· формальное проведение ревизии кассы при смене (увольнении) кассиров;
· отсутствие в штате кассира, когда эти функции возложены на счетного работника без письменного распоряжения руководителя организации;
· отсутствие договора с кассиром о полной материальной ответственности;
· отсутствие у кассира навыков подготовки к ревизии кассы, свидетельствующих о том, что такая процедура является для него обычной.
Аудит кассы и кассовых операций проходит в основном по трем направлениям:
· Инвентаризация наличных денег;
· Проверка полноты своевременности их оприходования;
· Исследования правильности списания денег на расходы.
Инвентаризация кассы проводится в соответствии с Правилами ведения кассовых операций разработанных и утвержденных руководителем организации.
Инвентаризация кассы и кассовых операций проводиться немедленно по прибытии аудитора на место проверки. До ее проведения аудитор должен установить:
- имеется ли на организации приказ руководителя о постоянно действующей комиссии для систематического проведения внезапных проверок наличия денег в кассе организации;
- выполняется ли этот приказ, существуют ли акты внезапных проверок кассы и каково их содержание;
- обслуживаются ли проверяемая организация одним кассиром или несколькими кассирами;
- работает ли кассир только на проверяемой организации или совмещает свои обязанности с обслуживанием других организаций;
- имеется ли приказ о назначении кассира и договор об индивидуальной материальной ответственности, заключенный кассиром с администрацией организации, ознакомлен ли кассир с правилами ведения кассовых операций.
Осуществляя проверку кассы, аудитор обязан соблюдать следующие условия:
1. Проверка производиться в присутствии членов постоянно действующей комиссии, назначенной руководителем организации, в состав которой обязательно должны входить кассир и главный бухгалтер организации;
2. Во время проверки кассы доступ других лиц в кассу не разрешается, и внекассовые операции прекращаются.
При невозможности проверки кассы или при наличии нескольких касс все они опечатываются аудитором, ключи остаются у кассира, а печать у аудитора. Это делается в целях предотвращения возможности покрытия недостаточности денег в одной кассе за счет денежной наличности из других касс.
Кассир в присутствии членов инвентаризационной комиссии составляет отчет о кассовых операциях за последний день, выводит остаток денег по кассовой книге и дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в кассовый отчет и к моменту инвентаризации кассы неоприходованных и несписанных денежных сумм не имеется. Эта расписка включается в заголовочную часть формы акта инвентаризации кассы.
Кассовый отчет подписывается главным бухгалтером и передается в бухгалтерию для отражения операций о движении денег в соответствующих счетах и бухгалтерских регистрах. После этого производится полный пересчет денег независимо от того, находятся ли они в разрозненном виде или в банковской упаковке.
Деньги и ценности пересчитываются дважды: сначала это делает кассир, затем другой член комиссии. Сам же аудитор осуществляет контроль за правильностью проведения аудиторской проверки. Денежные документы учитываются по номинальной стоимости.
При аудите денежных документов необходимо проверить: фактическое наличие этих документов, кому предназначены и за счет каких средств оплачены билеты и путевки; правильность учета денежных документов. Учет производится в книге денежных документов. Поступление и списание денежных документов оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами.
Таким же образом, как и по деньгам, кассир составляет отчет по движению денежных документов и сдает его главному бухгалтеру.
В период проведения инвентаризации в кассе могут находиться частично оплаченные платежные ведомости. Аудитор предлагает главному бухгалтеру и кассиру закрыть их в установленном порядке, оформить на них расходный ордер и включить его в отчет кассира. Бывает так, что проверка кассы совпадает с периодом выдачи заработной платы, которая по ведомостям не выплачена многим лицам, эти ведомости в отчет кассира могут не входить, а записываться в акте частично оплаченные расходные документы, не включенные в кассовый отчет. В этом случае в каждой платежной ведомости указывается, по каким порядковым номерам выплачена заработная плата и ее общая сумма.
По окончании пересчета денег и ценностей полученная сумма сопоставляется с данными об их остатках, зафиксированных в бухгалтерском учете.
