Учет медикаментов на складе осуществляется в Книге складского учета материалов ф. М-17. Предметно – количественный учет в больнице ведется в Книге предметно – количественного учета ф.8 – МЗ, страницы которой нумеруются и прошнуровываются. Книга заверяется подписью главного бухгалтера. На каждое наименование, фасовку, лекарственную форму, подлежащих предметно – количественному учету, открывается отдельная страница.
Предметно – количественному учету в больнице подлежат ядовитые лекарственные средства, наркотические лекарственные средства, этиловый спирт и другие дорогостоящие медикаменты, стоимость которых превышает 400 рублей.
Отпуск лекарственных средств материально ответственным лицам отделений производится на основании накладных (требований), выписываемых в двух экземплярах (Приложение 3). Накладные подписываются руководителем учреждения. В накладных (требованиях) указывается полное наименование лекарственных средств, упаковка и количество. Это необходимо для определения их цены и стоимости.
Лекарственные средства, подлежащие предметно – количественному учету, выписываются на отдельных накладных (требованиях) (Приложение 4) со штампом, печатью учреждения, утверждаемых руководителем учреждения. В них должны быть указаны номера историй болезней, фамилии, имена, отчества больных, для которых выписываются лекарства.
Поступление медикаментов на склад осуществляется на основании заключенных договоров, которые определяют права, обязанности и ответственность сторон. Фармацевт, получая товар, должен проверить, соответствует ли он количеству и качеству, указанному в документах поставщика.
Счет 010502000 «Продукты питания» предназначен для учета продуктов питания в больнице.
Материально ответственное лицо (кладовщик) ведет учет продуктов питания в Книге (карточке) учета материальных ценностей. В Книге (карточке) указаны фамилия, имя, отчество материально ответственного лица, а также номер стеллажа, ячейки; наименование и код единицы измерения; цена; наименование и код продуктов питания; дата записи; дата и номер документа; приход; расход; остаток; результаты проверок (дата проведения проверки, замечания и предложения, должность и подпись проверяющего).
Количество страниц в Книге заверено главным бухгалтером. Бухгалтерия систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складе, а также производит сверку данных по учету материалов с записями, ведущимися на складе.
О результатах проверок делаются соответствующие записи на отведенной для этого странице в конце книги.
Для учета боя посуды на пищеблоке используют Книгу регистрации боя посуды. В ней указываются: фамилия, имя, отчество материально ответственного лица, дата, наименование предмета (битой посуды), количество, должность, подпись, расшифровка подписи главного бухгалтера. Записи в Книге производятся бухгалтером материального сектора. Постоянно действующая комиссия следит за правильным ведением книги.
Оприходование продуктов питания на склад осуществляется на основании счетов – фактур (Приложение 9), товарно – транспортных накладных и накладных. На основании этих первичных документов кладовщик делает запись о поступлении продуктов питания по каждому наименованию и сорту в Книге учета материальных ценностей
На счете 010505000 «Мягкий инвентарь»учитываются следующие виды мягкого инвентаря в больнице: белье (рубашки, сорочки, халаты и т. п.); постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, пододеяльники и т.п.) и прочий мягкий инвентарь.
Мягкий инвентарь, поступающий на склад больницы, принимается материально ответственным лицом (заведующим складом) на основании накладных, счетов-фактур и других товаросопроводительных документов.
Все предметы мягкого инвентаря маркируются заведующим складом в присутствии руководителя учреждения и работников бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета, с указанием наименования учреждения, а при выдаче предметов в эксплуатацию дополнительно указывается год и месяц выдачи их со склада. Маркировочные штампы хранятся у руководителя учреждения или его заместителя.
При отпуске материальных ценностей со склада заведующий складом должен проверить наличие всех реквизитов и подписей, предусмотренных формой расходного документа.
Расходный документ - это накладная (требование) на внутреннее перемещение материалов, которая применяется для учета движения материальных ценностей внутри больницы. Выписывается накладная-требование в двух экземплярах и обязательно должна быть подписана главным врачом больницы.
