- применения критерия для отнесения объектов к материалам;
- установление производственного и непроизводственного характера приобретенных материалов;
- документального оформления учета материалов (наличие документов, подтверждающих право собственности, инвентарных карточек учета материалов, накладных на получение материалов).
Документальная проверка учета поступающих материалов. При ревизии поступления материалов следует иметь в виду, что первичные документы по поступлении материалов играют важную роль в организации учета материалов, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляется контроль за поступлением товарно-материальных ценностей. Материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших эти материалы за наличный расчет, от списания пришедших в негодность основных средств, из собственного производства.
Ревизор проверяет порядок учета поступающих материалов, в частности, наличие утвержденного плана материального обеспечения, наличие в отделе снабжения ведомостей оперативного учета выполнения договоров поставки или журнала учета поступающих материалов, в которых указываются: регистрационный номер и дата договора; дата записи; наименование поставщика, дата и номер транспортного документа; дата и номер счета; дата приходного ордера или акта о приемке, запроса о розыске груза. Ревизор должен также выявить факты недопоставки и излишней поставки товаров путем сверки фактически поступивших материалов в части ассортимента, количества, цены с данными договоров поставки.
Кроме того, нужно установить соответствие порядка выдачи, составления и использования доверенностей на получение материальных ценностей требованиям нормативных документов. По данным журнала учета доверенностей на получение ценностей выявляются случаи выдачи доверенностей лицам, не работающим в ревизуемой организации, контролируется порядок оформления доверенностей (заполненных полностью или частично, без образцов подписей лиц, на имя которых они выписаны), правила их выдачи (новая доверенность выписывается одному и тому же лицу после представления отчета об использовании ранее полученной доверенности), определяется, нет ли нарушения инструкции о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей.
При ревизии поступлений материалов на склады организации автотранспортом проводится сверка журнала учета поступающих материалов с данными автотранспортных накладных, приходных ордеров и карточек учета материалов. Журнал учета поступающих материалов должен находиться в отделе снабжения, автотранспортные накладные и приходные ордера -в материальном отделе бухгалтерии, карточки учета материалов у кладовщика. На всех первичных документах проверяются подписи, дата, сумма, цена. Обороты материалов по журналу учета поступающих материалов и первичным документам сверяются с оборотами ведомости № 10 «Учет материалов на складе». Если в организации действует пропускная система, то для сверки могут быть взяты данные пропусков, которые, как правило хранятся в материальном отделе бухгалтерии.
Если материалы вывозятся со склада продавца своим автотранспортом, то ревизор обязан провести дополнительно сверку с корешками доверенностей, выданных работникам организации для получения материальных ценностей на складе продавца, или с журналом регистрации доверенностей.
При наличии актов приемки материалов ф. № М-7 вместо приходных ордеров ревизор проводит их экспертизу. Он проверяет полномочия членов приемочной комиссии, поставивших свои подписи в акте. Для этого изучается приказ по основной деятельности о создании приемочной комиссии, в котором зафиксированы фамилии должности ответственных лиц. Далее проверяется работа юридической службы организации по работе с претензиями поставщику, зафиксированными в акте.
При ревизии поступлений материалов на склады организации от подотчетных лиц проверяется сверка журнала учета поступающих материалов с товарными чеками, приходными ордерами и карточками учета материалов. Товарный чек-документ, подтверждающий факт приобретения и стоимость товара, приобретенного подотчетным лицом за наличный расчет. Товарные чеки прилагаются к авансовому отчету подотчетного лицаи хранятся в материальном отделе бухгалтерии организации.
При ревизии поступления на склад материалов собственного изготовления, отходов производства, материалов, оставшихся от ликвидации основных средств, и пр. проводится сверка данных журнала учета поступающих материалов с данными накладных на внутреннее перемещение и карточек учета материалов. Все подобные поступления на склады оформляются однострочными или многострочными накладными на внутреннее перемещение материалов, которые выписываются подразделением-сдатчиком в двух экземплярах, один является основанием для списания материалов с подразделения-сдатчика, другой направляется на склад и используется в качестве приходного документа.
