К локальным нормативным документам относятся трудовой договор, трудовое соглашение, должностные инструкции, положения о подразделениях, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, всевозможные правила, регламенты и тому подобные документы.
Упомянутые выше коллективный договор и коллективное соглашение сейчас используются довольно редко. В советское время этими документами регламентировались взаимоотношения работников и работодателей на крупных предприятиях и в различных ведомствах. Коллективный договор – это правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый представителями работодателя и работников. Цель этого документа заключалась в установлении общих принципов взаимоотношений работника и работодателя в данной организации. Структура и содержание коллективного трудового договора определялись его сторонами. Обычно в нем регламентировались формы и размеры оплаты труда, рабочее время и время отдыха, вопросы улучшения условий охраны труда, различные гарантии и льготы работникам, оздоровление и отдых работников и т.п. Коллективный договор может заключаться как в целом по организации, так и в отношении ее обособленных подразделений. Если в организации сочтут нужным заключить коллективный договор, то процедуру разработки и принятия коллективного трудового договора можно найти в Законе РФ «О коллективных договорах и соглашениях» от 11.03.1992 г. № 2409-1. В качестве образца можно использовать «Макет коллективного трудового договора», утвержденный Минтруда РФ от 06.11.2003 г. Обратите внимание, что заключение коллективного договора является обязательным, только если этого потребовала одна из сторон трудовых отношений. Об этом ясно свидетельствует анализ статьи 36 ТК РФ и статей 6 и 10 Закона № 2409-1. В остальных случаях заключение коллективного трудового договора не является обязательным, что бы по этому поводу не говорили представители проверяющих органов.
Соглашение – правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения и устанавливающий принципы их финансирования из соответствующих бюджетов, заключаемый представителями работников и работодателей на федеральном, межрегиональном, региональном и отраслевом уровнях. В настоящее время коллективные договоры и соглашения почти не используются, поэтому мы не будем их подробно рассматривать. Скажем лишь, что, по нашему мнению, в крупных организациях, особенно производственных, совсем не лишним было бы заключать подобные договоры и соглашения, поскольку они являются основой для локального нормативного регулирования взаимоотношений работника и работодателя и предоставляют им дополнительные гарантии честного и добросовестного сотрудничества.
В отличие от коллективных договоров и соглашений, другие перечисленные нами в начале статьи виды локальных нормативных актов (трудовой договор, должностные инструкции, положения о подразделениях, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, правила и регламенты) используются в компаниях очень широко. Подходить к их составлению формально не стоит. Во многих конфликтных ситуациях именно они помогают однозначно разрешить спор в пользу той или иной стороны. Содержание этих документов должно быть подробным и ясным по смыслу. Кроме того, оно не должно противоречить иным нормативным документам организации.
Правила внутреннего трудового распорядка представляют собой один из важнейших документов, регламентирующих деятельность любой организации. Правила разрабатываются работодателем и обязательны для всех работников организации, в том числе для совместителей, работников, работающих на условиях неполного рабочего дня и нештатных работников. В них устанавливается порядок приема и увольнения работников; основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора; режим работы и время отдыха; применяемые к работникам меры поощрения и взыскания. В правила можно включить также перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем; продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска для этих работников; день выплаты заработной платы и др.
Необходимо следить, чтобы порядок приема и увольнения работников, закрепляемый в правилах, соответствовал нормам ТК, и помнить, что любые «нововведения» возможны только в рамках этих норм и не могут ограничивать права работника, предоставленные ему ТК. Закрепляя в правилах права, обязанности и ответственность сторон, руководствуйтесь положениями статей 21 и 22 ТК РФ. Установите в правилах время начала и окончания рабочего дня, перерыва для отдыха и питания, выходные дни. Укажите категории работников, для которых вводится ненормированный рабочий день, и установите продолжительность предоставляемого им дополнительного оплачиваемого отпуска. Закрепите суммированный учет рабочего времени для тех категорий работников, для которых ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени не может быть соблюдена. Закрепите порядок предоставления и продолжительность отпусков. Разработайте и закрепите детальный комплекс мер поощрения и взыскания работников, включая премирование и депремирование. Обязательно продублируйте нормы о премировании в трудовом или коллективном договоре, что позволит сократить издержки при обложении налогом на прибыль. Таким образом, как легко заметить, детальная регламентация вышеуказанных положений в правилах внутреннего трудового распорядка позволяет запустить отлаженный механизм работы в любой организации.
