Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.
Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.
Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера, организации - изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.
Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводится по наименованиям с указанием количества этих предметов.
Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (в дальних рейсах морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.), инвентаризируются до момента временного их выбытия.
На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).
Серьезность такого мероприятия как инвентаризация с точки зрения обеспечения выполнения важнейшей задачи бухгалтерского учета состоит в формировании достоверной информации. На многих небольших предприятиях вообще не проводятся инвентаризации илй проводятся с нарушением правил.
Документальное оформление результатов инвентаризации основных средств осуществляется в соответствии с постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (введено в действие с 1 января 1999 года).
Согласно вышеуказанному Постановлению:
1. Для оформления данных инвентаризации основных средств (зданий, сооружений, передаточных устройств машин и оборудования, транспортных средств, инструмента, вычислительной техники, производственного и хозяйственного инвентаря и т.п.) применяетсяИнвентаризационная опись основных средств (ф. № ИНВ-1).
Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии отдельно по каждому месту хранения ценностей и лицом, ответственным за сохранность основных средств. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй - остается у материально ответственного лица.
При выявлении объектов, которые не отражены в учете, а также объектов, по которым отсутствуют данные, характеризующие их, ответственные лица комиссии должны включить в инвентаризационную опись недостающие сведения и технические показатели по этим объектам. По решению инвентаризационной комиссии эти объекты должны быть оприходованы. В этом случае их первоначальную стоимость определяют с учетом рыночных цен, а сумму износа определяют по техническому состоянию объектов с обязательным оформлением соответствующих актов.
На основные средства, принятые в аренду, опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому арендодателю с указанием срока аренды. Один экземпляр инвентаризационной описи высылают в адрес арендодателя.
2. При инвентаризации незаконченных ремонтов зданий, сооружений, машин, оборудования, энергетических установок и других объектов основных средств применяется Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (ф. № ИНВ- 10)
3. Для отражения результатов инвентаризации основных средств и (нематериальных активов), по которым выявлены отклонения от данных учета применяется сличительная ведомость (ф. № ИНВ-18).
В сличительных ведомостях Отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.
На ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки) составляются отдельные сличительные ведомости.
Порядок отражения на счетах бухгалтерского учета выявленных при инвентаризации расхождений между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета определен Федеральным законом «О бухгалтерском учете», в соответствии с которым:
а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на увеличение финансирования (фондов);
б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на уменьшение финансирования (фондов). /
Излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации.
Неучтенные объекты основных средств, обнаруженные при инвентаризации, принимаются к бухгалтерскому учету по рыночной стоимости и отражаются по дебету счета учета основных средств в корреспонденции со счета учета финансовых результатов (с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц).
В соответствии с учетной политикой организации, в Управлении социальной защиты населения администрации города Иванова инвентаризация основных средств проводится ежегодно перед сдачей годовой отчетности. В ноябре 2009 года была проведена инвентаризация. Приказом начальника управления была назначена рабочая инвентаризационная комиссия, определены объекты, подлежащие инвентаризации, а также были определены сроки проведения инвентаризации.
Для оформления данных инвентаризации основных средств были составлены инвентаризационные описи. Рабочая инвентаризационная комиссия в полном составе проверяла наличие объектов основных средств и заносила фактические данные в инвентаризационные описи. Затем члены рабочей инвентаризационной комиссии поставили свои подписи в инвентаризационных описях, чем подтвердили, что все цены, подсчеты итогов по строкам, страницам и в целом по инвентаризационным описям основных средств проверены. По результатам проведенной инвентаризации был составленСводный отчет по результатам инвентаризации основных средств и нематериальных активов.
В результате проведенной в Управлении социальной защиты населения администрации города Иванова инвентаризации не было выявлено никаких отклонений:
· фактическое наличие объектов основных средств совпадает с данными бухгалтерского учета;
· объекты основных средств находятся в исправном состоянии и не требуют ремонта, реконструкции или модернизации, и не подлежат списанию;
· техническая документация на все объекты основных средств имеется в
наличии.
2.6.Переоценка основных средств
Переоценка основных средств бюджетных учреждений проводится в целях периодического пересчета их стоимости и смешанных цен различных лет, по которым они учтены в бухгалтерском учете, в единые цены, существующие на дату, по состоянию на которую проводится переоценка, и отражения итогов этого пересчета в бухгалтерском и статистическом учете.
Переоценке подлежат основные средства, действующие, находящиеся на консервации и в резерве, подготовленные к списанию, но не оформленные в установленном порядке соответствующими актами, приобретенное оборудование, предназначенное к установке, принадлежащие бюджетным учреждениям на праве оперативного управления, а также приобретенные за счет средств от предпринимательской деятельности, целевых средств и безвозмездных поступлений по состоянию на 1 января 2009 года.
Переоценка основных средств бюджетных учреждений по состоянию на 1 января 2009 года проводится в первом полугодии 2009 года.
В результате проведения переоценки основных средств бюджетных учреждений по состоянию на 1 января 2009 года их стоимость должна быть выражена в ценах на 1 января 2009 года.
Переоценка осуществляется путем индексации балансовой стоимости основных средств, приобретенного оборудования, предназначенного к установке, нематериальных активов, накопленной амортизации по основным средствам и нематериальным активам по состоянию на 1 января 2009 г. на коэффициенты, разработанные Росстатом на основе индексов цен производителей на фондообразующие товары и индексов цен производителей в строительстве (строительно-монтажные работы) и опубликованные в «Российской газете» до 1 ноября 2006г.