе. Эти отчеты должны широко обсуждаться в местных средствах массовой информации, а руководитель PR-отдела обязан наблюдать за этим процессом. Именно он обеспечивает обратную связь населения и администрации, обрабатывая информацию, которую дает пресса и медиа. На основе анализа могут быть выработаны рекомендации по корректировке курса местных властей.
Выставки, собрания и лекции являются эффективным средством общения в рамках местной жизни, когда население привязано к определенной среде обитания. Для организации больших выставок целесообразно привлекать местные предприятия, учреждения и банки, которые могут не только предоставить необходимые средства, но и получить возможность рекламировать свою деятельность в масштабах района или города.
Для молодежи практикуется церемония «Добро пожаловать, новые граждане!» Это ежегодный прием, устраиваемый советом в честь юношей и девушек, достигших 18-летнего возраста и получивших право на участие в муниципальных выборах. Каждому молодому человеку выдается подписанный мэром сертификат, удостоверяющий, что отныне он является полноправным гражданином города. По оценкам социологов, это стимулирует активное участие молодежи в местных делах.
Таким образом, деятельность информационных служб по связям с общественностью при местных органах власти имеет свои особенности в отношении поставленных целей и применяемых средств. Если центральные органы власти могут активнее использовать медиа, то местная администрация способна добиться большего успеха при личных контактах с населением.
Западный опыт развития связей с общественностью в государственных организациях и местных органах власти насчитывает более полувека. Положительные результаты, которые продемонстрировали PR-агентства в развитых странах, на наш взгляд, заслуживают внимания российских специалистов. В России PR-агентства обслуживают в основном избирательные кампании, однако в современных условиях государственные структуры остро нуждаются в профессиональной рекламе своих программ и услуг для населения. В противном случае они рискуют не получить поддержки общественности. В этой связи организация PR-служб при государственных институтах и местных органах власти – актуальная задача ближайших лет.
2.2 Функции и задачи отдела связи с общественностью районной администрации п. Бычиха
Основные задачи отдела:
- взаимодействие с общественными и религиозными организациями, политическими партиями, действующими на территории муниципального образования
- подготовка и размещение в областных печатных и электронных средствах массовой информации материалов о деятельности администрации района муниципального образования в целом, его структурных подразделений в отдельности, а также глав АТЕ;
- оказание организационно - методической помощи главам АТЕ по вопросам их взаимодействия с общественными и религиозными организациями, политическими партиями, действующими на подведомственных территориях;
- подготовка и публикация в газете "Сельская Новь" материалов с разъяснениями важнейших решений районного Совета, постановлений и распоряжений главы муниципального образования, касающихся жизнедеятельности населения муниципального образования.
Отдел по связи с общественностью, в соответствии с возложенными на него задачами:
- участвует в подготовке проектов постановлений и распоряжений главы муниципального образования "Хабаровский район" по своему направлению;
- ежемесячно предоставляет информационный материал в информационно-аналитический отдел администрации района для размещения его на сайте края в Интернете;
- выступает организатором встреч должностных лиц администрации района, руководителей предприятий, учреждений, организаций муниципального образования с населением;
- оказывает помощь редакции "Сельская Новь" в организации кампаний в связи с различными событиями (выборами, переписью и т. д.);
- принимает участие в редакционных совещаниях, готовит обзоры опубликованных в новостном бюллетени "Сельская Новь" материалов;
- организует заседания "Круглого стола" для определенной аудитории по актуальным для нее вопросам;
- осуществляет иные полномочия, определяемые главой муниципального образования.
Для осуществления своих задач и функций отдел по связи с общественностью имеет право:
- получать от структурных подразделений администрации района, предприятий, организаций и учреждений, независимо от форм собственности, находящихся на территории муниципального образования сведения, документы и материалы, необходимые для осуществления служебной деятельности;
- посещать в установленном порядке, в целях исполнения должностных обязанностей администрации, учреждения, организации независимо от форм собственности, расположенные на территории муниципального образования;
- знакомиться с документами по направлению служебной деятельности;
- принимать участие в подготовке нормативных правовых актов по направлению деятельности отдела.
Отдел возглавляет заведующий, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой муниципального образования "Хабаровский район".
Заведующий отделом несет персональную ответственность за выполнение, задач возложенных на отдел, с учетом прав, предоставленных ему Положением.
Заведующий отделом подчиняется главе муниципального образования и непосредственно - заместителю главы муниципального образования по социальным вопросам.
Заведующий отделом по связи с общественностью:
- руководит деятельностью отдела;
- участвует в подготовке вопросов, рассматриваемых на совещаниях при главе муниципального образования;
- организует выполнение Конституции Российской Федерации, законов и нормативных актов Российской Федерации, Еврейской автономной области, Устава муниципального образования решений районного Совета, постановлений и распоряжений главы муниципального образования, касающихся деятельности отдела;
- в указанные сроки предоставляет в организационный отдел администрации района ежемесячные и квартальные планы работы отдела, а также справки о проделанной работе в течение отчетного периода;
- осуществляет другие полномочия в соответствии с должностной инструкцией.
Обеспечивает:
- здоровые и безопасные условия труда;
- при возникновении аварийной ситуации принятие надлежащих мер к ее устранению и оказанию первой помощи пострадавшим.
В соответствии с линейно-организационной структурой все структурные подразделения имеют такую же организационно- линейную структуру управления.
Специалист по связям с общественностью должен знать постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы, относящиеся к вопросам организации связей с общественностью; основы законодательства о средствах массовой информации и рекламе; международные и российские кодексы профессиональных и этических принципов в области связей с общественностью; специализацию, особенности деятельности и перспективы развития организации; основы политологии, социологии, психологии; основные методы проведения качественных и количественных социологических исследований; методику ведения мониторинга средств массовой информации; законы композиции и стиля рекламных сообщений, статей, обращений, публичных выступлений; методы анализа статистической информации; основы делопроизводства; методы и средства формирования и использования собственной базы данных организации; методы сбора и обработки информации с применением современных технических средств и компьютерных технологий; основы законодательства о труде; правила по охране труда.