Генеральные директора и финансовые управляющие должны нести повышенную персональную ответственность за точность и полноту финансовой информации. По закону Sarbanes-Oxley требуются описание, тестирование и мониторинг всей внутренней системы контроля за рисками, влияющими на качество финансовой отчетности. Поэтому сегодня компании сталкиваются с проблемой, касающейся выполнения процессно-ориентированного аудита своих систем внутреннего контроля на предмет выявления их недостатков и непрерывного улучшения [57].
Данный закон применим и к иностранным эмитентам. Им предоставляются лишь небольшие послабления в области построения системы внутреннего аудита. Среди иностранных эмитентов под действие закона подпадают все компании, акции которых котируются на фондовом рынке США. Кроме того, закон распространяется на компании, которые либо имеют значительный объем деятельности на территории США, либо сотрудничают с правительственными организациями США, либо планируют слияние или тесно связаны по бизнесу с котирующимися на американском фондовом рынке компаниями. Это означает, что все российские компании, которые могут быть отнесены к перечисленным категориям, обязаны были к концу финансового года (15 июля 2006 г.) внедрить систему внутреннего контроля за формированием финансовой отчетности и произвести оценку эффективности этой системы [56].
Согласно ст. «302 - Корпоративная ответственность за финансовые отчеты» закона Sarbanes-Oxley руководители предприятий несут личную ответственность, вплоть до уголовной, за достоверность информации в создаваемых финансовых документах, а также за эффективность системы внутреннего контроля по формированию финансовой отчетности. В ст. «404 - Управление и оценка финансового контроля» определены требования к этой системе и процедурам ее оценки. Руководители предприятий (организаций) обязаны документально оценивать систему внутреннего контроля, отразив в отчете все ее существенные недостатки и предполагаемые меры по их устранению. Оценка, утвержденная генеральным и финансовым директорами, должна пройти проверку у внешних аудиторов, обязанных сформировать отдельное заключение, которое будет опубликовано вместе с годовой финансовой отчетностью компании. Таковы основные требования рассматриваемого закона [41].
В настоящее время во многих странах работают над созданием аналогичных законов: Германии, Великобритании, в которых расположены крупнейшие мировые фондовые площадки, что свидетельствует об актуальности задач по построению системы внутреннего контроля и не только для организаций, работающих на фондовом рынке [61].
Под контролем понимается набор действий, связанных с подготовкой, проверкой и визированием финансовых документов, которые направлены на выявление несоответствий стандартам в этих документах. Иными словами, каждый процесс подготовки значимых финансовых документов должен содержать эффективные действия по контролю за их составлением. Наличие таких действий в компании позволяет выявлять существенные ошибки до подписания документов ответственными лицами.
С организационной точки зрения в систему внутреннего контроля вовлечены сотрудники предприятия (организации), представляющие различные подразделения и уровни управления. Главными ответственными лицами являются руководитель предприятия и финансовый управляющий (главный бухгалтер), которые заинтересованы в том, чтобы система была внедрена и эффективно функционировала.
Значимым организационным элементом является подразделение, ответственное за формирование методики и концепции системы внутреннего контроля, разработку и реализацию процедур, выбор и внедрение инструментов, обеспечение функционирования всей системы.
Организационное устройство системы дополняют внешние консультанты и, независимые аудиторы, обязанные подтвердить заявленную руководством компании оценку созданной системы внутреннего контроля.
Немаловажным элементом системы внутреннего контроля являются инструментальные средства поддержки процедур контроля и тестирования. Их применение обоснованно в случае, если необходимо обеспечить единое информационное пространство по формированию структуры всей системы, а также по оперативному управлению контролем и тестами с последующим составлением отчетности для целей внутреннего и внешнего аудита [44].
Система внутреннего контроля - это политика и процедуры разработанные чтобы:
· защитить активы,
· обеспечить соответствие с финансовой политикой компании,
· обеспечить достоверность данных, отраженных на бухгалтерских счетах.
Жесткая система внутреннего контроля над денежными средствами и ликвидными активами увеличивает вероятность того, что произведенные оценки денежных средств и их эквивалентов являются точной и надежной информацией для пользователей финансовых отчетов.
