· внутренний (внутрихозяйственный) контроль за деятельностью филиалов, цехов, участков, бригад, отделов, служб и других внутрихозяйственных формирований проводится на организациях их руководителями, специалистами, штатными контролерами – ревизорами (аудиторами).
В зависимости от времени проведения контроль подразделяется на: предварительный, текущий (оперативный), последующий.
1) предварительный контроль проводится до принятия управленческих решений и совершения хозяйственных операций. Он носит, профилактический характер. Его субъектами могут быть внутрихозяйственные планы, бизнес-планы, проектно-сметная документация, документы на выдачу денежных средств, на отпуск продукции и т.д. Цель предварительного контроля – предупредить незаконные действия должностных лиц, незаконные и экономически нецелесообразные хозяйственные операции.
Предварительный контроль полезен и необходим на всех уровнях управления. Он способствует предотвращению непроизводственных расходов, неправильному оформлению документации хозяйственных операций;
2) текущий контроль – организуется в процессе совершения хозяйственных различных операций. Именно поэтому текущий контроль называют оперативным контролем. Субъекты текущего контроля значительно разнообразны, чем предварительного;
3) последующий контроль – осуществляется после совершения хозяйственных операций. Количество объектов последующего контроля определяется самим проверяющим исходя из различных факторов: задач и целей проверки, финансовых затрат на его осуществление и др. Последующий контроль применяется и при проведении ревизии, и при организации аудиторской проверки.
В зависимости от источников информации контроль подразделяется на документальный и фактический:
· документальный контроль предусматривает использование первичных документов для установления достоверности и законности совершения хозяйственных операций, составления регистров и отчетности;
· фактическим является контроль, при котором количественное и качественное состояние проверяемого объекта устанавливается путем обследования, осмотра, обмера, пересчета, взвешивания, лабораторного анализа и других способов проверки фактического состояния объектов. К объектам фактического контроля относятся: наличные деньги в кассе, основные средства, товарно-материальные ценности, готовая продукция, выполненные работы и услуги.
Применяемые методы контроля и система контрольных действий позволяют организовать проверку, используя проведение для этих целей ревизии, аудит, тематическую проверку, следствие, служебное расследование.
Ревизия – это система контрольных действий, осуществляемых ревизионной группой или ревизором за деятельностью подведомственных организаций, при которой устанавливается законность, достоверность и экономическая целесообразность совершенных операций, а также правильность действий должностных лиц, участвовавших в их осуществлении. Ревизия проводится при проведении внутриведомственного контроля и др.
Аудит – это независимая экспертиза состояния бухгалтерского учета, финансовых отчетов и бухгалтерских балансов.
Тематическая проверка – это проверка определенной темы (задачи) производственной или финансово-хозяйственной деятельности организации, например сохранности денежных средств.
Следствие представляет собой процессуальное действие, в ходе которого устанавливают виновность отдельных лиц в совершении тех или иных нарушений, связанных с присвоением денежных средств, материальных ценностей, бесхозяйственностью и совершением должностных злоупотреблений. Следствие осуществляется судебно-следственными органами и регулируется особым процессуальным законодательством.
Служебное расследование предусматривает проверку соблюдения работниками организации должностных обязанностей, а также соблюдение должностных документов, регулирующих производственные отношения. Оно проводится специальной комиссией, создаваемой приказом руководителя организации в случаях выявления хищений, недостач, потерь и порчи материальных ценностей и в других случаях.
Аудитор должен обладать необходимой профессиональной квалификацией, заботиться о подержании ее на уровне, соблюдать требования нормативных документов. Аудитор не должен оказывать клиенту услуги в тех областях экономики, в которых не имеет профессиональных достаточных знаний.
Ответственность аудитора проявляется в том, что он отвечает за свое заключение о финансовых отчетах проверяемой организации. Ответственность за содержание отчетов несет руководство проверяемой организации.
Внешний аудит проводится на договорной основе аудиторскими фирмами или индивидуальными аудиторами с целью объективной оценки достоверности бухгалтерского учета и финансовой отчетности организации.
