Если изымаются дела с недооформленными документами (непронумерованными, непереплетенными), то за разрешением и в присутствии представителей органов, которые проводят изъятие, должностные лица могут дооформить эти дела (пронумеровать документы, сделать описание, прошнуровать, заверить своей подписью и печатью).
Органы, которые изъяли документы, по письменному заявлению предприятия обеспечивают возможность сделать выписку или копию соответствующих документов для выдачи необходимых справок. При возвращении изъятых документов должностное лицо принимает их под расписку и вместе с решением о возвращении подшивает в те же дела, с которых документы были изъяты и в которых находится постановление об изъятии, реестр и копии таких документов.
В случаях пропажи или уничтожения документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия должен письменно сообщить об этом в правоохранительные органы. Для установления перечня отсутствующих документов назначенной комиссией при участии представителей судебно-следственных органов, охраны и пожарного надзора устанавливаются причины пропажи документов. Результаты работы комиссии оформляются актом, копия которого присылается органу, в управлении которого находится предприятие, налоговому и местному финансовому органу в 10-дневной срок.
Сроки хранения бухгалтерских документов, утверждены приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 31.03.97 № 11-а
После истечения установленных сроков документы, которые имеют особенно важное значение, передаются на хранение местному архиву, а другие документы по согласованию с Главным архивным управлением подлежат уничтожению или сдаются в макулатуру, о чем специальной комиссией составляется акт и делаются соответствующие отметки в архивной книге.
В случае возникновения ситуации изъятия первичных учетных документов налоговыми органами, необходимо наличие мотивирующего постановления должностного лица. Изъятие документов в обязательном порядке проводится в присутствии понятых лиц и оформляется протоколом выемки, копия которого вручается под расписку руководителю или главному бухгалтеру организации. Изъятые документы перечисляются и описываются в протоколе или в описаниях, которые добавляются к нему, с точным указанием наименования и количества документов, которые изымаются.
При использовании автоматизации в бухгалтерском учете можно отказаться от ряда первичных документов в виде бумажных носителей. Но документы, которые касаются движения денежных средств, и документы, в которых нужна подпись, должны быть бумажными.
Информация, которая находит отражение в учетных документах, должна быть достоверной, качественной, эффективной, то есть формироваться с наименьшими расходами работы и времени.
Раздел III. Практическая часть
Завдання 1
Тема: Бухгалтерський облік, його предмет і метод
Бухгалтерський баланс
Мета завдання
Під час виконання завдання студенти повинні:
- засвоїти принципи групування господарських ресурсів (активів) підприємства та джерел їх фінансування (капітал, зобов’язання);
- з'ясувати суть бухгалтерського балансу як елемента методу, бухгалтерського обліку і форми фінансової звітності;
- вивчити побудову балансу і основні способи групування його статей, ознайомитися з видами бухгалтерських балансів.
Завдання для виконання
1. На підставі даних інвентаризації господарських засобів (ресурсів) підприємства (табл. 1) скласти відомість групування господарських засобів (ресурсів) підприємства за їх складом та функціональною участю в процесі діяльності та за джерелами їх утворення й цільовим призначенням.
2. Використовуючи показники відомості групування господарських засобів (ресурсів), скласти спочатку баланс двосторонньої спрощеної форми, а потім баланс за формою № 1.
Вихідні дані
Таблиця 2 – Інвентаризаційний опис наявності господарських ресурсів підприємства та їх утворення на 1 жовтня 2009р.
