хозяйственных операций. При составлении документов используют типовые бланки.
Все операции, совершаемые на предприятии оформляются определенными документами.
По документам можно установить сроки совершения операций и лиц, участвовавших в
оформлении этой операции. На основании документов осуществляется контроль за
работой отдельных подразделений и должностных лиц. По данным документов
проводят аудиторские проверки и документальные ревизии. В учете отражается все
то, что подтверждено бухгалтерскими документами. От своевременности составления
и качества документов в значительной мере зависит качество самого учета и
составляемой на его основе отчетности. Документация имеет важное значение
в управлении деятельностью предприятий В форме соответствующих документов
(платежных поручений, кассовых ордеров, нарядов, требований и др.) даются
распоряжения на совершение хозяйственных операций (перечисление или выдачу
денежных средств, отпуск материалов, выполнение работы и т.д.). Для работников,
выполняющих эти распоряжения (кассиров, материально ответственных лиц,
рабочих и др.), документы служат обоснованием осуществленных ими операций.
Особенно велико значение документов для предварительного и последующего
контроля за законностью и целесообразностью хозяйственных операций,
соблюдением государственной дисциплины. Предварительный контроль
осуществляют руководящие работники предприятия: подписывая .документ, они берут
на себя ответственность за законность операции, оформленной этим документом.
Последующий контроль осуществляют работники бухгалтерии при приемке и
обработке документов, а также работники налоговых, финансовых и ревизионных
органов. Важное значение документы имеют в обеспечении контроля за
сохранностью имущества предприятия, рациональном его использовании. Строгое
соблюдение порядка приемки и отпуска материальных ценностей и денежных
средств, осуществление расчетных отношений только на основании, надлежаще
оформленных документов предупреждает злоупотребления должностных лиц. Практика
свидетельствует, что недостачи, растраты и бесхозяйственность, различные
злоупотребления чаще всего бывают там, где документы оформляются
несвоевременно и неправильно, учет ведется неудовлетворительно. Документы
имеют и правовое (юридическое) значение как письменное доказательство
осуществления хозяйственных операций, а поэтому используются судебными
органами при рассмотрении хозяйственных исков. Судебные органы признают за
документами доказательную, юридическую силу только в том случае, если они
составлены своевременно и правильно оформлены.
18. Классификация бухгалтерских документов.
Документы классифицируются по следующим признакам: По назначению: 1.
Распорядительные – содержат приказ, распоряжение или задание руководителя
предприятия о совершении определенной операции, эти документы служат основанием
для приема-выдачи денег и материальных ценностей. К таким документам относят:
распоряжения о проведении инвентаризации; приказ об учетной политике; приказ о
предоставлении отпуска. Распорядительные документы сами по себе не подтверждают
того факта, что операция совершена, и, следовательно, не являются основанием
для отражения в бухгалтерском учете. 2. Оправдательные (исполнительные) –
удостоверяют факт совершения операции. Они составляются в момент совершения
операции и свидетельствуют о ее выполнении. К ним относятся: письменные акты;
акты ликвидации объектов основных средств; приходные и расходные кассовые
ордера. Эти документы служат основанием для последующей бухгалтерской
регистрации совершившихся операций. 3. Документы бухгалтерского оформления –
составляются работниками бухгалтерии по данным распорядительных и
оправдательных документов. На практике часто пользуются документами,
сочетающими в себе признаки трех вышеперечисленных видов. Такие документы
называются комбинированными. По порядку отражения в них операций. Все
документы, кроме чисто распорядительных делятся на: 1. Первичные – составляются
в момент совершения операции или сразу после нее: накладные, акты приемы и
выбытия. 2. Вторичные (сводные) – отражают операции, уже зафиксированные в
первичных документах. Они обобщают первичные документы: отчеты материально
ответственных лиц, авансовые отчеты. По способу составления первичные и
сводные документы делятся на: 1. Разовые – составляются единовременно в один
прием для отражения одной или нескольких операций. К их числу относятся
большинство первичных документов. 2. Накопительные – их составляют постепенно
для отражения систематически повторяющихся операций. Эти документы окончательно
формируются лишь по истечении установленного срока и только после этого они
служат основанием для бухгалтерских записей. К ним относятся: наряды на
сдельную работу, лимитно-заборные карты. По месту составления: 1.
