Автоматизация основных финансовых показателей (стр. 8 из 15)

В комплект поставки системы включаются типовые формы для годового бухгалтерского отчета и расчета налогов. Помимо типовых форм функции модуля позволяют создавать собственные отчетные формы.

К моменту работы с модулем Бухгалтерская отчетность все необходимые настройки системы уже должны быть проведены: установлена дата начала отчетного периода, заполнен справочник счетов, определено входящее сальдо на начало месяца (Настройка - Сальдо за месяц). Тем не менее, еще раз следует обратить внимание на параметры реестра настройки (функция Настройка - Настройка), в частности, проверить дату Отчетного периода бухгалтерского контура — за этот период будут выполняться расчеты и формироваться отчеты.

При работе с консолидированными базами данных и в нескольких планах счетов баланс формируется для текущего филиала и в текущем плане счетов, установленном по пути Настройка - Настройка - Настройки "Галактики" - Бухгалтерский контур -Консолидация. Сводный баланс для нескольких филиалов (корпорации) можно получить в модуле Консолидация (при работе с базой данных на платформе Pervasive SQL).

Основная же работа по настройке модуля Бухгалтерская отчетность заключается в определении порядка закрытия счетов и создании типовых хозяйственных операций для закрытия счетов.

В процессе функционирования модулей системы Галактика в базе данных накапливается вся информация, необходимая для составления бухгалтерских (экономических) отчетов. К моменту составления итоговых отчетов должна быть рассчитана зарплата, проведены расчеты по кассе, рассчитана амортизация, завершена работа по учету материальных ценностей, завершены все финансово-расчетные операции. Выполнение данных функций свидетельствует о готовности бухгалтерии сформировать итоговые формы и сделать анализ финансовой деятельности предприятия за отчетный период.

Закрытие производственных счетов рекомендуется выполнять в модуле Фактические затраты, в состав которого включены специальные операции для калькулирования полуфабрикатов и закрытия встречных услуг.

Итак, связь модуля Бухгалтерская отчетность с другими модулями системы «Галактика» осуществляется посредством использования общей базы данных. На основании записей базы данных в конце отчетного периода выполняются следующие функции модуля Бухгалтерская отчетность:

- автоматическое закрытие счетов бухгалтерского учета;

-формирование главной книги;

- формирование сводного баланса;

- формирование отчетов по налогам.

В свою очередь, в процессе автоматического закрытия счетов бухгалтерского учета формируются бухгалтерские проводки, которые пополняют имеющуюся базу данных.

В процессе формировании главной книги программа выполняет просмотр всех бухгалтерских проводок, рассчитывает входящее, исходящее сальдо, обороты по счетам бухгалтерского учета, а также осуществляет проверку на закрытие сче-тов. Если какие-либо временные счета (с признаком временный в справочнике счетов) не закрыты, появляется предупреждающее сообщение. Для закрытия счетов бухгалтерского учета необходимо активизировать функцию Закрытие счетов и произвести соответствующие операции.

Формирование главной книги следует проводить после ввода всех платежных документов и бухгалтерских проводок за отчетный период.

К функции формирования главной книги можно обращаться и до завершения ввода всех бухгалтерских проводок, чтобы наглядно просмотреть исходящее сальдо и обороты по различным счетам.

Для занесения рассчитанного сальдо в базу данных необходимо выполнить функцию - Баланс - Расчет Баланса.

Главная книга может формироваться за отчетный месяц и с нарастающим итогом за период от указанной даты до конца отчетного периода. Она может иметь вид:

- Главная книга предприятия;

-оборотно-сальдовая ведомость ;

- расчетные и фактические остатки по счетам в валюте отчетов с указанием расхождения в связи с изменением курса;

- оборотно-сальдовая ведомость с субсчетами.

Все формы можно получить как в текстовом формате, так и в формате Excel.

При активизации любого из пунктов меню: Главная книга за отчетный период, Главная книга в валюте отчетов, открывается диалог, в котором по Alt+P можно выбрать план счетов. По умолчанию используется текущий план счетов.

Если в реестре настройки установлено округление данных в отчетах (Бухгалтерский контур - Отчеты - Правила округления), то в диалоге появляется дополнительное поле Округление данных нет/да. Точность данных в отчете зависит от этого параметра, а также от параметра реестра настройки Бухгалтерский контур - Отчеты - Количество отображаемых знаков после запятой в отчетах.

Не рекомендуется устанавливать количество отображаемых знаков после запятой меньше, чем количество знаков при округлении.