При обнаружении оформления оприходования на склад материальных ценностей требованием-накладной ф.№ М-11 необходимо изучить причины и определить ответственность должностных лиц, допустивших отпуск со склада излишних материалов, сдаваемых теперь на склад.
Ревизор проверяет полноту оприходования на складах организации товарно-материальных ценностей путем исследования актов, составленных на расхождения в количестве и качестве, выявленные при приемке материалов, поступивших без счета поставщика, карточки учета претензий. Каждый случай недопоставки товаров против количества, указанного в сопроводительных документах исследуется с даты возникновения недостачи до времени ее погашения.
2.3. Хранение материалов на складе.
Для хранения материальных ценностей в организациях существует склад. Порядок учета на складах регламентирован Основными положениями по учетуматериалов на предприятиях и стройках, утвержденными письмом Минфина СССР от 30 апреля 1974 г. №103.
В качестве единицы бухгалтерского учета материалов принят номенклатурный номер. Номенклатурный номер присваивается каждому сорту, виду, размеру материала. Возможно присвоение одного номенклатурного номера однородной группе материалов. Для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру ведется карточка учета материалов ф.№ М-1 7.
Она заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом. Записи в карточке осуществляются на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.
Карточки учета материалов бухгалтерия выдает кладовщику под расписку в регистрационном журнале-реестре. Получив их, кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие место хранения материалов (стеллаж, ящик и т.д.) в соответствии с материальными ярлыками, прикрепленными к месту хранения. Карточки располагаются в картотеке в порядке возрастания номенклатурных номеров с разделителями по каждому синтетическому счету, субсчету, группе и подгруппе материальных ценностей.
Иногда разные поставщики оформляют документы в разных единицах либо специфика производства требует списания материала в разных единицах, тогда возникает необходимость учета одного материала в нескольких единицах измерения. Для того чтобы не усложнять учет, ведут карточку в одних единицах, составляют таблицу соответствия: при отпуске материалов в штуках единицы количества будут переводиться в единицы массы и отражаться в карточке в килограммах.
В некоторых ситуациях (когда отдельные партии материалов находятся в процессе технической приемки, лабораторного испытания или в случае отказа от акцепта счета) материалы принимаются на временное ответственное хранение. Такие материалы должны быть своевременно записаны заведующим складом в специальную книгу. Записи в этой книге ведутся с подразделением на «Материалы, ожидающие приемки», «Материалы, находящиеся на временном ответственном хранении», в рамках этих групп -по отдельным партиям материалов. Эти материалы хранятся на складах обособленно и до выяснения результатов приемки не могут расходоваться.
Сырье и материалы учитываются на счете 10 «Материалы». В материальном отделе бухгалтерии ведется ведомость № 10«Ведомость учета материалов на складах».Ведомость № 10 применяется в тех организациях, где количество складов больше пяти. Если складов меньше пяти, то применяется ведомость № 10а. В этих ведомостях выводят остатки материальных ценностей по местам их нахождения. Одновременно в ведомости показывают фактическую себестоимость поступивших и выбывших материальных ценностей.
Фактическое количество материалов, хранящихся на складе, может уменьшиться в связи с естественной убылью. В соответствии с Законом о бухгалтерском учете естественную убыль можно списывать только по факту недостачи материальных ценностей, выявленному в результате инвентаризации. Поэтому основанием для расчета и списания естественной убыли материальных ценностей являются: инвентаризационные описи; сличительные ведомости; расчеты естественной убыли, оформленные бухгалтерской справкой; распоряжения руководителя организации.
Обосновывая списание естественной убыли при хранении и продаже товаров, нужно помнить, что нормы зависят от климатической зоны, условий хранения и др. Их не применяют к товарам, которые принимают и отпускают без взвешивания, списывают по актам как испорченные, бою, лому, а также к штучным товарам.
Ревизия хранения материалов на складе.
Работы по ревизии на данном направлении зависят от того, какого вида проверка проводится.