В) Личные встречи главы фирмы с сотрудниками
Оно высоко ценится служащими среди всех источников получения управленческой информации, что и подтвердило наше анкетирование (о результатах см. ниже ). Высокая должность, принадлежность собеседника к "вершителям судеб" прибавляют авторитетность их суждениям. Служащий чувствует свою приобщенность к выработке корпоративной политики, важных управленческих решений.[6]
Кроме того, Барбара Джи отмечает важность эмоциональной связи таких встреч, которая помогает руководителю расположить к себе сотрудника, а значит, в будущем не так остро воспринимать непопулярные меры:
"Многие руководители отвергают саму идею о том, что эмоции составляют неотъемлемую часть деловой жизни. "Бобби, не говори ты мне этой ерунды насчет чувств, однажды сказал мне один менеджер, принимая решения, я полагаюсь только на свой разум и способность логически мыслить, а не на эмоции". Последние исследования, проведенные ученымимедиками из СанФранциско, дали нам новое поразительное доказательство тому, что наш разут, особенно способность принимать решения, управляется скорее эмоциями, нежели логикой. Доктор Дэвид Собель и Роберт Орнштейн, преподаватели неврологии в Университете Калифорнийского медицинского центра, установили существование "командного центра", от которого зависят функции мозга, процесс принятия решений и способности человека. На чем основана его работа на логике или эмоциях? Собель и Орнштейн так отвечают на этот вопрос: "Конечно, мы можем думать, что нашими способностями и талантами управляется рациональная компонента мозга. Однако нам придется огорчить апологетов логики. К счастью для человека, система контроля за мыслительными операциями... в большей степени связана с эмоциями и системой автоматической самозащиты организма, чем с сознательным процессом мышления... Нами управляют скорее эмоции, а не рассудок".[7].
Г) Записки благодарности
В качестве примера использования таких записок процитируем еще один отрывок из книги Б. Джи "Имидж фирмы": [8]
"Когда моя подруга Джулия приступила к работе на новом месте, я посоветовала ей попробовать наладить обмен записками со своими сотрудниками. Она была принята на должность с годовым окладом в 25 тысяч долларов, но хотела добиться большего. И Джулия последовала моему совету, подкрепив эпистолярную деятельность энтузиазмом по отношению к делу и безупречным внешним видом. Вскоре моральный настрой ее подчиненных заметно укрепился, а позитивный вклад Джулии в создание командного духа не остался без внимания руководства компании. Через полтора года после прихода Джулии в компанию ей предложили должность с годовым окладом в 50 тысяч долларов, хотя она не заканчивала университетов, да и опыт работы у нее был небольшой. Но Джулия сумела использовать поразительную силу комплиментарных записок, на которые тратила всего несколько минут в день".
Д) Собрания и брифинги
могут проводиться по различным поводам и с различной регулярностью. Они должны быть четко спланированы и организованы. Задачей подразделения по связям с общественностью является создание возможностей для непосредственных коммуникаций менеджером и других сотрудников фирмы. Главное значение такого приема в неформальном общении присутствующих, позволяющем познакомиться и обменяться информацией десяткам присутствующих.
На годовых собраниях главы фирм благодарят своих сотрудников, подчеркивая их значимость и вклад в общее дело. Нередко промышленным рабочим, занятым монотонной деятельностью рассказывают о том, какую роль играет их труд в получении конечного продукта, где будут использованы те приспособления, над которыми они работают. Никто не любит работать вслепую. Ознакомление с конечным этапом работы особенно облегчено в так называемых подразделениях с замкнутым циклом, т.е. в таких, где происходят все этапы создания данного продукта.
По мнению председателя правления фирмы "Болдуин локомотив Уоркс" Самюэля Воклейна, "рядовым человеком легко руководить, если вы пользуетесь у него уважением и покажете ему, что уважаете его за какуюлибо способность".
Е) Ежегодные отчеты,
как отмечает И. Алешина (Паблик рилейшнз для менеджеров и маркетеров. М.:1997) являются относительно новым и менее распространенным средством донесения организационной информации до сотрудников, в то время как зарубежные фирмы давно их используют. "Такие отчеты могут печататься параллельно с ежегодными отчетами для акционеров или распространяться с как единые годовые отчеты... Ежегодный, или годовой отчет несет информационную функцию, отражая деятельность и значительные события компании в течение года. При этом он должен носить и мотивационную функцию, неявно обращаясь к чувству корпоративной причастности, гордости и патриотизма".