Штатное расписание – обязательный согласно нормам ТК документ. В нем отражается структура, численность, сетка должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации и сведений о количестве штатных единиц. То есть вся кадровая структура организации закрепляется именно в этом документе. Наименования должностей и специальностей устанавливаются работодателем самостоятельно, однако следует иметь в виду, что некоторые должности и специальности предполагают предоставление льгот или, наоборот, введение неких ограничений. В этом случае рекомендуется указывать их наименование в соответствии с утверждаемыми правительством квалификационными справочниками. Документ подписывается главным бухгалтером и руководителями структурных подразделений, утверждается приказом руководителя. Форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1. Штатное расписание может быть единым по всей организации или составляться для каждого структурного подразделения в отдельности.
Положения о структурных подразделениях регулируют порядок деятельности последних. В положение следует включать наряду с наименованием подразделения и именем руководителя штатный состав подразделения, подробный перечень выполняемых функций, виды и способы их осуществления; вопросы координации с другими подразделениями, порядок и формы отчетности. Положения о структурных подразделениях не являются обязательным документом, однако именно в них закрепляется распределение «ролей» между подразделениями и сотрудниками внутри одной организации. Для того чтобы избежать споров о компетенции и ответственности за выполнение тех или иных функций, эти документы должны составляться продуманно и подробно.
Должностные инструкции до недавнего времени также не являлись обязательными, поскольку их содержание вполне может быть закреплено в трудовом договоре или положении о структурном подразделении. Однако после внесения последних изменений в ТК положение изменилось. Теперь при вступлении в должность вновь принятый работник обязан наравне с трудовым договором подписать и должностную инструкцию. В должностной инструкции устанавливаются: требования к профессиональной подготовке и опыту работы; условия труда; подробный перечень прав и обязанностей работника, выполняющего определенные трудовые функции; способы, методы, сроки и периодичность выполнения работы; ответственность, подотчетность и порядок взаимодействия с другими должностными лицами и структурными подразделениями компании. При подготовке бланка трудового договора с тем или иным работником нужно следить, чтобы перечень трудовых функций, закрепляемых в его трудовом договоре, соответствовал должностной инструкции.
Обратите внимание, что внесение изменений в должностную инструкцию означает изменение прав и обязанностей работника, то есть существенных условий трудового договора, что без письменного согласия работника невозможно. Однако в некоторых случаях, предусмотренных статьей 73 ТК РФ, работодатель имеет право на подобные действия, но и в этом случае трудовая функция работника должна остаться прежней.
В российских компаниях только относительно недавно начали заботиться об охране информации, представляющей коммерческий интерес для конкурентов. Поэтому вопрос о разработке положения о порядке работы со сведениями, составляющими коммерческую тайну, является актуальным для многих организаций. Между тем это весьма важный документ, который позволяет не только защищать конфиденциальную информацию, но и регламентировать порядок работы целого ряда сотрудников организации.
Положение о коммерческой тайне должно регулировать три основные позиции: устанавливать круг сведений, подлежащих охране; порядок охраны; ответственность за несоблюдение режима охраны. В положении должен быть закреплен перечень документов, содержащих коммерческую тайну. При этом нужно помнить, что существует перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну (ст. 5 ФЗ «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ).
В положении нужно закрепить место хранения документов; специальную систему доступа к ним (оформление заявки); требование о регистрации всех работников, которые работали с документами, с указанием даты и цели работы; указать сведения об ответственном должностном лице, контролирующем выполнение этих требований; ввести ответственность за нарушение режима охраны; и наконец, включить требование о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну, в течение установленного срока для увольняющихся работников.