· своевременность составления,
· достоверность показателей,
· правильность оформления.
Правильно оформленный документ должен содержать все показатели, необходимые для обеспечения полной информации о выполненной операции. Эти показатели называют реквизитами (от лат. requisitum - нужное, необходимое), и они обязательны при составлении любого документа.
Количество и содержание реквизитов определяются характером операции и назначением документа. Так, реквизиты документа, который оформляет, например, выработку рабочего и надлежащую ему оплату труда, отличаются от реквизитов накладной или лимитно-заборной карточки, то есть документов, которыми оформляют отпуск товарно-материальных ценностей. Однако каждый документ независимо от характера оформленной им хозяйственной операции должен содержать обязательные реквизиты, которые являются общими для любой операции.
Обязательными реквизитами каждого документа являются:
- название предприятия, от лица которого составлен документ;
- название документа, его номер, код формы;
- дата составления документа (число, месяц, год);
- содержание хозяйственной операции и ее измерители (натуральные, трудовые, денежные);
- подписи должностных лиц, ответственных за осуществление операции и правильность ее оформления.
В зависимости от характера операции и технологии обработки учетной информации в документах могут содержаться и другие дополнительные реквизиты. При использовании вычислительной техники реквизиты документов могут быть зафиксированы в виде соответствующих кодов. Документы, составленные с помощью средств вычислительной техники на машиносчитываеых носителях, используются в бухгалтерском учете при условии предания им юридической силы. Такие документы должны быть записаны на материальных носителях (магнитных, бумажных), изготовленных, размеченных и закодированных согласно требованиям установленных стандартов и утвержденной системы кодификации. По требованию контролирующих или судебно-следственных органов и своих контрагентов предприятие обязано сделать копии таких документов на бумажном носителе информации.
Если документ не имеет любого из обязательных реквизитов, он теряет свою юридическую (доказательную) силу и не может быть основанием для учетных записей. Так, если в акте на недостачу товарно-материальных ценностей, которая возникла по вине транспортной организации при перевозке груза, не будет надлежащих подписей, то транспортная организация может отказаться от возмещения недостачи и предприятие понесет убыток, поскольку акт не будет иметь доказательной силы и судебный орган не возьмет этот документ к исполнению. Предприятие понесет убыток также и в том случае, когда документ составлен несвоевременно, хотя и оформлено правильно.
2.2.1 Порядок составления и оформления документов
Согласно Положению о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете первичные документы должны быть составлены в момент осуществления каждой хозяйственной операции или, если это невозможно, непосредственно после ее завершения. Документы составляют на бланках типовых форм, утвержденных Министерством финансов и Госкомстатом Украины, или на бланках специализированных форм, утвержденных министерствами и ведомствами Украины, а также изготовленных самостоятельно, которые должны иметь обязательные реквизиты типовых или специализированных форм.
Документы принято составлять на бланках, изготовленных печатным образом, с напечатанным текстом и графлением, с таким расчетам, чтобы от руки или на печатной машинке заполнить только те показатели, которые характеризуют соответствующую операцию. Рациональное строение документов содействует правильному оформлению хозяйственных операций и отображению их в учете. Форма документа должна быть простой, понятной, удобной для дальнейшего обработки и вместе с тем со всей полнотой характеризовать соответствующую операцию, удовлетворяя при этом требования не только бухгалтерского, а и оперативного и статистического учета.
Большое значение в исполнении этих требований имеет унификация и стандартизация документов. Под унификацией документов понимают разработку единых форм документов для оформления однотипных хозяйственных операций на предприятиях и в организациях разных форм собственности. Так, унифицированы все банковские и кассовые документы, бланки авансовых отчетов, товарно-транспортных накладных, лимитно-заборных карточек, расчетно-платежных ведомостей и других документов. Унификация документов, обеспечивает возможность сосредоточивать в одном документе информацию, нужную для всех видов учета, облегчает ее обработку на вычислительных машинах, создает условия для централизованного изготовления бланков документов массовыми тиражами, которое удешевляет их стоимость.
