Учет всех видов ТМЗ ведется на счетах 2 раздела. По каждому счету хозяйствующие субъекты могут открывать необходимое количество субсчетов .
При оценка ТМЗ по себестоимости –в себестоимость ТМЗ включает затраты на приобретение запасов, транспортно – заготовительные расходы связанные с их доставкой к месту хранения и приведения в надлежащее состояние. Оценка ТМЗ по наименьшей себестоимости и чистой себестоимости реализации представляет собой предполагаемую продажную цену в ходе обычной хозяйственной деятельности минус издержки на комплектацию и организацию их продажи.
В соответствии с СБУ № 7 применяют 4 метода оценки ТМЗ.
1. Метод средневзвешенный предполагает что стоимость ТМЗ это средняя стоимость имеющихся в наличии запасов на начало месяца + стоимость поступивших – стоимость выбывших запасов в течении месяца.
2 метод. Метод оценки запасов по ценам первых покупок(ФИФО). Суть этого метода заключается в том, что запасы продаются в том же порядке, что и закупаются. Первый пришел, первый ушел.
3 метод . Метод оценки запасов по ценам последних покупок.(ЛИФО) Суть этого метода заключается в том, что сначала продаются запасы по ценам последних покупок, то есть последний пришел, первый ушел.
4 метод. Метод специфической идентификации. Предполагает расчет себестоимости единиц ТМЗ, которые обычно не являются взаимозаменяемыми товарами, предназначенных для специальных проектов или заказов.. При использовании данного метода предполагается, что известно, какие конкретно единицы ТМЗ проданы (отпущены в производство), а какие остались.
Предприятия могут получать ТМЗ в разных условиях:
- На складе
- На станции железной дороги, на пристани, в аэропорту или в своем складском помещении, где их принимает материально ответственное лицо.
Приемку ТМЗ со склада поставщика осуществляет материально ответственное лицо, предприятия – покупателя (получателя) ТМЗ. На складе поставщика ТМЗ получают в том случае, если поставщик и покупатель находится в одном населенном пункте или когда необходимо проверить качество ТМЗ. Для получения товаров со склада поставщика материально ответственному лицу выдается доверенность. Доверенностью признается письменное уполномочие одного лица для представительства от его имени, выдаваемые им другому лицу.
Доверенность выдается лицам, с которыми заключен договор о материальной ответственности. Срок действия доверенности подписывает руководитель и главный бухгалтер, заверяют печатью. Перечень ТМЗ подлежащих получению со склада поставщика записывается на обратной стороне доверенности. В случае, когда ТМЗ подлежит получению с одного склада, но по нескольким накладным, доверитель может выдать поверенному лицу одну доверенность, но в ней должны быть указаны номера и даты всех накладных. Если товары подлежат получению доверенным лицом на нескольких складах, то ему выдают отдельные доверенности для предъявления на каждом складе. Материально ответственное лицо, получившее доверенность, на следующий день после каждого получения ТМЗ независимо от того, получены ли они по доверенности полностью или по частям, предъявляет документы в бухгалтерию о выполнении поручений о сдаче ТМЗ на склад. Неиспользованные доверенности возвращают доверителю по истечению срока на следующий день, они хранятся до конца отчетного периода у лица ответственного за их выдачу и регистрацию, потом аннулируются.
Поставщиком при отпуске ТМЗ частями на каждый частичный отпуск составляется накладная в трех экземплярах с указанием в ней номера доверенности и даты выдачи. При этом один экземпляр накладной передают получателю ТМЗ, второй – прикладывают к оставшейся у отправителя доверенности, его используют для контроля над дальнейшим отпуском ТМЗ, третий – передают в бухгалтерию. Отпуск ТМЗ отправителя по доверенности не рекомендуется производить в случаях:
1. Предъявления доверенности с незаполненным реквизитом или же поправками.
2. Отсутствия документа удостоверяющего личность получателя
3. Окончания срока на который была выдана доверенность
4. Получения сообщения от субъекта, выдавшего доверенность об ее анулированности
5. Прекращение деятельности субъекта от имени которого выдана доверенность
Предприятия могут производить закуп у населения. В этом случае материально ответственное лицо покупателя, осуществляющего закуп должно составить закупочный акт указав в нем ФИО, РНН продавца.
Основными документами служащими основанием для оприходования ТМЗ.
1. Счет фактура – в ней указаны его порядковый номер и дата доставки, наименования адрес и РНН поставщика и покупателя ТМЗ, номер свидетельства о поставки на учет по налогу на НДС, наименование поставщика ТМЗ их количество стоимостью без НДС, сумма акциза по подакцизным ТМЗ, ставка на НДС, стоимость ТМЗ с НДС.
