Автоматизация основных финансовых показателей (стр. 9 из 15)
Хозяйственные операции для закрытия счетов. При активизации функции Настройка – Хозяйственные Операции для закрытия счетов открывается окно -Закрытие счетов бухгалтерского учета. Здесь, предлагается определить типовые хозяйственные операции для закрытия счетов и выполнить настройку этих типовых хозяйственных операций.
Определив порядок закрытия счетов, и настроив соответствующим образом типовые хозяйственные операции, можно приступить собственно к закрытию, вызвав функцию - Операции - Закрытие счетов.
При вызове функции открывается окно (см. Рис. 2.7), в котором отображается ранее настроенный порядок закрытия счетов. При необходимости его можно скорректировать по F4.
Рисунок 2.7 Закрытие счетов
В заголовке окна отображается название отчетного месяца. По умолчанию период устанавливается согласно системной настройке- Отчетный период бухгалтерского контура. Для изменения периода служит локальная функция Установка ограничений
В колонках Р, С и Д отображаются соответственно признаки: наличия флажков обработки данных; расчета исходящего сальдо (Д/Н); наличия сформированных бухгалтерских справок (+).
Вид нижней панели окна - Закрытие счетов, зависит от выбранной вкладки: на вкладке Настройка отображаются параметры обработки данных, а на вкладке Бухгалтерские справки— сформированные по текущей операции бухгалтерские справки точно в таком же виде, как и при вызове функции Отмена закрытия счетов.
Для выполнения операции следует отметить закрываемые в данном сеансе счета клавишей Ins и нажать Enter.
В одном сеансе работы с функцией Закрытие счетов можно последовательно закрывать группы отмеченных счетов: выделить группу счетов и закрыть их, затем пометить другие счета и снова выполнить закрытие, и т.д.
Если не установлен флажок Оставить прежние бухгалтерские справки, то закрытие происходит в два этапа: отмена предыдущего закрытия по всем выделенным счетам и собственно закрытие всех выделенных счетов. Таким образом, можно закрывать счета повторно, при этом ранее совершенные операции отменяются.
При смене плана счетов и после завершения сеанса закрытия производится автоматическое снятие пометки закрываемых счетов.
Рассмотрим алгоритм закрытия счетов для случая, когда при настройке порядка закрытия счетов установлен параметр- Рассчитывать исходящее сальдо -Да, а флажки Обработки данных не установлены:
1. Рассчитывается исходящее сальдо по счету за отчетный период. Результаты отображаются в окне - Сальдо на конец отчетного месяца. По F4 можно перейти в окно редактирования сальдо, в котором произвести необходимые корректировки или ввести требуемую аналитику.
Далее закрываемые позиции сальдо следует отметить клавишей Ins и нажать Enter для обработки этих позиций с помощью ТХО.
2. Формируются проводки в соответствии с шаблоном закрывающей счет ТХО. Результаты отображаются в окне -Проводки, закрывающие счет, где также можно перейти в окно редактирования проводок и внести необходимые корректировки. На данном этапе проводки еще не записаны в общую книгу проводок. Для продолжения процедуры, следует нажать Enter или Esc.
3. Автоматически формируется бухгалтерская справка на последний день месяца или на указанную дату, если установлен флажок запрос даты закрытия счетов. С бухгалтерской справкой связываются сформированные ранее проводки, которые заносятся в общую книгу проводок.
Если закрытие счетов выполняется одновременно в нескольких планах счетов, то сумма в бухгалтерской справке формируется для текущего плана счетов.
Номер бухгалтерской справки включает в себя признак справки, сформированной при закрытии счета (символ *), за которым следует порядковый номер в текущем месяце.
Из локального меню в окне -Закрытие счетов- доступны функции:
-Смена плана счетов (Alt+P)
- Установка ограничений (Alt+B) — выбор отчетного периода. По умолчанию, период, устанавливается согласно системной настройке Отчетный период бухгалтерского контура.
- Печатать (Ctrl+P), Печатать все — формирование отчета о порядке закрытия счетов для текущего или для всех планов счетов.
-Настройка — получение информации об используемых в данном
режиме параметрах из реестра настройки.
Расчет баланса предприятия выполняется с помощью функции Отчеты - Баланс - Расчет Баланса в автоматическом режиме согласно ранее проведенным настройкам (Настройка Баланса), при этом полученные значения исходящих сальдо записываются в базу данных.
Форма представления и порядок расчета баланса в контуре бухгалтерского учета не являются жестко установленными. Функция - Настройка Баланса позволяет определить как форму балансового отчета, так и алгоритмы расчета.
