5. Автоматизация учета расчетов с поставщиками и подрядчиками в ЗАО «АМКК»
Автоматизированная система учета расчетов, в условиях быстротечного прогресса, используется уже на всех предприятиях и ЗАО «АМКК» не исключение. Использование программы 1С: Бухгалтерия упрощает и ускоряет обработку, создание документов в несколько раз.
Настройка плана счетов
Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» предназначен для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками,
за полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, а также по доставке или переработке материальных ценностей.
Сюда относят расчетные документы, которые акцептованы и подлежат оплате через банк; товарно-материальные ценности, работы и услуги. Расчетные документы от поставщиков или подрядчиков, которые не поступили (так называемые неотфактурированные поставки), излишки товарно-материальных ценностей, выявленные при их приемке, полученные услуги по перевозкам, в том числе расчеты по недоборам и переборам тарифа (фрахта), а также расчеты за все виды услуг связи и др.
В рабочем плане счетов к счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» открыты субсчета:
Субсчет 60.1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)» – предназначенные для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками, производимых в валюте РФ.
Субсчет 60.2 «Расчеты по авансам выданным (в рублях)» - предназначенные для обобщения информации об авансах, выданных поставщикам и подрядчикам в валюте РФ.
Субсчет 60.3 «Векселя выданные» - созданный для обобщения информации о векселях, выданных поставщикам материальных ценностей и подрядчикам.
Субсчет 60.11 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в валюте)» - предназначенный для обобщения информации о расчетах с поставщиками материальных ценностей и подрядчиками, производимых в иностранной валюте.
Субсчет 60.22 «Расчеты по авансам выданным (в валюте)» - открытый для обобщения информации об авансах, выданных поставщикам и подрядчикам в иностранной валюте.
Счет объявлен активно-пассивным, в то время как его отдельные субсчета объявлены или активными, или пассивными.
Активными являются субсчета, предназначенные для учета выданных авансов (в рублях и валюте), остальные субсчета – пассивные. Для субсчетов 60.11 и 60.22, предназначенных для учета расчетов в иностранной валюте, установлен признак валютного учета.
Организация аналитического учета
Аналитический учет ведется в разрезе двух видов субконто – «Контрагенты» и «Договоры». Значениями субконто «Контрагенты» являются элементы справочника «Контрагенты», значениями субконто «Договоры» являются элементы справочника «Договоры (счета)». Справочник «Договоры (счета)» подчинен справочнику «Контрагенты». Из этого следует, что при вводе проводок, прежде чем ввести значение субконто «Договоры», сначала будет запрашиваться контрагент, и только после выбора контрагента из списка договоров по данному контрагенту можно выбрать требуемое значение из справочника «Договоры».
Справочник «Контрагенты»
Справочник «Контрагенты» является многоуровневым и допускает произвольные группировки контрагентов до трех уровней вложенности. За счет создания групп, с одной стороны, можно облегчить процесс поиска нужного контрагента при выборе его из справочника, с другой стороны, многоуровневая организация справочника позволяет получать аналитические отчеты, как в разрезе отдельных контрагентов, так и в разрезе их групп. В форме списка справочника имеются кнопки «Договоры» и «Расчетные счета», которые предназначены для открытия соответствующих справочников, подчиненных выбранному контрагенту.
Для ввода и редактирования сведений о контрагенте предусмотрена форма диалога элемента справочника. Форма содержит закладки.
Закладка «Общие» содержит реквизит, значение которого определяет тип контрагента – «Физическое лицо»; «Дочернее общество»; «Зависимое общество»; «Прочая организация».
В зависимости от выбора того или иного варианта происходит трансформация формы диалога. Под прочей организацией в типовой конфигурации понимаются любые предприятия, организации и учреждения (в том числе не являющиеся резидентами РФ), с которым организация вступает в различные деловые отношения.