Внутренние – документы, составляющиеся на данном предприятии. 2. Внешние –
составляются на другом предприятии и поступают на данное.
От качества составления и оформления документов в значительной мере зависит
полнота и достоверность показателей учета и отчетности. Поэтому к документам
предъявляются требования: своевременность составления, достоверность
показателей, правильность оформления. Правильно оформленный документ должен
содержать показатели, необходимые для обеспечения полной информации о
совершаемой операции. Показатели, содержащиеся в документе и характеризующие
операцию, называются его реквизитами. Обязательными реквизитами
документов являются: наименование документа; код формы; название и адрес
организации, составляющей документ; дата и место составления документа;
содержание хозяйственной операции; измерители и объем хозяйственной операции;
подписи лиц, оформляющих документ; печати. В зависимости от характера операции
и технологии обработки данных, к документам могут быть отнесены дополнительные
реквизиты. К учету должны применяться документы, в которых отражены все
обязательные реквизиты, т.о. реквизиты придают документу юридическую силу.
Перечень обязательных реквизитов утвержден действующим положением о документах
и записях в бухгалтерском учете. При использовании вычислительной техники
реквизиты документов могут быть зафиксированы в виде соответствующих кодов.
Документы, составленные с помощью средств вычислительной техники, используются
в бухгалтерском учете при условии придания им юридической силы. Такие
документы должны быть записаны на материальных носителях (магнитных,
бумажных), изготовленных, размеченных и закодированных соответственно с
требованиями установленных стандартов и системы кодификации. По требованию
контролирующих или судебно-следственных органов и своих контрагентов
предприятие обязано сделать копии таких документов на бумажном носителе
информации. Если Документ не имеет какого-либо необязательных реквизитов, он
теряет свою юридическую силу.
20. Сущность документооборота.
Документооборотом называется движение документов в процессе их оперативного
использования и бухгалтерской обработки с момента составления или поступления
от других предприятий и организаций до передачи на хранение в архив после
записей в учетные регистры. Основные этапы документооборота: составление и
оформление документа; принятие документа бухгалтерией (учетным аппаратом);
движение документов по отделам и рабочим местам бухгалтерии, его обработка и
использование для учетных записей; передача документа на средства
вычислительной техники (иной оргтехники) и их возвращение; передача документов
в архив. Правильная организация документооборота требует составлений плана
документооборота, который должен определить порядок оформления документов,
поступление их в бухгалтерию, обработку, использование для записей в учетные
регистры и передачу в архив. План документооборота на каждом предприятии
разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем. Требования
главного бухгалтера относительно порядка составления и сдачи в бухгалтерию или
на вычислительную установку и обработку документов являются обязательными для
всех подразделений и служб предприятия. На предприятии должно быть разработано
положение об организации документооборота и график документооборота. Данное
положение разрабатывается с учетом особенностей хозяйственной деятельности
предприятия и утверждается его руководителем. Оно служит для упорядочения
движения и обеспечения своевременного получения первичных документов для
записей в бухгалтерском учете. В нем указываются сроки предоставления
документов, пути их движения, ответственные лица. В графике отражается перечень
работ по созданию, проверке и обработке документов, а также указываются
конкретные исполнители, их взаимосвязь срок выполнения работ. Контроль за
соблюдением графика документооборота на П осущ-ся главным бухгалтером.
Требования главного бухгалтера относительно порядка подачи в бухгалтерию или на
вычислительное устройство необходимых документов и ведомостей явл.
обязательными для всех подразделений и служб П.
Под инвентаризацией понимают способ выявления (с последующим учетом)