При ее вызове в окно текстового редактора загружается pat-файл, поставляемый с системой (фрагмент приведен на Рис. 2.8), который при необходимости можно скорректировать.
Рисунок 2.8 Фрагмент настройки отчета "Баланс предприятия"
Принципы настройки форм баланса такие же, как и для создаваемых пользователем произвольных расчетных форм, подробное описание которых приводится в следующем подразделе.
По окончании формирования, баланс отображается в окне текстового редактора, где его можно откорректировать и затем вывести на печать.
Для получения баланса, учитывающего изменения в оборотах, произведенных после предыдущего расчета, надо вновь вызвать функцию - Расчет Баланса.
Каждому бухгалтеру хочется красиво и качественно оформить выходные итоговые документы, без проблем сформировать требуемые отчеты, грамотно рассчитать налоги и заполнить соответствующие налоговые формы.
Функция –Отчетность- предназначена для составления любых форм отчетов и вывода их на печать. Эта функция является своего рода итоговым звеном в работе модуля Бухгалтерская отчетность.
В комплект поставки программы входят уже готовые отчетные формы по сводному балансу и налогам. Формы отчетов учитывают все последние изменения в законодательстве той страны, в которой устанавливается данная программа, и соответствуют стандартам, предъявляемым налоговыми органами.
Обновление поставляемых форм отчетов выполняется:
-разработчиками системы Галактика ERP в случае изменения законодательства;
- самими пользователями с помощью функции Отчетность.
Таким образом, функция Отчетность позволяет создавать новые произвольные отчетные формы.
Жизнь не стоит на месте, и сегодня все больше бухгалтеров, работающих на компьютере, имеют дело с офисными программами, такими как Word и Excel. В связи с этим возрастают требования пользователей к программам по автоматизации учета и управления хозяйственной деятельностью.
Некоторые из поставляемых с системой отчетных форм представлены как в текстовом формате, так и в формате MS Excel. Файлы в Excel формате, также находятся в каталоге PAT.
Кроме стандартных форм, которые предлагаются к использованию и которые можно успешно редактировать, у пользователей имеется прекрасная возможность создавать новые формы отчетов.
При активизации функции Отчетность, на экране открывается окно с перечнем стандартных разделов отчетности, входящих в комплект поставки модуля Бухгалтерская отчетность.
В эти разделы входят готовые формы отчетов, просмотреть которые можно по клавише Enter.
Итак, каждая отчетная форма включается в определенный раздел. Она состоит из одной или нескольких страниц (или листов), каждой из которых соответствует отдельный файл (см. Рис. 2.9). Эти файлы хранятся в каталоге PAT с расширением *.pat.
Рисунок 2.9 Стандартные формы отчетов
В окне Разделы, можно:
- добавить новый раздел — клавиша F7; будет предложено ввести название раздела (разделы располагаются по алфавиту);
- удалить существующий раздел — клавиша F8; при удалении непустых разделов выдается запрос для подтверждения удаления каждого из файлов, входящих в документы раздела;
- переименовать раздел — клавиша F2 или F4; будет предложено ввести новое имя раздела или отредактировать старое;
- открыть раздел (клавиша Enter) — если раздел пуст, будет предложено создать первую форму в этом разделе;
- вызвать бухгалтерский калькулятор (Shift+F3);
- перейти к другому плану счетов Alt+P.
После выбора нужного раздела открывается окно Документы, где, как уже упоминалось выше, находятся документы, представляющие собой формы готовых отчетов.
В окне Документы можно проделать те же операции, что и в окне Разделы. Кроме того, здесь можно отредактировать при необходимости отчетную форму по F4. При этом выдается запрос для подтверждения редактирования каждой страницы данной формы. Далее можно перейти в окно Страницы, в котором содержится список страниц текущей формы (клавиша F3), и при необходимости выполнить перечисленные ранее операции.
При создании новых страниц (F7) номера их формируются последовательно и имеют вид qbNNNNN.pat, где NNNNN — порядковый номер создаваемой страницы.
Для сохранения файла под другим именем следует нажать F3 и в открывшемся окне с изображением каталога PAT ввести с клавиатуры новое имя сохраняемого файла ("имя".pat). Эти действия рекомендуется выполнить до ввода самого файла, т.к. при сохранении файла с новым именем программа предложит удалить файл (страницу) с именем, автоматически созданным программой. Как уже говорилось ранее, перед формированием документа рекомендуется проверить и при необходимости отредактировать его форму. Расчетные формы дополнительно могут содержать описание алгоритмов, причем, сама форма и алгоритмы размещаются в одном текстовом файле.