Учет и аудит материально-производственных запасов на автотранспортном предприятии (стр. 6 из 20)
Преимущества метода в том, что он позволяет дать стоимостную оценку износа и состояния сезонной резины по данным бухгалтерского учета. Однако его применение трудоемко по сравнению с методом списания шин по окончании их эксплуатации. Однако прежде чем принять окончательное решение какой из предложенных методов выбрать и закрепить его в учетной политике, следует обратить внимание на требования, предъявляемые к учетной политике (22). Все они знакомы бухгалтеру, поэтому мы остановимся только на двух из них: приоритет содержания перед формой и рациональность ведения учета.
Итак, учетная политика должна обеспечивать:
- отражение в учете факторов хозяйственной деятельности, исходя не столько из их правовой формы, сколько из экономического содержания;
- рациональное ведение бухгалтерского учета в соответствии с условиями хозяйственной деятельности и величиной организации.
Очевидно, что бухгалтер выберет более доступный и рациональный вариант учета сезонных шин, позволяющий списывать их стоимость единовременно по окончании срока службы.
Основной целью бухгалтерского учета ГСМ является правильное и своевременное оформление операций на всех стадиях - начиная с поступления и заканчивая отпуском ГСМ в эксплуатацию (Рисунок 2). Поэтому необходимо особое внимание уделить первичным документам, на основании которых должны оформляться все хозяйственные операции. Для этого надо четко представлять всю схему документооборота движения топлива на предприятии.
Рисунок 2. Движение ГСМ на предприятии.
Чтобы организация имела возможность приобретать ГСМ за наличные средства, она должна иметь лимит кассы, подтвержденный банком, приказ руководителя о назначении на должность кассира, в котором оговаривается круг лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств в кассе предприятия подотчет на приобретение ГСМ. В этом приказе также устанавливаются сроки для представления в бухгалтерию авансовых отчетов.
Расчеты за ГСМ в наличном порядке организация обобщает на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Фактически израсходованные денежные средства на приобретение топлива водители подтверждают авансовыми отчетами, к которым прилагаются первичные оправдательные документы (путевые листы, чеки ККТ, товарные чеки). На основании их в бухгалтерии организации происходит оприходование ГСМ по маркам, количеству и стоимости.Бухгалтер записывает поступление ГСМ в Карточку учета материалов по форме N М-17.
Чек ККМ должен содержать следующую обязательную информацию:
- наименование организации-продавца (АЗС);
- ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) организации-продавца;
- номер кассового аппарата;
- номер и дату выдачи чека;
- стоимость ГСМ;
- марку ГСМ, количество топлива и цену за единицу.
В случае отсутствия каких-либо из перечисленных реквизитов на АЗС следует выписать дополнительно товарный чек.
Аналитический учет ГСМ ведется по материально ответственным лицам - водителям автотранспорта.
Безналичная форма расчетов за топливо имеет и ряд других преимуществ. Организации не нужно получать из банка денежные средства для работника и оформлять кассовые документы на их получение и выдачу, а также автотранспортной компании удобнее контролировать использование средств на приобретение топлива.
Наиболее распространенными на практике формами безналичных расчетов являются расчеты с поставщиком по талонам и топливным картам.
Для приобретения ГСМ в безналичном порядке необходимо заключить договор со специализированной организацией, осуществляющей продажу талонов на нефтепродукты, которая обязуется заправлять автомобили заказчика через собственную сеть АЗС. В договоре указываются порядок расчетов (размер предоплаты), пункты заправки и иные существенные условия. Из-за частых изменений цен на нефтепродукты, количество ГСМ и их цену целесообразнее устанавливать не в договоре, а в приложениях к нему или в дополнительных соглашениях.
В талонах на отпуск ГСМ указываются марка и количество топлива. Форму талонов продавцы разрабатывают сами, так как законодательно она не установлена.
Для учета талонов руководитель организации назначает приказом материально ответственное лицо, которое регистрирует талоны в "Книге учета талонов на нефтепродукты". Каждый лист книги заполняется в двух экземплярах. Второй лист является отрывным и служит отчетом материально ответственного лица. Отрывной лист сдается в бухгалтерию предприятия с приложенными к нему приходными и расходными документами.
