Справочник структурных подразделений применяется для формирования информации по структурным подразделениям. Его структура: код предприятия, код структурного подразделения, его наименование.
Справочник статей учета предназначен для формирования информации по статьям затрат и имеет следующую структуру: код статьи, ее наименование.
Справочник допустимой корреспонденции счетов предназначен для контроля введенной информации с точки зрения правильности проставления котировок проводок и для аудиторских проверок произведенных ранее операций. Его структура: основной счет, корреспондирующий счет, допустимость корреспонденции (дебет, кредит).
Справочник указаний по ведению счетов бухгалтерского учета используется для определенного упорядочивания базы данных и включает в себя код предприятия, код синтетического счета, уровень управления, номер заказа, объект анализа, статьи учета, элемент учета, элемент контроля, объект контроля, объект учета, тип печати.
Справочник курса валют необходим для перерасчета сумм по действующему курсу национальной валюты Украины. Его структура: наименование валюты, код валюты, единица валюты, стоимость валюты в национальной денежной единице, дата ввода курса валюты.
Справочник типовых бухгалтерских проводок используется при вводе информации для автоматизированного проставления контировок бухгалтерских проводок. Он имеет следующую структуру: счет, вид хозяйственной операции, объект аналитического учета, корреспондирующий счет.
После ввода НСИ осуществляется решение соответствующей задачи учета. Для этого в головном меню выбирается необходимая функция, производятся расчеты и формируется выходная информация.
При работе с кассовыми операциями на экране высвечивается меню II уровня следующего содержания:
Приходной кассовый ордерРасходной кассовый ордерПлатежная ведомостьКассовая книгаЕжедневная ведомостьВедомость использования средств по целевому назначениюВедомость поступления (расходования) денежных средствВедомость аналитического учетаКарточка депонированияВедомость депонированных сумм |
Режим работы «Приходной кассовый ордер» предназначен для для формирования базы данных, ввода, корректировки и выписки первичного документа «Приходной кассовый ордер».
При вводе данных бухгалтер попозиционно заполняет первичный документ, одновременно информация фиксируется на машинном носителе, а при необходимости первичный документ может быть отпечатан в установленном формате.
Аналогично работают режимы «Расходной кассовый ордер» и «Платежная ведомость».
Введенные данные по приходным и расходным ордерам контролируются на соответствие кодов в нормативно-справочной информации. При работе бухгалтер имеет возможность воспользоваться справочной информацией, позволяющей просмотреть и зафиксировать контировку бухгалтерской проводки, коды целевого назначения и др.
Для подсказки, сколько введено записей на определенный период, высвечиваются данные о движении денежных средств:
Дата входящих остатковЗаписи движения с датойЗаписи движения с прочими датамиотдо________________ |
Этим режимом пользуются при внутреннем аудите, когда осуществляется контроль полноты данных и просмотр необходимой информации за определенный период.
После ввода и корректировки первичной информации и НСИ бухгалтер по мере необходимости может просмотреть или вывести на печать выходную информацию.
Ведомость Кассовая книга формируется кассиром ежедневно на дату ввода информации с обязательным формированием остатков. Ее форма аналогично типовой форме. При работе с этой ведомостью должна быть предусмотрена автоматическая регистрация документов в хронологическом порядке.
Для отражения в учете движения денежных средств формируется «Ежедневная ведомость» по счету «Касса» с указанием количества записей.
Ежедневная ведомость движения денежных средств за __________ _ г. по счету «Касса»
| Номер документа | Структурное подразделение | Корреспондирующий счет | Сумма | |||||
| Цех | Участок | Счет Субсчет | Код аналити ческого счета | Дебет | Кредит | |||
| в валюте | грн | Ввалюте | грн | |||||
| Входящий остаток | ||||||||
| Итого по корреспондирующему счету | ||||||||
| Итого по основному счету | ||||||||
| Исходящий остаток Итого по видам валют | ||||||||
Для осуществления внутреннего аудита предприятия формируют информацию по целевому использованию денежных средств. Для этого производится просмотр или печать по запросу Ведомости использования средств по целевому назначению:
Ведомость использования средств по целевому назначению
за _____________ 200__ г.
| Код целевого назначения | Остаток целевых средств на нача ло дня | Обороты за день | Исходящий остаток | |||||
| Дебет | Кредит | |||||||
| в валюте | грн | в валюте | грн | ввалюте | грн | в валюте | грн | |
На основании этой ведомости анализируется целевое использование средств, выявляются отклонения и вырабатываются предложения, чтобы больше не допустить нецелевого использования средств.
