При выявлении нарушений и злоупотреблений в производственной деятельности цехов (неполном оприходовании производственной продукции, приписках, хищениях, искажениях в учете) пропуска используются в качестве источника контроля. Их данные сопоставляются с фактическим количеством, ассортиментом, качеством и стоимостью вывезенных материальных запасов, отраженных в счетах-фактурах, приказах-фактурах, приказах-накладных, спецификациях, ярлыках и других сопроводительных документах.
2) Обследовав складское хозяйство, аудитор должен подготовиться к проведению инвентаризации производственных запасов на складах и в эксплуатации. Перед началом работы аудитор договаривается с руководителем предприятия о создании инвентаризационной комиссии. Руководитель издает соответствующее распоряжение (приказ) и вручает его текст членам инвентаризационной комиссии, а председателю комиссии передает контрольный пломбир.
В состав инвентаризационной комиссии, помимо материально ответственных лиц, обычно включаются специалисты и работники бухгалтерии. Присутствие при проведении инвентаризации материально ответственных лиц обязательно.
Некоторые аудиторы делают ошибку, когда принимают решение по какой-либо причине проводить инвентаризацию в отсутствие материально-ответственных лиц. Если в результате проверки будет выявлена недостача материальных ценностей, то материально ответственное лицо может впоследствии оспорить результаты инвентаризации и не признать факт недостачи.
Когда материально ответственное лицо отсутствует по уважительной причине, аудитор должен опечатать склад и приступить к инвентаризации только после выхода материально ответственного лица на работу. Перед началом инвентаризации материально ответственное лицо составляет отчет по приходу и отпуску материальных ценностей на дату инвентаризации в двух экземплярах. Первый экземпляр передается в бухгалтерию предприятия, второй – аудитору. Кроме того, председатель комиссии должен получить расписку у материально ответственных лиц о том, что все документы, относящиеся к приходу и расходу производственных запасов, сданы в бухгалтерию и что никаких неоприходованных или не списанных в расход материалов в их распоряжении нет.
Аналогичные расписки берутся у лиц, имеющих подотчетные суммы на приобретение материалов или доверенности на их получение. После этого комиссия приступает к проверке наличия материальных ценностей путем взвешивания, пересчета или перемеривания.
Бывают случаи, когда аудитор сам подсчитывает и взвешивает материальные ценности, а счетный работник или материально ответственное лицо в это время производит соответствующие записи. Этого делать не следует. Аудитор должен следить за правильностью проведения работы и сам проконтролировать результаты проверки. Во избежание недоразумения запись результатов и материально ответственное лицо. Указанные записи периодически сверяются.
Результаты инвентаризации по каждому виду материалов фиксируются в инвентаризационных описях, составляемых по местам нахождения или хранения ценностей и должностным лицам, ответственным за их сохранность.
Оформленную опись аудитор передает в бухгалтерию для составления сличительной ведомости. Сличительные ведомости составляют только по тем ценностям, по которым выявлены отклонения от учетных данных. Их подписывает главный (старший) бухгалтер и материально ответственное лицо, если установлены недостачи или излишки, то материально ответственное лицо представляет письменное объяснение. Недостачи материальных ценностей сверх установленных норм убыли относятся на виновных лиц, а излишки подлежат оприходованию. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы допускаются в виде исключения за один и тот же проверяемый период у одного и того же материально ответственного лица за материальные ценности одного и того же наименования. Недостача материальных ценностей сверх норм убыли и потери от порчи ценностей, если конкретные виновники недостачи и порчи не установлены или во взыскании отказано судом, могут быть списаны предприятием на финансовые результаты.
Аудитор должен проверить правильность составления сличительной ведомости бухгалтерией предприятия и соответствие записей, внесенных в нее работниками бухгалтерии, бухгалтерским данным.
Неотъемлемой частью контроля сохранности материальных запасов на складах предприятия является проверка складского учета. Практика работы показывает, что основные нарушения в ведении складского учета состоят в наличии отрицательных переходов остатков («красное» сальдо) по видам материальных ценностей, отсутствии записей о поступлении материалов по отдельным приходным документам, расхождении между данными карточек складского учета и бухгалтерского учета, завышении количества списываемых документов, неправильном подсчете остатков и т.д.
«Красное» сальдо свидетельствует о неполном или несвоевременном оприходовании поступивших материальных ценностей, списании завышенного количества материалов в производстве против фактически отпущенного, оформлении безтоварных документов на расход материалов, неправильном подсчете переходящих остатков и т.д.
Отрицательно переходящие остатки того или иного материала после очередного поступления этого вида материала временно закрываются, а количество материальных запасов на эту величину уменьшается. Отрицательные остатки показывают размер неучтенных материалов и являются резервом для хищения.
Отдельные приходные документы, особенно по неотфактурованным поставкам, могут не отражаться в карточках складского учета. Для их выявления необходимо внезапно проверить все первичные документы кладовщика.
Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом. На эту должность не должны приниматься лица, имевшие судимость за растраты, хищения и не оправдавшие доверия на прежних работах. Кладовщика принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером предприятия. От занимаемой должности может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем предприятия.
Аудитор должен уточнить: наличие заключенных письменных договоров с кладовщиками о полной материальной ответственности, состояние контроля за деятельностью их, наличие номенклатуры (ценников), соблюдение режима работы складов. Основное внимание его должно быть уделено проверке соблюдения правил хранения материальных запасов на складах и состоянию ведения складского учета.
3) Проводя аудит материальных запасов, следует иметь в виду, что первичные документы по приходу и расходу производственных запасов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.
Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершающих операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителя соответствующих подразделений предприятия.
При аудиторской проверке состава материальных запасов на последнюю отчетную дату необходимо установить обеспеченность предприятия теми или иными видами производственных запасов для осуществления бесперебойной работы предприятия и установить достоверность учетных данных об остатках материальных ценностей по счетам подраздела 1300 «Запасы». Достоверность учетных данных об остатках материалов и других ценностей по каждому счету и в целом по подразделу 1300 «Запасы», согласованность данных аналитического и синтетического учета проверяют по оборотным или сальдовым ведомостям, составляемых по каждому материально ответственному лицу (складу), ведомости по учету движения материалов журналу-ордеру № 6, по Главной книге и балансу. При необходимости проводят инвентаризацию отдельных видов материальных ресурсов с участием работников проверяемого предприятия.
Хорошо зная принятый порядок оформления бухгалтерскими документами поступающих на предприятие производственных запасов, аудитор должен проверить полноту их оприходования и правильность при этом бухгалтерских записей.
Обычно контроль за оприходованием материальных запасов осуществляется путем анализа расчетных документов, поступающих от поставщиков. К таким документам относятся платежные требования, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные с разного рода приложениями (спецификациями, сертификатами, качественными удостоверениями и т.д.). Прибывшие на предприятие ценности должны своевременно приходоваться на соответствующий склад или, если они сразу же переданы в цех, оформляться как поступившие на склад и отпущенные затем в цех, о чем в документах делается специальная отметка. В этом случае работник склада подтверждает наличие и передачу в цех материальных запасов.
Одновременно по этим же документам аудитору следует проконтролировать правильность записей на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций по оприходованию материалов.
К сфере аудиторского контроля относится проверка правильности оценки приобретаемых материальных запасов.
Важным моментом проверки является контроль полноты и своевременности оприходования поступивших материальных запасов. Для этого сопоставляют наименование и количество оприходованных материалов с аналогичными данными в сопроводительных документах поставщиков.