| Показники | Сума, грн. | |
| 1 | Готова продукція на складі | 146700 |
| 2 | Заборгованість банку за короткостроковими кредитами | 97800 |
| 3 | Грошові кошти в касі в національній валюті | 8965 |
| 4 | Грошові кошти в банку на поточному рахунку в національній валюті | 2608000 |
| 5 | Матеріали на складі та в цехових коморах | 961700 |
| 6 | Статутний капітал | 10921000 |
| 7 | Заборгованість постачальникам за одержані матеріали | 293400 |
| 8 | Будинки цехів основного та допоміжного виробництв | 456400 |
| 9 | Будинки заводоуправління, заводської лабораторії, складів та інших підрозділів загальногосподарського призначення | 3569700 |
| 10 | Споруди, призначені для очищення навколишнього середовища від шкідливих відходів виробництва | 978000 |
| 11 | Автомобілі вантажні, легкові та інші транспортні засоби | 195600 |
| 12 | Металорізальні верстати, ковальсько-пресові автомати та інші машини й обладнання | 489000 |
| 13 | Паливо на складі | 57050 |
| 14 | Незавершене виробництво (в рослинництві) | 53790 |
| 15 | Прибуток підприємства нерозподілений | 1369200 |
| 16 | Заборгованість з податку на прибуток | 65200 |
| 17 | Резервний капітал | 586800 |
| 18 | Фінансування із бюджету на науково-дослідні роботи | 176040 |
| 19 | Вимірювальні, регулювальні пристрої та лабораторне обладнання | 97800 |
| 20 | Заборгованість підприємства бюджету за прибутковим податком, утриманим із заробітної плати працівників | 68460 |
| 21 | Заборгованість підприємства різним кредиторам | 50530 |
| 22 | Інструменти, виробничий і господарський інвентар строком використання більше одного року | 277100 |
| 23 | Інструменти, виробничий і господарський інвентар строком служби менше одного року на складах | 48900 |
| 24 | Заборгованість покупців за відвантажену готову продукцію | 78240 |
| 25 | Заборгованість підзвітних осіб за виданими авансами та інших дебіторів | 5705 |
| 26 | Заборгованість робітникам і службовцям з оплати праці | 348820 |
| 27 | Заборгованість банку за довгостроковими кредитами | 733500 |
| 28 | Знос основних засобів | 1124700 |
| 29 | Електронні обчислювальні машини | 32600 |
| 30 | Придбані патенти, ліцензії | 114100 |
| 31 | Заборгованість за відрахуваннями на соціальне страхування | 32600 |
| 32 | Акції і облігації інших підприємств | 391200 |
| 33 | Лінії електропередач, телефоні і газові | 374900 |
| 34 | Вкладання в статутний капітал інших підприємств | 815000 |
Решение
ВІДОМІСТЬ
групування господарських засобів за складом та розміщенням
станом на 01 жовтня 2009 р.
| № | Склад та розміщення господарських засобів | Сума, грн. |
| I. Необоротні активи | ||
| 1. | Основні засоби | |
| 1.1 | Будинки цехів основного та допоміжного виробництв | 4564000 |
| 1.2 | Будинки заводоуправління, заводської лабораторії, складів та інших підрозділів загальногосподарського призначення | 3569700 |
| 1.3 | Споруди, призначені для очищення навколишнього середовища від шкідливих відходів виробництва | 978000 |
| 1.4 | Автомобілі вантажні, легкові та інші транспортні засоби | 195600 |
| 1.5 | Металорізальні верстати, ковальсько-пресові автомати та інші машини й обладнання | 489000 |
| 1.6 | Вимірювальні, регулювальні пристрої та лабораторне обладнання | 97800 |
| 1.7 | Інструменти, виробничий і господарський інвентар строком використання більше одного року | 277100 |
| 1.8 | Знос основних засобів | 1124700 |
| 1.9 | Електронні обчислювальні машини | 32600 |
| 1.10 | Лінії електропередач, телефоні і газові | 374900 |
| Разом | 9454000 | |
| 2. | Нематеріальні активи | |
| 2.1 | Придбані патенти, ліцензії | 114100 |
| 3. | Довгострокові фінансові інвестиції | |
| 3.1 | Вкладання в статутний капітал інших підприємств | 815000 |
| 3.2 | Акції і облігації інших підприємств | 391200 |
| Всього необоротних активів | 10774300 | |
| II.Оборотні активи | ||
| 1. | Матеріально-виробничі запаси | |
| 1.1 | Матеріали на складі та в цехових коморах | 961700 |
| 1.2 | Паливо на складі | 57050 |
| 1.3 | Інструменти, виробничий і господарський інвентар строком служби менше одного року на складах | 48900 |
| 1.4 | Незавершене виробництво (в рослинництві) | 53790 |
| 1.5 | Готова продукція на складі | 146700 |
| Разом | 1268140 | |
| 2. | Дебіторська заборгованість | |
| 2.1 | Заборгованість покупців за відвантажену готову продукцію | 78240 |
| 2.2 | Заборгованість підзвітних осіб за виданими авансами та інших дебіторів | 5705 |
| Разом | 83945 | |
| 3. | Кошти | |
| 3.1 | Грошові кошти в касі в національній валюті | 8965 |
| 3.2 | Грошові кошти в банку на поточному рахунку в національній валюті | 2608000 |
| Разом | 2616965 | |
| Всього оборотних засобів | 3969050 | |
| 4. | Витрати майбутніх періодів | |
| Всього господарських засобів | 14743350 | |
ВІДОМІСТЬ