Осуществляя проверку денежных средств, аудитор одновременно проверяет, соответствует ли помещение кассы по обеспечению сохранности денег, необходимо проверить наличие сигнализации, решеток на окнах и дверях, и прочие условия безопасности денежных средств. Выявленные при этом нарушения указываются в акте инвентаризации.
Результаты проверки фактического наличия денег и их эквивалентов в кассе оформляются актом инвентаризации, который подписывают все члены комиссии. Он составляется в трех экземплярах: один передается в бухгалтерию организации, второй остается у кассира, третий хранится у аудитора. В конце приводится расписка кассира том, что все денежные средства, перечисленные в акте, находятся на его ответственном хранении.
В случае обнаружения недостачи аудитор просит кассира предоставить письменное объяснение причин возникновения недостачи. Прямое хищение денег без подлогов выявляется при проверке кассы путем инвентаризации кассовой наличности.
Неоприходование денег по кассе связано со списанием полученных сумм непосредственно на расходы или сокрытием приходных операций. Наиболее часто встречаются случаи неоприходования в кассу денег, полученных с расчетного счета.
Аудитор проверяет полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных на корешках чеков, выписок банка и приходных кассовых ордеров. Некоторые аудиторы допускают ошибку, когда полноту оприходования наличных денег, полученных из банка проверяют только по корешкам чеков. Это необходимо делать также по выпискам банка (по коду, соответствующему получению наличных денег). Если на выписках имеются следы подчисток, исправлений, а также при расхождении остатков, следует получить в банке выписку из текущего и расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии проверяемой организации с данными выписки. Выписка счета в банке, являющаяся строго учитываемым документом, требует тщательного контроля. Поэтому нельзя доверять получение выписок кассирам и другим лицам, отчет которых зависит от содержания выписок. В соответствии с порядком ведения кассовых операций прием наличных денег кассами организаций производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером и лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя организации.
Неоприходование денег, полученных по приходным ордерам в порядке оплаты услуг, погашения задолженности, оплаты материалов, квартирной платы и т.п., вскрывается посредством анализа и проверки непогашенной задолженности сотрудников и других лиц. В результате присвоения уплаченных сумм на расчетных счетах могут оставаться суммы непогашенной задолженности лиц, которые за собой никакой задолженности не признавали.
Правильная регистрация приходных и расходных ордеров в журнале регистрации кассовых ордеров, где им присваивается определенный номер, контроль за возвратом в бухгалтерию неоплаченных приходных ордеров повышают достоверность записи и исключают злоупотребления.
Кассовые операции по списанию денег и расход проверяются по документам, приложенным к кассовым отчетам, по возможности за весь период, подлежащей проверке. При проверке используются следующие формы учетной документации по кассовым операциям: формы КО - 1 «Приходный ордер», КО - 2 «Расходный кассовый ордер», КО-3 и КО – 3 а «Журнал регистрации приходных и расходных документов», документы без ордерного оформления приема и выдачи денег, форма КО - 4 «Кассовая книга», КО-5 «Книга принятых и выданных кассиром денег», учетные регистры (журнал-ордер 1, ведомость 1), Главная книга, балансы на соответствующие даты и др.
При этом необходимо обращать внимание на оформление кассовых документов: имеются ли на каждом документе расписки получателей, погашаются ли документы - приходные - штампом «Получено», расходные – штампом «Оплачено» с указанием даты, нет ли на них следов подчисток и исправлений. Во многих организациях кассовые документы составляются некачественно, часто в приходных и расходных документах отсутствуют подписи ответственных лиц, вносивших деньги в кассу или получивших их из кассы, и другие обязательные реквизиты. Такие документы считаются недействительными, а проведенные по ним операции – необоснованными.
На следующем этапе проверки следует установить: ведется ли в данной организации в установленной форме журнал регистрации приходных и расходных ордеров; все ли кассовые документы зарегистрированы в журнале; нет ли пропущенных номеров кассовых ордеров; все ли операции по поступлению и расходованию денежных средств записаны в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана сургучной печатью, количество листов в ней заверено подписями руководителя организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итог операций за день, и вывести остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге он ведет через копировальную бумагу одновременно на двух листах. Один лист книги отрывной, его кассир сдает в конце дня вместе со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям.