Процессы выбора автоматизированных систем бухгалтерского учета (АСБУ) для небольшой фирмы и для крупного предприятия существенно различаются.
В первом случае речь идет о приобретении недорогого предмета массового спроса, когда затраты на покупку программы сопоставимы с затратами на покупку кресла или факсимильного аппарата. При этом не нужно думать о смене компьютеров. Ведь тиражные продукты, как правило, не требовательны к мощности компьютера.
Во втором случае бухгалтерская система может рассматриваться лишь в качестве звена комплексной автоматизации предприятия. Решающим критерием здесь может стать, например, платформа разработки, когда выдвигается требование использования АСБУ совместно с мощными СУБД типа Oracle, Informix, Sybase, Progress и т.д.
Тем не менее в процедуре и принципах выбора бухгалтерских систем для любого предприятия есть много общего, поэтому уже давно предпринимаются попытки создания методики такого выбора. Наиболее часто это сводится к набору формальных механизмов, связанных с обработкой массивов экспертных оценок, сопоставляющих совокупность свойств программного комплекса и потребностей его потенциальных пользователей.
Очевидно, что разработка таких механизмов необходима, поскольку открывает возможности для наиболее общего решения данной задачи и учета всего спектра проблем автоматизации учета конкретного предприятия. Вместе с тем применение соответствующего инструментария может оказаться достаточно затруднительным в силу того, что он может давать адекватные результаты только при привлечении значительного числа экспертных оценок большого перечня характеристик, что не всегда выполнимо. Поэтому целесообразно выделить набор общих критериев выбора АСБУ применительно к предприятиям различных типов. Данный набор критериев должен быть основан на небольшом числе важнейших содержательных факторов, в число которых, по нашему мнению, должны быть включены:
функциональная полнота; особенности построения программной системы; принципы адаптации к особенностям учетной работы конкретных предприятий; возможность использования на различных программноаппаратных платформах; возможность комплексирования с другим офисным программным обеспечением (ПО) производителей.
Классификация предприятий при выборе АСБУ:
выделенные выше параметры следует рассматривать применительно к классификационным группам, построенным на критерии величины бухгалтерии предприятия. Конечно, этот критерий не единственный при рассмотрении всего спектра различий программных систем. В то же время он неявно определяет степень специализации различных сотрудников бухгалтерии, а следовательно, и потребность в степени специализации отдельных компонент ПО.
Использование принципа отраслевого деления предприятий как основного применительно к разработке критериев выбора АСБУ вряд ли целесообразно, поскольку массовое, тиражное ПО универсально по своей природе. Следует отметить, что отраслевые настройки для ПО инструментального типа нельзя считать предметом выбора, поскольку они лишь дополняют тот универсальный программный продукт, применительно к которому созданы.
Одним из важнейших факторов выбора АСБУ является их функциональная полнота. Однако, совершенно очевидно, что требования, предъявляемые к системам автоматизации бухгалтерского учета со стороны различных предприятий, достаточно индивидуальны. Например, предприятиям, не имеющим на балансе большого числа основных средств, не требуется развитая поддержка функций их учета. При выполнении расчетов по начислению зарплаты также далеко не всем требуются функции по учету северных надбавок, а на многих малых предприятиях не рассчитывают даже больничные листы и т.д.
Поэтому требования к функциональной полноте при дальнейшем рассмотрении исключены из критериев выбора ПО АСБУ и должны рассматриваться индивидуально.
Исключение данного фактора объясняется еще и тем обстоятельством, что в понятие функциональной полноты в значительной степени вкладывается представление о степени автоматизации решения той или иной учетной задачи, а не о возможности или невозможности использования всей системы в целом из-за отсутствия конкретной функции. Кроме того, для многих систем отсутствие той или иной функциональности в базовой поставке не означает невозможности ее достижения при использовании встроенных инструментальных средств.
Основные критерии выбора АСБУ разбиваются по четырем группам, сформированным по признаку величины бухгалтерии предприятия.
Критерии выбора АСБУ для малой бухгалтерии
Унифицированная модель представления данных формируется следующим образом:
Единая программная среда
Встроенные проблемно-ориентированные инструментальные средства
Функционирование в одноранговой сети или в сети с выделенным сервером
Наличие сертифицированных для внедрения системы дилеров фирмы - производителя ПО в собственном регионе
Возможность простого комплексирования со стандартным офисным ПО и проблемно-ориентированным ПО других производителей
Критерии выбора АСБУ для средней бухгалтерии
Построение системы в виде полнофункционального набора специализированных по участкам учета программных модулей
Возможность развития функций системы за счет профессиональных средств разработки
Функционирование в сети с выделенным сервером в архитектуре клиент-сервер
Функции разграничения прав доступа пользователей к данным
Возможность комплексирования с ПО других производителей, в том числе с ПО собственной разработки
Критерии выбора АСБУ для крупной бухгалтерии основывается на
построении системы в виде полнофункционального набора узкоспециализированных по участкам учета программных модулей
Возможность развития функций системы за счет профессиональных средств разработки
Возможность функционирования в неоднородных сетях, значительная независимость в выборе пользователем аппаратных средств, операционных систем и СУБД
Развитые функции разграничения прав доступа к данным и авторизации выполняемых пользователями действий
Развитое разграничение функций бухгалтерского, оперативно-технического и статистического учета; взаимодействие с подсистемами планирования, анализа, технико-экономической подготовки производства
Возможность комплексирования с ПО других производителей, в том числе с ПО собственной разработки
Критерии выбора АСБУ для корпоративной бухгалтерии:
Соответствие перечисленным требованиям по отношению к отдельным предприятиям и самостоятельным подразделениям корпорации
Развитые средства репликации данных удаленных подразделений
Наличие средств консолидации данных для построения корпоративной отчетности, в том числе с возможностью ведения учета в различных учетных стандартах.
Для малых предприятий, где численность сотрудников бухгалтерии менее 4 человек, вполне подойдет разработка, основанная на концепции универсальной модели учетных данных и построенная в виде единой программной системы. Как правило, здесь отсутствует специализация сотрудников по участкам учета, и ввод данных фактически ограничивается формированием проводок, расширенных минимальной аналитической информацией.
В более крупных бухгалтериях при наличии явной специализации сотрудников, ведущих различные участки учета, более адекватным представляется использование комплексов, специализированных по функциям и данным. Кроме того, с ростом бухгалтерии и предприятия в целом возрастает потребность в разграничении прав пользователей по доступу к информации.
Существенны различия между предприятиями и с точки зрения наличия технического персонала, способного выполнять техническое обслуживание АСБУ и привязку ПО к особенностям учетной работы. У более крупных предприятий, как правило, такой персонал имеется. Поэтому для адаптации АСБУ они могут привлекать собственных сотрудников, которым вполне по силам использование достаточно сложного инструментария профессионального уровня.
У малых предприятий собственный штат инженеров и программистов обычно отсутствует. Поэтому для них важна поддержка используемой программной системы со стороны дилеров либо ее настройка собственными силами на основе встроенных в ПО проблемно-ориентированных инструментальных средств.
Требования к возможности функционирования программных систем в условиях локальных сетей и на разных программноаппаратных платформах достаточно очевидны. В этой связи для бухгалтерий с небольшим числом автоматизированных рабочих мест обычно вполне достаточно применения одноранговых сетей персональных компьютеров.
Для более крупных бухгалтерий уже желательны системы, функционирующие в сетях с выделенным сервером в архитектуре клиент-сервер. И, наконец, для АСБУ с большим числом рабочих мест актуально применение неоднородных сетей, возможно, с использованием серверов на более мощных программноаппаратных платформах. Отсюда и требования к ПО, предполагающие перспективное масштабирование системы и предусматривающие возможность его функционирования на основе технологии тонкого клиента.
Для корпоративных систем критерии выбора АСБУ дополнены требованиями поддержки функций репликации и консолидации данных с возможностью составления отчетности в нескольких учетных стандартах.
Перечисленные выше критерии определяют лишь самые общие требования к АСБУ. Профессиональный подход требует более полного рассмотрения особенностей программных продуктов и их сопоставления с детализированным набором требований к АСБУ со стороны конкретных предприятий. Решение этой задачи требует привлечения более сложных инструментов.