Параметр Режим ограничивает перечень бухгалтерских счетов, обрабатываемых при формировании отчета. Он может принимать значения: по балансовым счетам / по забалансовым счетам / по всем счетам.

На нижней панели можно установить фильтры по Подразделениям и Валюте. В окне выбора значения фильтра допустим множественный выбор. Если установить признак V в поле Обр., то осуществляется так называемая "обратная фильтрация": отбираются записи с любыми значениями аналитики, кроме заданных.

По кнопке Сформировать начинается процесс формирования главной книги, в результате которого на экране появляется окно -Выберите отчет с предложением выбрать нужный отчет (отчеты). Здесь можно выбрать (отметить клавишей Ins) нужный вид отчета для последующего формирования.

По окончании расчета сформированная главная книга отображается в окне текстового редактора или на листе MS Excel, где ее можно скорректировать и вывести на печать.

При формировании главной книги с нарастающим итогом предлагается ввести интервал времени, за который необходимо получить отчет. В остальном процедура формирования отчета аналогична ранее описанной.

Рис. 2.4 Фрагмент Главной книги с фильтром по подразделению в формате MS Excel.

Книга Журнал — главная Функция Книга Журнал – главная предназначена для формирования отчета на основании мемориальных ордеров. При вызове функции открывается стандартное окно настройки параметров отчета -Книга Журнал-главная (План счетов). Параметров всего два: наименование настройки и промежуток времени, данные из которого должны попасть в отчет.

Созданные настройки можно сохранить в базе данных, а затем выбирать необходимую по кнопке выбора в поле Настройка.

Формирование отчета осуществляется по кнопке Сформировать. Результат расчета отображается в двухпанельном окне –Книга- Журнал-главная за период (Рис. 2.5).

Левая панель данного окна содержит колонки № п/п, Мемориальный ордер и Сумма по ордеру, в которых отображается соответственно порядковый номер записи, наименование мемориального ордера и сумма по ордеру. В колонке Мемориальный ордер выводятся также сальдо на начало и конец периода и строка Итого, показывающая итоговые суммы. Возможны случаи, когда некоторые строки левой панели отображаются красным цветом — это свидетельствует о том, что по данной позиции не сходится контрольная сумма по ордеру. В этом случае рекомендуется воспользоваться функцией локального меню Показать контрольную сумму по ордеру — в результате в левой панели отобразится еще одна колонка — Сумма по ордеру Контроль.

Правая панель окна – Книга - Журнал-главная за период содержит колонки Счет, Субсчет, Дебет и Кредит, в которых отображается информация о дебетовых и кредитовых оборотах по счетам/субсчетам за указанный в настройке параметров отчета промежуток времени. Эта информация относится к активной позиции левой панели данного окна.

Вывод отчета на печать осуществляется нажатием комбинации клавиш Ctrl+P.

Рисунок 2.5 Формирование отчета "Книга Журнал-главная"

Закрытие счетов бухгалтерского учета происходит в функции меню Операции позволяют автоматически закрывать счета в конце отчетного периода.

В общем случае процедура закрытия счета представляет собой расчет исходящего сальдо в указанных аналитических разрезах и перенос его на другие счета по определенным алгоритмам. При этом формируются бухгалтерские справки с проводками, отражающими указанную операцию.

Прежде чем собственно закрывать счета, необходимо определить последовательность их закрытия, т.к. результаты закрытия предыдущего счета могут повлиять на закрытие следующего. Например, на производственных предприятиях, как правило, сначала закрывают счета 25, 26 и т.п., а затем — счет 20.

Для расчета сумм проводок, формируемых при закрытии счетов, используется механизм типовых хозяйственных операций. С помощью функции Настройка – Хозяйственные Операции для закрытия счетов необходимо создать шаблоны типовых хозяйственных операций, включающие корреспонденцию счетов и расчетные алгоритмы. Порядок закрытия счетов настраивается в одноименном окне, которое открывается помощью функции – Операции -Закрытие счетов-F. Для смены плана счетов служит комбинация Alt+P. При необходимости в окне - Порядок закрытия счетов можно задать параметры закрытия (см. Рис. 2.6): Рассчитывать исходящее сальдо и Обработка данных.

Рисунок 2. 6 Настройка порядка закрытия счетов

Если установлено- Рассчитывать исходящее сальдо да, то при выполнении операции закрытия счета расчет исходящего сальдо выполняется в разрезе: Счет — Субсчет — Подразделение — Объект учета. Если конкретный аналитический разрез не указан в порядке закрытия счетов, то сальдо рассчитываются отдельно по каждому существующему разрезу.