Под стандартизацией документов понимают установление для бланков однотипных документов одинакового, наиболее рационального размера и формы с заблаговременным определением размещения соответствующих реквизитов. Печатание стандартных бланков документов большими тиражами дает значительную экономию бумаги, удешевляет их изготовление.
Документы должны составляться четко, разборчиво, без подчисток, загрязнений и других дефектов, которые бы вызвали сомнение относительно подлинности документа и правильности хозяйственной операции. Свободные строки в документах должны прочеркиваться.
За достоверность информации, которая содержится в документе, и качественное его составления несут ответственность лица, которые подписали документ.
2.3 Классификация первичных отчетных документов
Для оформления разных хозяйственных операций, которые осуществляются на предприятиях, используют разные по своей форме и содержанием документы. Правильному составлению и использованию документов в учете помогает их классификация - деление на группы по определенным отличительным признакам. Классификация Документов совершенствуется параллельно с совершенствованием всей системы бухгалтерского учета. Но в большинстве случаев она приводится по пяти-шести признакам. Для классификации мною взяты шесть признаков.
По назначению документы разделяют на: распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.
Распорядительными называют документы, которые содержат распоряжение (приказ, задача) на осуществление хозяйственной операции. К ним принадлежат чеки на получение денежных средств в банке, платежные поручения банка на перечисление средств, доверенности на получение материальных ценностей и др. Однако, распорядительные документы не подтверждают факта осуществления операции, а потому не служат основанием для отображения их в учете.
Оправдательными (исполнительными) называют документы, которые подтверждают факт осуществления хозяйственной операции (то есть содержат данные о ее выполнении), а потому служат обоснованиям для учетных записей. К ним принадлежат выписки банка с текущего или другого счета предприятия, акты, квитанции, авансовые отчеты и др. Для исполнителей (банков, материально ответственных лиц и т.п.) они являются оправданием в использовании средств или материальных ценностей.
Документы бухгалтерского оформления составляются самыми работниками бухгалтерии на основании соответствующих оправдательных документов или данных текущего учета для технической подготовки учетных записей. К таким документам принадлежат мемориальные ордера, бухгалтерские справки, расчеты (например, ведомости начисления амортизации основных средств, распределения общепроизводственных расходов, отчетные калькуляции и др.). Документы бухгалтерского оформления самостоятельного значения не имеют, они не отображают непосредственно хозяйственной операции; их назначение состоит в технической подготовке учетных записей.
В практике учета на предприятиях документы распорядительные, оправдательные и бухгалтерского оформления отдельно применяются редко. Чаще всего применяют документы, которые объединяют в себе признаки всех трех видов документов. Документы, которые по своему назначению выполняют функции двух и даже трех документов (распорядительных, исполнительных и бухгалтерского оформления), называют комбинированными. К ним принадлежат приходные и расходные кассовые ордера, лимитно-заборные карты, наряды во исполнение работ и др. Так, расходный кассовый ордер, переданный для выполнения кассиру, является распорядительным документом; после того как кассир выдаст деньги, а получатель распишется на ордере у них получении, этот документ является оправдательным; в конце концов, после указания на этом ордере корреспондирующих счетов он выполняет функции документа бухгалтерского оформления (Рисунок 1)
Типовая форма №КО-2 ООО «Днепр»
Утверждено приказом (предприятие, организация)
Минстата Украины от 15.02.96 №51
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Идентификаци- Код онный код по УКУД
по ЕДРПОУ
РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР
| Номер доку-мента | Дата составления | Корреспондирующий счет, субсчет | Код анали-тического учета | Сумма | Код целевого назна-чения | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 421 | 05.04.2010 | 372 | 207 | 165,00 | 07 |
Видать Коваленко Василию Петровичу
Основание: командировочное удостоверение от 05 апреля 2010 г. Сто шестьдесят пять грн. 00 коп. грн.
(прописью)