- мемориальный ордер № 4 (накопительная ведомостей по расчётам чеками из лимитированных книжек) – форма № 323;
- мемориальный ордер № 5 (свод расчётных ведомостей по заработной плате и стипендиям) – форма № 405;
- мемориальный ордер № 6 (накопительная ведомость по расчётам с прочими дебиторами и кредиторами) – форма № 408;
- мемориальный ордер № 8 (накопительная ведомость по расчётам с подотчётными лицами) – форма № 386;
- мемориальный ордер № 9 (накопительная ведомость по выбытию и перемещению основных средств) – форма № 438;
- мемориальный ордер № 10 (накопительная ведомость по выбытию и перемещению малоценных предметов) – форма № 438;
- мемориальный ордер № 11 (свод накопительных ведомостей по приходу продуктов питания) – форма № 398;
- мемориальный ордер № 12 (свод накопительных ведомостей по расходу продуктов питания) – форма № 411;
- мемориальный ордер № 13 (накопительная ведомость по расходу материалов) – форма № 396;
- мемориальный ордер № 14 (накопительная ведомость по доходам, прибылям (убыткам) – форма № 409;
- мемориальный ордер № 15 (свод ведомостей по расчётам с родителями за содержание детей в детских учреждениях) – форма № 406.
Согласно Инструкции № 107н по остальным операциям и по операциям «сторно» составляются отдельные мемориальные ордера по форме № 274, которые нумеруется за каждый месяц, начиная с № 16. На практике для учёта прочих операций из месяц в месяц используется один и тот же мемориальный ордер № 16.
Записи в мемориальные ордера осуществляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня (по получении первичного учётного документа) как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция субсчетов в мемориальном ордере записывается в зависимости от характера операций по дебету одного субсчёта и кредиту другого субсчёта или дебету одного субсчёта и кредиту нескольких субсчётов (кредиту одного субсчёта и дебету нескольких субсчетов).
Для отражения фактических расходов по кодам экономической классификации расходов бюджетов Российской Федерации применяется расшифровка к мемориальному ордеру – форма № 803.
Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером или его заместителем и исполнителем, а при централизации учёта, кроме того, и руководителем группы учёта.
Книга «Журнал – Главная» (форма № 308) открывается записями сумм остатков на начало года в соответствии с заключительным балансом за истекший год; учёт в ней ведётся по субсчетам, определённым Планом счетов для ведения операций по бюджетным средствам и средствам, полученным за счёт внебюджетных источников.
Для обеспечения раздельного учёта операций по бюджетным средствам и средствам, полученным за счёт внебюджетных источников (материальных ценностей, средств в расчётах и др.), субсчёту присваивается отличительный признак в виде номера:
1 - по бюджетным средствам;
2 – по средствам, полученным за счёт внебюджетных источников, по предпринимательской деятельности;
3 – по целевым средствам и безвозмездным поступлением.
Записи в книгу «Журнал – Главная» заносятся по мере составления мемориальных ордеров, а при составлении мемориальных ордеров - накопительных ведомостей – один раз в месяц. Сумма мемориального ордера записываются сначала в графу «Сумма по ордеру», а затем в дебет и кредит соответствующих субсчётов. Сумма оборотов за месяц по всем субсчетам как по дебету, так и по кредиту должна быть равна итогу графы «Сумма по ордеру».
Второй строкой после оборотов за месяц выводится на начало следующего месяца по каждому субсчёту.
По истечении каждого отчётного месяца все мемориальные ордера – накопительные ведомости вместе с относящимися к ним документам должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за два-три месяца и более в одну папку. На обложке указываются: наименование учреждения; название и порядковый номер папки, дела; отчётный период – год и месяц; начальный и последний номера мемориальных ордеров; количество листов в деле.
Первичные учётные документы брошюруется в бухгалтерии по участкам учёта в хронологическом порядке, по номерам пачек за месяц. Выходные формы документов хранятся отдельно по каждому разделу учёта и соответствующему субсчёту.
Первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта, бухгалтерские отчёты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. Ответственность за организацию хранения первичность учётных документов, регистров бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности несёт руководитель учреждения.
Учреждения обязаны хранить первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта и бухгалтерскую отчётность в течении сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. По истечении сроков хранения дела в установленном порядке сдаются в соответствующий государственный архив. Документы, удостоверяющие сдачу дел в архив, хранятся постоянно в бухгалтерии.
Изъятие первичных учётных документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании постановлений в соответствии с действующим законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу учреждения. С разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, соответствующие должностные лица учреждения могут снять с них копии с указанием основания и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждений могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).
В случае пропажи или уничтожения первичных учётных документов руководитель учреждения приказом назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или уничтожения. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны Государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем учреждения. Копия акта направляется в вышестоящую организацию.
Учреждения обязаны составлять и представлять бухгалтерскую периодическую и годовую отчётность в порядке, установленном Минфином России. Бухгалтерская отчётность учреждения должна включать показатели деятельности филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений. Учреждения представляет месячную, квартальную и годовую бухгалтерскую отчётность вышестоящей организации в установленные сроки. Учреждения, финансируемые из федерального бюджета, месячную отчётность представляют только органу федерального казначейства Минфина России. Квартальные и годовые отчёты учреждений, финансируемых из федерального бюджета, перед представлением вышестоящей организации согласуются с органом федерального казначейства Минфина России, в котором открыты их лицевые счета, на соответствие объёмов финансирования, остатков финансирования и кассовых расходов в разрезе кодов экономической классификации расходов бюджетов Российской Федерации.
День представления учреждением бухгалтерской отчётности определяется по дате её почтового отправления или дате фактической передачи по принадлежности. Если дата представления бухгалтерской отчётности приходится на нерабочий (выходной) день, то сроком представления отчётности считается первый, следующий за ним рабочий день.
Бухгалтерская отчётность, содержащие показатели, отнесённые по действующему законодательству к государственной тайне, представляется с учётом требований этого законодательства.
Главные распорядители представляют сводную месячную, квартальную и годовую бухгалтерскую отчётность об исполнении смет доходов и расходов учреждений, находящихся в их ведении, соответственно Минфину России и органом, исполняющим бюджеты субъекты РФ и местные бюджеты, в установленные ими сроки.
Сводная бухгалтерская отчётность подписывается руководителем и главным бухгалтером главного распорядителя, ответственность которых определяется в соответствии с действующим законодательством.
Автоматизация бухгалтерская учёта основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки документации по всем разделам учёта с составлением баланса в соответствии с планом счетов и типовыми проектными решениями по комплексной автоматизации бухгалтерского учёта. В условиях комплексной автоматизации бухгалтерского учёта исполнения сметы доходов и расходов учреждения данные синтетического и аналитического учёта формируются в базах данных используемого программного комплекса и ежемесячно выводятся на бумажные носители - выходные формы документов (мемориальные ордера, карточки, Главная книга, ведомости, отчёт и т.п.). При этом содержание показателей в выходных формах документов должно соответствовать требованиям, предусмотренным для регистров бухгалтерского учёта.
При обнаружении в выходных формах документов ошибок бухгалтерия осуществляет диагностику ошибочных данных, внесение исправлений в соответствующие базы данных и получение выходных форм документов с учётом исправлений. Внесение исправлений осуществляется на дату обнаружения ошибочных данных путём обязательного оформления изменённых документов, сторнирующих проводок. Без оформления документального подтверждения любые исправления непосредственно в электронных базах данных не допускаются.