По окончании месяца заведующая складом сдает в бухгалтерию Отчет о расходовании, где указывается наименование мягкого инвентаря выданного в течение месяца отделениям. Затем бухгалтер на основании Отчета о расходовании выписывает накладные (Приложение 16) в двух экземплярах, которые подтверждают факт того, что
кладовщик выдал материальные ценности со склада, а сестры – хозяйки отделений их приняли, о чем свидетельствуют подписи материально ответственных лиц.
На счете 010506000 «Прочие материальные запасы» учитываются в больнице хозяйственные материалы (электрические лампочки, мыло, щетки и др.), канцелярские принадлежности (бумага, карандаши, ручки, стержни и др.); посуда; запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей в транспортных средствах.
Все прочие материальные запасы, поступающие на склад больницы, берет на ответственное хранение материально ответственное лицо (кладовщик), назначенное на эту должность главным врачом больницы. После того как организацией – поставщиком был отгружен товар на склад больницы и кладовщик проверил его на соответствие количеству и качеству, указанным в товаросопроводительных документах, он делает запись о поступлении материальных запасов в Книге учета материальных ценностей. Что же касается запасных частей для автомобилей, то они при поставке проверяются механиком больницы.
После этого все первичные документы, связанные с поступлением товара, кладовщик и механик передают в бухгалтерию больницы, где они проверяются и оприходываются.
Основанием для выдачи материальных запасов со склада является: для хозяйственных материалов, посуды и канцелярских принадлежностей – накладная (требование) (Приложение 18); для запасных частей – Акт на списание (Приложение 19).
2.3 Организация учета материалов в бухгалтерии в МУЗ «Калужская городская больница №4»
Учет медикаментов в бухгалтерии. После того как главная медсестра проверила соответствие товара количеству и качеству, и сделала записи в Книге складского учета материалов о поступлении медикаментов, все первичные документы на поставку данного товара направляются в бухгалтерию, где они проверяются и таксируются. Далее счета на медикаменты (Приложение 5), полученные от поставщиков, подлежат оплате и оприходованию.
Накладные (требования) на выдачу медикаментов поступают в бухгалтерию по окончании месяца. Бухгалтер производит в них таксировку (умножение количества на цену) на основании количества и цены медикаментов, указанных фармацевтом. Таксировка в накладных (требованиях) необходима для того, чтобы определить на какую сумму были отпущены медикаменты за прошедший месяц (Приложение 6).
По окончании месяца главная медсестра составляет Отчет о движении медикаментов (Приложение 7). Составление отчета ф. 11 – МЗ начинается с указания остатков лекарственных средств по каждой группе на начало отчетного месяца, которые переносятся из утвержденного отчета за предыдущий месяц. В приход записывается количество лекарственных средств, поступивших в больницу согласно счетам поставщиков. В расход записывается количество лекарственных средств, отпущенных отделениями по накладным (требованиям). Отчет составляется в двух экземплярах, первый из которых передается в бухгалтерию. Бухгалтер на основании этого отчета производит списание медикаментов по средней себестоимости, после чего составляется оборотная ведомость по нефинансовым активам (Приложение 8).
Пример 1
МУЗ «Калужская городская больница № 4» 15 ноября 2006г. по расходной накладной № РНк – 004695 (Приложение 5) получила от ГП ПТО «Медтехника» медикаменты на сумму 6146,21 руб. Медикаменты были оплачены и оприходованы на склад. По окончании месяца медикаменты были списаны по средней себестоимости.
Отразим данные хозяйственные операции в бухгалтерском учете.
1) Оприходование медикаментов на склад в сумме 6146,21 руб.:
Дебет 210501340«Увеличение стоимости медикаментов и перевязочных средств»
Кредит 230222730«Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»
2) Произведена оплата медикаментов по счету, полученному от ГП ПТО «Медтехника» в сумме 6146,21 руб.:
Дебет 230222830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»
Кредит 220101610 «Выбытие денежных средств учреждения с банковских счетов»
3) Списание медикаментов в конце месяца по средним ценам:
Дебет 240101272 «Расходование материальных запасов»
Кредит 210501440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств».
Оценка материальных запасов по средней себестоимости производится по каждой группе запасов путем деления общей фактической стоимости группы запасов на их количество, складывающихся соответственно из средней фактической стоимости и количества остатка на начало месяца, и поступивших запасов в течение месяца на дату списания.
Пример списания медикаментов по средней себестоимости.