Внутренний аудит представляет собой независимую деятельность в организации по проверке и оценке ее работы в интересах руководителей. Цель внутреннего аудита – помочь сотрудникам организации эффективно выполнять свои функции. Внутренний аудит проводят аудиторы, работающие непосредственно в данной фирме. В небольших организациях может и не быть штатных аудиторов. В этом случае проведение внутреннего аудита можно поручить ревизионной комиссии или аудиторской фирме на договорных началах.
Согласно учетной политике внутренний аудит проводится не менее одного раза в год.
Аудит также может быть инициативным (добровольным), когда он проводиться по решению руководства организации, либо обязательны.
Основной задачей инициативного аудита является выявление недостатков в ведении бухгалтерского учета, составлении отчетности, в налогообложении, провести анализ финансового состояния организации и помочь ему в организации учета и отчетности.
Инициативный аудит проводится по решению руководства организации, он может быть комплексным и тематическим, то есть контролю и анализу подвергаются только отдельные разделы и участки учета.
По периодичности осуществления проверок различают первоначальный и периодический аудит.
Первоначальный аудит – это аудит, который впервые проводится на данной организации.
Периодический (повторяющийся) аудит проводится на данной организации, как правило, ежегодно. Это позволяет установить длительное сотрудничество между аудитором и клиентом, повысить качество проверок, дать более объективную оценку экономического субъекта и его деятельности.
Под информационной базой понимается перечень всей используемой информацией при проведении аудита. Всю совокупность такой информации можно подразделить на следующие виды:
· Нормативно – законодательные акты в области бухгалтерского учета и аудита, то есть Закон «Об аудиторской деятельности», Закон «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», стандарты бухгалтерского учета, стандарты международной финансовой отчетности, стандарты аудита, типовой план счетов, а также всевозможные положения о ведении бухгалтерского учета на его различных участках, разработанные самой организацией положения о порядке проведения инвентаризации в соответствии с СБУ 24, товарно-материальных запасов в соответствии с СБУ 7, основных средств в соответствии с СБУ 6, нематериальных активов в соответствии с СБУ 28, денежных средств в соответствии с СБУ 4 и т.д;
· Нормативно – законодательные акты в области гражданского, уголовного, предпринимательского права, Закон «О труде в Республике Казахстан»;
· Учредительные документы организации (учетная политика, статистическая карта, карточка регистрации, РНН, регистрационный номер плательщика налога на добавленную стоимость, устав, учредительный договор, распорядительные документы организации – приказы, распоряжения);
· Договоры – это самостоятельная группа документов, так как они имеют свою юридическую значимость;
· Все формы отчетности (финансовая, статистическая, налоговая отчетности);
· Первичные документы и учетные регистры;
· Результаты личных наблюдений, ответов на запросы, а также письменные и устные объяснения должностных лиц, полученные аудитором в ходе проведения проверки.
Задачи аудита денежных средств:
· Оценка состояния синтетического и аналитического учета наличных денежных средств в проверяемой организации;
· Оценка качества отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете;
· Проверка соблюдения организацией налогового законодательства по операциям связанных с движением наличных денежных средств.
3.2. Аудит наличности в кассе
Деньги, хранящиеся в кассе, должны учитываться на счетах подраздела 45 «Наличность в кассе»:
451 «Наличность в кассе в национальной валюте».
В дебет этих счетов записывают поступления денег в кассу, а в кредит выбытие денег из кассы. Записи по этим счетам производятся на основании приходных и расходных кассовых ордеров.
Признаки отсутствия и недостаточности внутреннего контроля за движением денег в кассе организации:
· Отсутствие на организации налаженной системы внезапных ревизий кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе;
· отсутствие на организации приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок;
· наличие формального проведения ревизии кассы – назначение в комиссию проведения ревизии постоянно одних и тех же лиц, отсутствие прилагаемых к акту рабочих записей ревизионной комиссии, свидетельствующих о полистном пересчете банкнот, проведения проверок кассы на отчетные даты, когда кассир знает о них и заранее готовится;
· предоставление права подписи приходных и расходных документов другим лицам помимо главного бухгалтера и руководителя организации, не отраженное в распоряжении руководителя организации;