Под физическим лицом понимаются любые физические лица, в том числе предприниматели без образования юридического лица, с которыми организация вступает в различные гражданско-правовые отношения. Физические лица могут выступать в качестве поставщиков материально-производственных запасов или покупателей товаров, продукции, работ, услуг. Физических лиц, с которыми организация устанавливает трудовые отношения, в справочник «Контрагенты» заносить не следует, для них предназначен специальный справочник – «Сотрудники». Значение типа контрагента «Дочернее общество» или «Зависимое общество» выбирается в том случае, если с данным контрагентом ведется расчет в рамках группы взаимосвязанных организаций. При выборе типа контрагента «Прочая организация», «Дочернее общество», или «Зависимое общество» форма диалога будет иметь две закладки «Общие» и «Расчетные счета». При выборе варианта «Физическое лицо» в форме появится еще одна закладка «Паспортные данные». Кроме того, сделанный выбор влияет и на реквизитный состав диалоговой формы. Если контрагент имеет тип «Организация», то при вводе в справочник нового контрагента ему автоматически присваивается внутренний учетный код и предлагается заполнить следующие основные сведения – короткое наименование (расположено перед полем «код») и полное наименование, почтовый и юридический адрес, телефоны и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). Реквизит «Основной договор» устанавливается выбором элемента из справочника «Договоры», подчиненного данному контрагенту. Основной договор используется для подстановки в документы основания для расчетов, заданного по умолчанию. Этот реквизит можно заполнять только после записи нового элемента. Если в качестве типа контрагента установлено значение «Физическое лицо», то при вводе в справочник нового контрагента ему также автоматически присваивается внутренний учетный код и предлагается заполнить следующие основные сведения: название, фамилию, имя и отчество полностью, адрес, почтовый адрес, телефоны и ИНН.
В реквизите «Название» (перед реквизитом «код») следует ввести фамилию и инициалы физического лица. Фамилия, имя и отчество полностью указываются в реквизите «Ф.И.О.». В реквизитах «Адрес», «Почтовый адрес» и «Телефоны» указывается адрес физического лица по месту регистрации, по фактическому местожительству и контактные телефоны. Для физических лиц, являющихся предпринимателями без образования юридического лица, в реквизите «ИНН» указывается идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный налоговыми органами. Прежде чем вводить реквизит «Основной договор» на закладке «Общие», а также заполнять дополнительную информацию о контрагенте, размещенную на закладках «Расчетные счета» и «Паспортные данные», нужно предварительно записать нового контрагента в справочник, используя кнопку «Записать». Это связано с тем, что из формы диалога справочника «Контрагенты» будут заполняться подчиненные справочники «Договоры» (на закладке «Общие») и «Расчетные счета» (на закладке «Расчетные счета».
Закладка «Расчетные счета» служит для ввода и редактирования информации о банковских счетах контрагента. Эта информация сохраняется не на справочнике «Контрагенты», а в справочнике «Расчетные счета», который подчинен справочнику «Контрагенты». На закладке расположено окно для отображения списка расчетных счетов контрагента, а также ряд управляющих кнопок.
Кнопка «Добавить» открывает пустой диалог «Сведения о расчетном счете для ввода информации о новом счете.
Кнопка «Изменить» открывает для редактирования заполненный диалог с информацией о расчетном счете, выбранном в списке.
Кнопка «Удалить» независимо от установки режима удаления в параметрах системы (пункт «Параметры» меню «Сервис» главного меню программы), удаляет счет из списка счетов закладки «Расчетные счета», а только помечает на удаление этот счет в справочнике «Расчетные счета».
Для отмены пометки на удаление расчетного счета следует открыть справочник «Расчетные счета» и в форме списка снять отметку на удаление.
Закладка «Паспортные данные» присутствует в диалоге тогда, когда выбран вид контрагента «Физическое лицо». В соответсвующие поля закладки вводятся данные о номере и серии, дате и месте выдачи паспорта.
Справочник «Договоры»
Данный справочник предназначен для хранения документов-оснований (договоров, актов, счетов, накладных и т.д.) для расчетов с контрагентами и обычно используется для ведения дополнительного аналитического учета на тех же счетах, на которых ведется аналитический учет по субконто вида «Контрагенты».
Справочник «Договоры» является подчиненным справочнику «Контрагенты». Это значит, что каждое значение этого справочника относится к конкретному элементу справочника «Контрагенты».
Список документов-оснований в данной конфигурации может иметь двухуровневую структуру, т.е. в справочнике можно создавать группы элементов. Например, группа может соответствовать некоторому договору, а ее элементы – этапам договора, расчетным документам, накладным, актам и т.п. Для заполнения справочника «Договоры» следует открыть справочник «Контрагенты», выбрать нужного контрагента, а затем нажать кнопку «Договоры», которая расположена в нижней части формы ввода элемента справочника.