Следует учесть, что сначала по объявлениям в СМИ звонят конкуренты и любопытствующие, а не потенциальные участники. Переломный момент наступает, когда кончается первая партия буклетов, выбывает наивный организатор, руководство и спонсор окончательно теряют веру в идею и самого виртуального продавца. Реально на этот момент имеются: список "твердых" участников; утвержденная программа; уверенность в успехе и несколько реальных проплат. Часть этих средств продавец тратит на вторую партию буклетов со "списком участников", программой, логотипами группы поддержки и другими "имиджевыми штучками".
Если подготовка многотрудная и многомесячная, проводится пресс-конференция, на которой самые знаменитые потенциальные участники рассказывают о полезности данного начинания.
Практика показывает, что звонить, встречаться, уговаривать и писать письма должен сам виртуальный продавец. Были случаи категорических отказов после звонков подключенных, по просьбе руководства, помощников. У виртуального продавца есть обкатанные речевые модули. На вторичный обзвон можно посадить "девочек", а самому отправиться с визитами к самым "крутым" и недоступным персонам. От участия они откажутся, но другого повода для полезного знакомства может просто не быть.
Если виртуальный продавец хорошо говорил и правильно наметил "твердых участников", в течение нескольких великолепных дней (месяца) на счет поступает сумма, покрывающая запланированные расходы. Все остальное - прибыль, которую так приятно потратить... на минеральную воду и сувенирные ручки! А виртуальный продавец готовится к решению типовых проблем.
ТИПОВЫЕ ФОРС-МАЖОРЫ
Хозяева помещения спохватываются, что продешевили с арендной платой. Хорошо, если прямо скажут, а не устроят серию мелких неприятностей вроде того, что "нам пожарники не разрешили". Средство борьбы в данном случае - вовремя подписать договор, привлечь в оргкомитет "имеющих влияние", зарезервировать сумму для доплаты (но платить только в самом критическом случае!).
У кого-то из запланированных выступающих начинаются проблемы со здоровьем. Необходимо иметь на примете замену.
Два-три "твердых участника", даже уже заплативших, вдруг передумали. Начинается новый обзвон по всем вычеркнутым контактам, так как причиной изменения ситуации могли стать слухи.
И совсем катастрофа - перенесение даты проведения мероприятия. Но виновников такого события виртуальный продавец должен чувствовать, чуять заранее и еще на этапе подготовки свести к минимуму общение с ними. Самое страшное - если это Клиент, Заказчик или любимое руководство. В такой ситуации остается только мужественный выбор - чья репутация дороже.
Мелочи вроде задержек с изготовлением сувенирной продукции - это действительно мелочи на фоне проделанной работы. Раздачу блокнотов и значков всегда можно вычеркнуть из сценария открытия и включить в сценарий прощального фуршета.
В последние дни возникает новая проблема - откликаются самые осторожные, самые безалаберные... В общем, заявок вдруг становится больше, чем посадочных мест или выставочных площадей. Со всеми возможными извинениями их необходимо принять. Пусть лучше расскажут о тесноте, чем о пустоте.
ПОМНИТЬ О ВАЖНЫХ МЕЛОЧАХ
Во время пребывания участников в отведенном для мероприятия пространстве следует предусмотреть все мелочи, вплоть до того, где пить кофе, куда пойти обедать и как с комфортом провести перекур. Поэтому хорошо бы прописать "цепочку действий участников". Наивные организаторы, если они дошли до открытия, предоставляют участников случаю и этим совершают последнюю роковую ошибку. Виртуальный продавец как хозяин салона прикидывает, кого с кем познакомить и посадить рядом. Если уж людей на несколько дней "выдернули" из их офисов, они должны вернуться с новыми впечатлениями и идеями. А обещанные "потенциальные Клиенты" обязательно будут среди соседей по стенду или по учебной аудитории.
Некоторые "нахалы" умудряются даже еду и сувениры добыть виртуально - например, на одном из семинаров торговец чаем в перерыве проводил презентацию своей продукции.
За всеми этими хлопотами виртуальный продавец, его Клиент или его руководство могут забыть, ради возвышения ЧЬЕГО имиджа все это началось. Практика показала, что никакие печатные слова о самой генеральной поддержке, никакие метровые логотипы не заменят настоящего и активного участия. Однажды получилось так, что семинар организовало одно агентство, а славу приобрело другое. Потому что представители прославившегося агентства активно задавали вопросы и общались с народом.
"ПОСЛЕ БАЛА"
Мероприятие закончилось. Наивные организаторы с облегчением вздыхают, а для виртуального продавца все еще только начинается.
По определению, PR-акция должна влиять на общественность. У нашей кометы обязательно будет два хвоста:
Личные отношения. Перезнакомившиеся участники, по хорошей русской традиции, заговорят о создании клуба, ассоциации, предложат конференц-зал своей фирмы для регулярных встреч. Какая, однако, досада, что светская жизнь не входит в должностные обязанности...
Общественный резонанс, даже новая страница в общественной жизни. После выставки "Реклама и деловая журналистика" в 1997 году в Нижнем Новгороде прошел первый конкурс рекламы, выставка "Реклама и дизайн" на Нижегородской ярмарке. Для скромного рекламного рынка это серьезная нагрузка.
РЕЗЮМЕ
Все хорошее хочется повторить. Мероприятие может не повториться только по двум причинам: неверно выбран момент проведения и не выполнена норма новых связей и дружб, ради которых съедаются фуршетные бутерброды. Успех порождает иллюзию, что теперь только успевай записывать желающих. Не получится. Должно пройти не менее года. Второе мероприятие - самое рискованное. На первой выставке "Реклама и деловая журналистика" заказывали одни визитки, на выставке "Реклама и дизайн" - заказывали разную полиграфию, на конкурсе рекламы заговорили о креативе. На второй выставке "Реклама и деловая журналистика" со стендистами-визиточниками здоровались, как со старыми добрыми знакомыми и шли слушать выступления о PR и рекламных стратегиях. Жизнь не стоит на месте. Она показывает, ЧТО нужно в данный момент Клиенту из вновь выбранного сегмента. На третье мероприятие приходят спонсоры, а журналисты просят аккредитации. Но это уже совсем другая работа.
Список литературы
Высоцкая Е. О методах виртуальной продажи.