Учет и система внутреннего контроля движения денежных средств в организации (стр. 3 из 20)

2. Совершенствование организации бухгалтерского и налогового учета в учреждении и повышение его роли в рациональном и экономическом использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

3. Всестороннее изучение постановки учета и внутрихозяйственного контроля за сохранностью собственности предприятия, установленного контроля за сохранностью собственности предприятия, установление полноты, своевременности и достоверности отражения хозяйственных и финансовых операций в первичных документах, учетных регистрах и отчетности, контроль за осуществлением мероприятий прогрессивных форм и методов учета, оптимизация и автоматизация учетных работ [61]. Поскольку наличие подразделения внутреннего контроля не является обязательным и не разработаны стандарты внутреннего аудита, то и задачи, стоящие перед внутренними аудиторами, руководителем предприятия или собственниками устанавливаются самостоятельно. Руководитель (собственник, собрание учредителей) предприятия своим приказом (распоряжением, решением) определяет численность работников службы внутреннего контроля и назначает ее руководителя, а также определяет источник содержания данной службы. Обязанности сотрудников службы внутреннего контроля и уровень их квалификации должны быть зафиксированы в должностных инструкциях. В случае возникновения спорных вопросов служба внутреннего контроля должна участвовать в формировании единого методического подхода к их решению и доводить его до всех руководителей структурных подразделений предприятия [60].

При этом внутренний контроль над денежными средствами должен выполнять следующие функции:

1. Отдельное хранение и отдельный учет денежных средств.

2. Учет всех операций, произведенных за наличный расчет.

3. Хранение только необходимого остатка в кассе.

4. Периодические проверочные подсчеты остатков в кассе.

5. Физический контроль денежных средств.

6. Контроль над поступлениями.

Поэтому, основными вопросами, которые могут быть проверены службой внутреннего контроля в области учета денежных средств, являются:

1. проверка законности операций с наличными денежными средствами и бланками строгой отчетности;

2. проверка законности произведенных операций с использованием предприятием расчетных и валютных счетов, открытых в учреждениях банка;

3. проверка законности произведенных операций с использованием предприятием специальных счетов, открытых в учреждениях банка и депозитариях;

4. проверка операций с финансовыми вложениями [60].

Однако при всем многообразии способов и методов внутреннего контроля, необходимо помнить, что основная цель всех форм внутреннего контроля - это каждодневная реализация принципов контрольно-ревизионной работы, подготовка предприятия к работе внешних органов контроля, своевременное выявление хищений и других нарушений с денежными средствами. Таким образом, в конечном итоге работа системы внутреннего контроля направлена на своевременную подготовку достоверной бухгалтерской и налоговой отчетности и ведение бухгалтерского и налогового учета в соответствии с действующим законодательством РФ [27].

1.2. Эффективность системы внутреннего контроля денежных средств

Организация внутреннего контроля на предприятии включает в себя разработку и установление стандартов внутреннего контроля, которые разрабатываются непосредственно на предприятии с учетом специфики его производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности, определение допустимых отклонений и сопоставимость результатов контроля и проведение постоянного мониторинга реально достигнутых результатов внутреннего контроля с установленными стандартами контроля.

Для того чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно доводить до сведения соответствующих специалистов предприятия (организации) установленные стандарты и достигнутые результаты контроля. Своевременно производить оценку и анализ всей информации о результатах проведенного контроля, полноты принятия и реализации решений на основании полученных результатов контроля.

После произведенного анализа результатов и состояния внутреннего контроля руководитель предприятия, внутренний аудитор должны выбрать одно из альтернативных решений на основании результатов и данных проведенного контроля:

1. произвести анализ причин и обстоятельств допущенных отклонений и нарушений в целях установления виновных должностных лиц и последствий, к которым могут привести выявленные нарушения;

2. максимально организовать устранение всех отклонений и выявленных недостатков;

3. не предпринимать никаких действий;

4. переработать действующие стандарты и применяемые процедуры контроля.