Финансовый учет на предприятиях по счетам бухгалтерского учета осуществляется путем формирования информации по корреспондирующим счетам.
Ведомость движения денежных средств в разрезе корреспондирующих счетов по счету «Касса»
| Номер документа | Код объекта | Наименование объекта | Корреспондирующие счета | |||
| Всего | 66 | 37 | и тд | |||
| Итого по документуИтого по счету | ||||||
Данная ведомость формируется отдельно по кредиту и дебету для получения обобщающей информации по синтетическим счетам.
Для осуществления аудита по данным о приходе и расходе денежных средств в аналитическом разрезе по датам совершения хозяйственных операций формируется информация о корреспонденции счетов. Эта информация используется для анализа и формирования рекомендаций по расходованию денежных средств на предприятии.
Для обеспечения учета депонированных сумм формируется Ведомость депонированных сумм, предназначенная для учета, контроля и аудита наличия и выдачи депонированных сумм.
Данная ведомость формируется автоматически при кассовой обработке каждой платежной ведомости.
___________ 2009 г.
| Типовая операция | Табель-ныи номер | Фамилия имя отчество | Сум-ма | Номер карто-чки | Номер документа | Дата составления документа | Бухгалтерские проводки | |
| Дебет | Кредит | |||||||
Итого:
Для аналитического учета как выплаченных, так и невыплаченных депонированных сумм служит Карточка депонирования, которая формируются автоматически при вводе данных платежной ведомости.
Карточки депонирования хранятся в единой картотеке, независимо от возможного разделения учета депонированных сумм по различным балансовым счетам. При выплате депонированных сумм соответствующие карточки считаются закрытыми и переносятся в архив.
Карточка депонирования
| Структурное под раз деление | Балансовый счет | Табельный номер | Фамилия, имя отчество | Номер карточки | Тип документа | Номер документа | Дата депонирования | Номер платежной ведомости | Дата вы писки платежнойведомости | Сумма | Выплачено | |||
| Номер документа | Дата | Вид оп латы | Сумма | |||||||||||
Карточки депонирования, по которым не произведены выплаты, хранятся в картотеке до истечения установленного законодательством срока хранения невыплаченной заработной платы.
На основе картотеки депонирования аудитор (бухгалтер) по мере необходимости формирует для контроля информацию по следующим параметрам:
– табельному номеру, фамилии, имени, отчеству;
– номеру структурного подразделения;
– дате депонирования;
– сроку истечения исковой давности депонированных сумм;
– депонированным суммам;
– дате, номеру документа выданных сумм;
– счетам бухгалтерского учета.
3. Составить структуру данных и логичные равенства для автоматизированного формирования корреспонденции счетов хозяйственных операций по учету кассовых выплат работникам предприятия
Рассмотрим несколько операций по образованию дебиторской / кредиторской задолженности в результате расчетов с сотрудниками организации в наличной форме.
24 января 2009 г. предприятие «КИТ» по чеку 10104 сняло со счета в банке на хозяйственные нужды и командировочные расходы сумму в 320 грн. Приход денежных средств отражен в приходном кассовом ордере №1. В этот же день из кассы выданы под отчет сотрудникам предприятия следующие суммы:
| Ф.И.О. | Сумма (грн.) | Цель | Документ |
| Петрову Н. | 60.00 | на покупку смазочных материалов для оборудования | Расходный кассовый ордер №1 |
| Сидорову К. | 40.00 | на покупку упаковочных материалов | Расходный кассовый ордер №2 |
| Иванову Ф. | 200.00 | в счет предстоящих командировочных расходов | Расходный кассовый ордер №3 |
Наличные деньги хранятся в кассе предприятия и учитываются на активном счете 30 «Касса». Приход денег в кассу отражается по дебету счета 30, а расход – по кредиту. На рис. 3 показана схема отражения операций задачи на счетах бухгалтерского учета.