Охрана денежных средств является наиболее важным вопросом на многих предприятиях. Денежные средства легко скрыть и перевезти, на них нет знаков принадлежности, и они являются конвертируемыми. Риск кражи напрямую связан с тем, что отдельные лица имеют доступ к системе учета и могут получить разрешение на охрану денежных средств.
Поступления денежных средств имеют много источников и различных контрольных операций во всех организациях. Следующие процедуры применяются наиболее часто:
1. Распределение обязанностей по выплате денежных средств, записи операций, проведенных за наличный расчет и сверке кассовых остатков. Это распределение снижает вероятность кражи и сокрытия посредством поддельных записей.
2. Закрепление за каждым отдельным работником определенной ответственности за учет и регистрацию денежных средств, для обеспечения постоянного и непрерывного потока денежных средств с самого начала поступления их на банковские счета. Этот контроль требует:
· незамедлительного подсчета,
· незамедлительной записи,
· своевременного депонирования всех полученных денежных средств.
3. Поддерживание непрерывного контроля исполнения функций управления денежными средствами и ведения записей. Этот контроль включает повседневные и внезапные подсчеты денежных средств в кассе, внутренние ревизии и ежедневные отчеты о полученных денежных средствах, платежах и остатках [56].
Многие предприятия (организации) выплачивают деньги огромному количеству различных ремитентов (получателей). Хотя система контроля денежных средств разрабатывается индивидуально для каждой организации, следующие правила применяются во многих из них:
1. Распределение обязанностей по ведению документации о денежных расходах, по выписыванию и подписыванию чеков (кассовых ордеров), по отправке чеков и ведению записей.
2. Оформление всех денежных расходов заранее пронумерованными чеками (расходными ордерами).
3. Если используются счета кассы, необходим контроль полномочий по ее использованию.
4. Расходные кассовые ордера выписываются только в том случае, если имеется адекватная документация, подтверждающая расход.
5. Надзор за денежными расходами и их оформлением.
Использование счетов банка или других финансовых учреждений является важным способом контроля денежных средств. Банковские счета имеют несколько преимуществ:
1. Денежные средства физически защищены в здании банка.
2. Отдельный учет денежных средств ведется банком.
3. Управление денежными средствами, вследствие чего риск кражи сведен к минимуму.
4. Клиенты могут переводить платежи непосредственно в банк получателя безналичным путем.
Финансовые учреждения предоставляют услуги по управлению денежными средствами такие как: обмен денежных средств на другую валюту, перевод денежных средств в другие страны и выплата процентов по сберегательным счетам.
Система электронных платежей - это способ перевода средств между банками посредством телефона, телеграфа или компьютера. Электронный перевод предоставляет работающие в реальном масштабе времени компьютерные связи для незамедлительной разноски операций по счетам. Преимущества заключаются в уменьшении бумажной работы, сокращении ошибок и снижении операционных издержек.
Обязательна сверка всех кассовых остатков на каждую отчетную дату, или на конец месяца. Наличие отдельного счета для каждого места хранения денежных средств, облегчает проведение сверки и дает возможность выделения ошибок. Процесс сверки включает следующие шаги:
1. Подсчет фактических остатков наличных средств в кассе производится лицом, не занимающимся ведением операций с наличными средствами, в присутствии кассира и должен подписываться с указанием даты всеми сторонами.
2. Сравнение остатка на бухгалтерских счетах с фактическим наличием. Любые расхождения должны быть указаны.
Также как и с кассовыми счетами, необходимо введение отдельных счетов для отражения операций по каждому отдельному расчетному (валютному) счету, что облегчит процесс сверки и выделит ошибки. Процесс сверки должен включать следующие шаги:
1. Пересмотр сумм денежных средств, снятых с расчетного счета, не нашедших отражения в учете (это могут быть банковские сборы и комиссионные за проведение банковских операций).
2. Отражение их в учете.
3. Сравнение остатков на расчетном (валютном) счете по выписке банка с остатком по данным бухгалтерского учета.
4. Для таких операций как недоставленные переводы или чеки, при сверке необходим учет разницы во временных поясах.
5. На акте сверки по движению и остаткам денежных средств необходимо указать дату сверки и подписи работников бухгалтерии: банка и компании [26].
Система внутреннего контроля считается эффективной, если объем снижаемых финансовых рисков превышает затраты на выполнение контроля и их тестирование, а также на поддержание всей системы в работоспособном состоянии [57].