Учитывая, что персонал предприятия является неотъемлемым элементом внутреннего контроля, как, впрочем, и всех других стадий управления, руководителю, внутреннему аудитору или другим должностным лицам предприятия, осуществляющим функции внутреннего контроля, при разработке процедур контроля обязательно надо принимать во внимание поведение людей. Необходимо формировать у персонала поведенческую модель, ориентированную на постоянство и непрерывность внутреннего контроля в повседневной деятельности, исключать возможность у персонала предприятия выдавать руководству непригодную, недостоверную или заведомо ложную информацию.

С этой целью необходимо выполнять ряд существенных рекомендаций по избеганию негативного воздействия контроля на поведение сотрудников и повышения его эффективности:

· установление осмысленных стандартов внутреннего контроля, которые воспринимались бы сотрудниками;

· осуществление и поддержание обратной связи с подчиненными;

· недопустимость чрезмерного контроля;

· разработка напряженных, но достижимых стандартов;

· поощрение работников за качественное выполнение стандартов.

Основные принципы достижения эффективного внутреннего контроля в учреждении можно сформулировать следующим образом [56]:

1. Определение оптимальных стратегических направлений при осуществлении мероприятий внутреннего контроля.

2. Своевременный и глубокий анализ результатов ранее проведенных контрольно-ревизионных мероприятий.

3. Соответствие проведенного контроля целям, которые он преследовал.

4. Своевременность и эффективность проведения контрольных мероприятий.

5. Отсутствие шаблона при проведении контроля.

6. Разумная экономичность и простота действий при проведении контроля.

Понятно, что организация внутреннего контроля в форме подразделения внутреннего аудита присуща крупным и некоторым средним организациям, для которых характерны усложненная оргструктура; многочисленность филиалов, дочерних компаний; разнообразие видов деятельности и возможность их кооперирования; стремление органов управления получать достаточно объективную и независимую оценку действий менеджеров всех уровней управления.

В этой ситуации эффективность системы внутреннего контроля достигается возможностями подразделения внутреннего аудита. Так как кроме задач чисто контрольного характера, внутренние аудиторы могут выполнять экономическую диагностику, разрабатывать финансовую стратегию, вести маркетинговые исследования, управленческое консультирование [60].

Эффективность системы внутреннего контроля определяется еще и тем, что во всей совокупности системы управления организацией контроль обеспечивает обратную связь. Четко организованная и действующая система внутреннего контроля за движением денежных средств способствует предотвращению и решению многих проблем в финансово-хозяйственной деятельности предприятия (организации) [57].

1.3. Основные контрольные процедуры в организации системы внутреннего контроля денежных средств

Виды контроля, применяемые для осуществления внутреннего контроля за движением денежных средств, можно классифицировать по следующим направлениям (рисунок 1):

Рисунок 1. Виды контроля, используемы СВК за движением денежных средств

Цель предварительного контроля заключается в предупреждении незаконных действий должностных лиц, незаконные и экономически нецелесообразные хозяйственные операции, ведущие к нерациональному использованию денежных средств). Его субъектами могут быть внутрихозяйственные планы и программы, бизнес-планы, проектно-сметная документация, документы на выдачу денежных средств.

Текущий контроль (оперативный), осуществляется в процессе совершения различных хозяйственных операций.

Заключительный (последующий), осуществляется после совершения хозяйственных операций. Последующий контроль осуществляется в форме ревизий и аудиторских проверок.

К объектам фактического контроля денежных средств относятся: наличные деньги в кассе, бланки строгой отчетности.

Тесная связь документального и фактического контроля позволяет зачастую их использовать совместно, что позволяет устанавливать действительное состояние объекта проверки.

Методы контроля за движением денежных средств разнообразны, среди них можно выделить:

1) ревизия - совокупность мероприятий и действий за деятельностью структурного подразделения организации, при которых осуществляется установление законности и достоверности, а также экономической целесообразности совершенных хозяйственных операций, правильность понимания своих должностных обязанностей работниками разных организационных уровней;

2) аудит - экспертиза (проверка) состояния бухгалтерского учета денежных средств, финансового состояния предприятия, его платежеспособности и ликвидности, а также осуществление аудиторских консультаций;