Талоны на бензин покупателем приходуются по накладной на ГСМ, а их выдача фиксируется в "Книге учета талонов на нефтепродукты", в которой расписываются водители при их получении.
Водители получают талоны по "Книге учета талонов на нефтепродукты". На АЗС они расплачиваются талонами за полученное топливо, которое и указывают в путевых листах в разделе "Движение горючего", в котором техник или начальник гаража обязан указать не только количество горючего, но и серии и номера талонов на топливо[5]. Если использованы не все выданные талоны, то в этом же разделе путевого листа следует указать количество сданных водителем неиспользованных талонов.
Ежемесячно бухгалтер организации проводит сверку результатов по выдаче, расходу и остатку нефтепродуктов в баках транспортных средств. По данным сверки бухгалтер определяет количество талонов, не израсходованных водителями в отчетном периоде. Также ежемесячно покупатель и продавец составляют акт приема-передачи (отчет об отпуске топлива), в котором указывают наименование, количество и стоимость отпущенных нефтепродуктов.
Переход права собственности на бензин, как правило, происходит в момент заправки транспортных средств, а не в момент передачи талонов. Учитывать талоны на счете 10 некорректно, т.к. имущество может учитываться в составе МПЗ в том случае, если оно используется в качестве сырья, материалов при производстве продукции (выполнении работ, оказании услуг) (15, п. 2). Талоны в данном случае являются средством осуществления расчетов за приобретаемые материалы, и не более.
Поэтому для учета талонов, в которых указаны количество бензина и его стоимость, целесообразно использовать счет 50.3 "Денежные документы". На этом субсчете талоны учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение, т.е. по стоимости топлива, которое можно на них приобрести. До выдачи диспетчеру или непосредственно водителям такие документы можно хранить в кассе организации.
Если при расчетах за ГСМ используются талоны, в которых указывается только количество топлива, которое на них можно приобрести, согласно Плану счетов их нужно учитывать на забалансовом счете 006 как бланки строгой отчетности в штуках по условной цене.
Аналитический учет талонов ведется по видам и количеству отпускаемого топлива.
Порядок расчетов по топливным картам с поставщиками ГСМ устанавливается в договоре. В нем стороны оговаривают лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за бензин и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов и т.д.).
Топливная карта может предоставляться поставщиком как бесплатно, так и на платной основе. Топливная карта позволяет фиксировать количество и вид приобретенного топлива, без учета его стоимости, поэтому нет смысла учитывать ее на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности".
В целях контроля и сохранности выданных карт, организация может выдавать их водителям под расписку в ведомости учета приема и выдачи топливных карт, где фиксируются реквизиты топливной карты, дата ее выдачи (возврата), Ф.И.О. водителей.
Если за карту взимается плата, то фактические затраты на ее приобретение следует включить в стоимость приобретаемых материально-производственных запасов.
В бухгалтерском учете все расчеты по приобретению топлива по топливным картам учитываются на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".
Приобретение топлива отражается на основании отчета держателя топливной карты и акта о фактическом отпущенном количестве топлива. Обычно эти документы представляются по окончании месяца, когда производится сверка расчетов и выставляется счет на предоплату ГСМ за следующий месяц. В результате возникает проблема своевременности учета, и бухгалтер должен "восстановить" по этим документам все опреации в хронологическом порядке за весь прошедший месяц.
Многие предприятия, приобретающие ГСМ по топливным картам, пренебрегают требованиями Закона о бухгалтерском учете, приходуя и списывая топливо двумя операциями по окончании месяца. Это удобно, когда путевой лист, на основании которого списываются ГСМ, оформляется не ежедневно, а раз в месяц. Такой порядок применим, если он позволяет организовать учет отработанного времени водителей и расхода ГСМ.
Таким вариантом учета ГСМ могут воспользоваться только небольшие транспортные фирмы или организации, имеющие отдельные транспортные средства на бухгалтерском балансе или в аренде, в которых водители работают в условиях нормированного рабочего дня и за неделю (смену) не меняют автомобили.
Крупным автохозяйствам следует вести оперативный учет приобретения ГСМ на основании представляемых поставщиком топлива отчетов об отпуске топлива. Только в этом случае предприятие будет обладать всей необходимой информацией о движении топлива.