2. Товарно – транспортная накладная
3. Накладная и документы, выписанные материально ответственным лицом, принявшим товар.
4. Акт о приемке ТМЗ – составляется при приемке материалов поступающих без документов.
5. Акт о недостачах и потерях ТМЗ в процессе заготовления хранения в производстве – является основанием для списания с подразделений, ответственных за сохранение запасов и возмещений стоимости за счет виновных лиц.
6. Акт о потерях материалов в пределах норм естественной убыли – служит приложением к приходному ордеру при оформлении приемке запасов
7. Акт о порче, ломе материалов – применяют при учете запасов после уценки или списанию впоследствии допущенной на предприятии боя, порчи
8. Акт о потерях материалов в пределах естественной убыли. При поступлении на склады субъекта, от поставщиков ТМЗ на которую установлена нормы естественной убыли.
Материалы со складов предприятия отпускаются в цеха для изготовления ПРУ, а также на сторону для переработки и реализации. Расход материалов оформляется:
1.Лимитно-заборная карта (Применяется для оформления отпуска запасов , систематически потребляемых при изготовлении ПРУ, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска запасов на производственные нужды, является оправдательным документом для списания материальных запасов с МОЛ со склада)
2. Акт- требование на замену (дополнительный отпуск) материала. применяется для учета отпуска запасов сверх установленных лимитов или при их замене; является основанием для списания запасов со склада. Акт- требование на замену (дополнительный отпуск) материала сдают после выдачи всего количества требуемых запасов.
3. Накладная- требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов. Предназначается для учета движения запасов внутри субъекта и их отпуска хозяйствам своего предприятия, расположенного за пределами его территории, а также сторонним организациям.
4. Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий, сооружений составляется при оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий, сооружений, пригодных для использования в производстве.
Учет материальных запасов на складах может осуществляется материально ответственным лицом либо с их согласия учетчиками (операторами) как ручным способом так и с применением персонального компьютера. При ручном способе учета материалов на складах на каждый номер запаса открывается отдельная карточка, которая передается из бухгалтерии на склад в полу заполненном виде в полученных карточках кладовщик заполняет реквизиты характеризующие места хранения материалов. Записи производят на основании документов. Бухгалтерия в установленные сроки осуществляет непосредственно на складах проверки правильных записей вывода остатков в карточках. Приемку документов оформляющих движение материальных запасов бухгалтер производит на складе на основании «реестра приемки передачи документов». О выявленных недостачах и нарушениях в работе материально ответственного лица, а также о результатах выборочных проверок работник бухгалтерии должен информировать главного бухгалтера.
Таким образом, функции заведующего складом по учету ТМЗ сводятся к ведению карточек, участию в соответствии реестров сдачи документов и записей остатков в книгу складского учета.
Поступивши от материально ответственных лиц со склада документы передают на обработку предварительного укомплектовав их в пачки и имевшие сопроводительные ярлыки. Дальше документы группируются по установленным на предприятии учетным группам в накопительной ведомости, в этой ведомости по каждой группе материалов указывается в сумме остаток на начало месяца из прошлой ведомости, приход и расход материалов за месяц и находят остаток на начало отчетного периода. Накопительная ведомость используется для сверки данных бухгалтерского и складского учета, который ведется в карточках учета ТМЗ и книги остатков материалов. В конце месяца книга передается из бухгалтерии на склад, где кладовщик проставляет в ней остатки ТМЗ на конец отчетного месяца, заверяя их своей подписью. В целях осуществления материального контроля за сохранностью ТМЗ бухгалтерией должны проводится контрольно выборочные проверки, а также не менее важная задача организовывать контроль за использованием материалов в производстве. На основании данных текущего учета цеха должны представить в бухгалтерию рапорты и отчеты об использовании в производстве и об отклоненных от норм с указанием причин экономии или перерасхода. Движение материалов на счетах бухгалтерского учета отражается следующими бухгалтерскими записями.
Инвентаризация товарно – материальных ценностей (ТМЦ) – один из приемов контроля обеспечивающий сохранность собственности, качественное состояние ценностей, ведение их складского и бухгалтерского учета. Ее проводят все предприятия и организации независимо от форм собственности, вида деятельности и режима работы. Инвентаризационная комиссия составляет «инвентаризационную опись ТМЦ». До начальной инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц берется расписка, которая включена в заголовочную часть формы. ТМЦ заносятся в инвентаризационные описи по каждому отдельному наименованию с указанием номенклатурного номера, вида, группы, артикула, сорта, количества. При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включать их в инвентаризационную опись. После оформления в установленном порядке опись передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости. ТМЦ, поступающая во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. ТМЦ, принадлежащие другим предприятиям и находящиеся на ответственном хранении, инвентаризируется одновременно с собственными ТМЦ.