IV. Пример (фирма “***”)
В нашей фирме информация распространяется по следующим каналам:
от главы фирмы на общих собраниях и личных встречах,
через руководителей подразделений,
через непосредственного руководителя,
коллег,
внутреннюю газету,
общую доску объявлений,
и доску объявлений по отделам.
Мы построили рейтинг этих каналов, проведя анкетирование среди сотрудников фирмы:
Во внутренней газете фирмы обычно освещаются следующие темы:
1. Цели, задачи и принципы корпорации. Приказы и распоряжения руководства. Информация и слухи о высшем руководстве.
2. Структурные перестройки (реорганизация) аппарата управления
3. Модернизация оборудования
4. Вакансии, увольнения, назначения
5. Изменение внутреннего распорядка. Условия труда.
6. Сокращение штатов
7. Переподготовка кадров
8. Участия в профессиональных конкурсах; награды в связи с этим
9. Условия отдыха, спортивная команда
10. Внешние условия, влияющие на результаты деятельности фирмы (новые законодательные акты, предкризисная обстановка, рыночная конъюнктура и др.)
11. Успехи и неудачи конкурента
12. Благотворительная деятельность корпорации
13. Успех/неудачи торговой и престижной рекламы
14. Престиж фирмы в зеркале общественного мнения
15. История фирмы
16. Интервью с руководителями
17. Отчеты
18. "Спрашивали отвечаем"
Ниже приведен список информационных тем:
1. Сообщение о создании ящика обратной связи;
2. Сообщение о создании миссии, ее участниках и текст миссии;
3. Комментарии участников создания миссии о важности такого корпоративного документа, а также взятой на себя ответственности в ее реализации;
4. Информация о том, что в соответствии с миссией были выработаны цели фирмы.
5. Перечень целей фирмы.
6. Приглашение к участию в образовательных программах и программах повышения квалификации.
7. Информация о программах обучения и повышения квалификации, которые проходят сотрудники фирмы;
8. Интервью с участниками таких программ, их мнение об этих программах и результатах.
9. Информация о принятии решения советом директоров публиковать рассматриваемые ими вопросы и принимаемые по ним решения;
10. Публикация таких вопросов и решений;
11. Информация о работе медицинского учреждения, обслуживающего фирму по договору, телефон ответственного за медицинское страхование, у которого можно получить подробную информацию.
12. Сообщение о том, что фирма определила принципы, по которым работает;
13. "Лучший сотрудник месяца" определяется непосредственным руководителем;
14. Обращениеписьмо высшего руководства к сотрудникам фирмы, в котором рассмотрены результаты работы за год и содержащее благодарность сотрудникам за их помощь в достижении этих результатов; по окончании года
15. Обсуждение текущих организационных задач по поводу которых у менеджеров сложилось свое мнение и в решении которых они ищут поддержку остальных сотрудников;
16. Отчет об использовании фондов; по окончании года
17. Отчет о суммах, выплаченных за год в виде различных льгот, других затрат, имеющих отношение к сотрудникам фирмы;
18. Материалы, показывающие значимость сотрудников для фирмы. Комментарии специалистов об их работе;
Итак, у нас есть коммуникационная политика, в соответствии с которой строится ПРдеятельность фирмы, факторы имиджа, на которые необходимо обратить внимание при построении имиджа фирмы, каналы, по которым планируется распространять информацию, рейтинг этих каналов и темы сообщений. На фирме были созданы ящики обратной связи, через которые каждый сотрудник может выразить свое мнение или внести предложение. Кроме того, для получения обратной связи у главы фирмы есть "часы приема", когда раз в неделю к нему может обратиться любой сотрудник по любому вопросу. Примерно один раз в год каждый сотрудник приглашается к руководителю своего руководителя. Раз в пол года проводится анкетирование сотрудников, в т.ч. им предлагается оценить своего руководителя.
Чтобы привлечь внимание к доскам объявлений, кроме списка дней рождений, дат и событий, на досках каждые два дня вывешивается прогноз погоды и другая подобная информация, которая действительно привлекает внимание к доскам.
Ниже приведен план информационных мероприятий на 6 месяцев.
№ сообщение канал частота
1. Сообщение о создании ящика обратной связи; непосредственный руководитель, газета, доска объявлений, доски по отделам 4 сообщения
2. Сообщение о создании миссии, ее участниках и текст миссии; газета, доска 2 раза