2.3. Ревизия денежных средств в кассе.
Важный организационный момент в кассовом учете - ревизия кассы и контроль кассовой дисциплины. Ревизия кассы производится как работниками учреждения (внутренняя ревизия), так и органами финансового контроля (внешняя ревизия).
Организация внутренних ревизий кассы в учреждении определена п. 37 Порядка ведения кассовых операций: в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.
Ревизия кассы должна проводиться не реже одного раза в месяц. Для этого приказом руководителя назначается комиссия. Результаты ревизии оформляются актом. Таким образом, внутренние ревизии кассы направлены в первую очередь на проверку сохранности денежных средств и ценностей, находящихся в кассе.
Цель проверки кассовых операций органами финансового контроля - установление соответствия применяемой в организации методики бухгалтерского учета нормативным документам. В круг вопросов внешней проверки входят:
1. Полнота и своевременность отражения в бухгалтерском учете операций с денежными средствами при соблюдении требований законодательства РФ.
2. Сохранность денежных средств и иных ценностей, находящихся в кассе. Организация транспортировки денежных средств в бюджетном учреждении.
3. Целевое использование денежных средств.
4. Правильность документального оформления кассовых операций в соответствии с установленными правилами.
5. Соблюдение лимита кассы.
6. Своевременность проведения ревизий кассы. Отражение результатов ревизии на счетах бухгалтерского учета.
В ходе проверки кассовых операций рассматриваются:
- полнота оприходования денежных средств, полученных с лицевых счетов, открытых в отделении Федерального казначейства. Поступления проверяются путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, выписках банка, приходных кассовых ордерах;
- полнота сдачи денежных средств на счета учреждения. Сопоставляются данные расходных кассовых ордеров, объявлений на взнос наличных денег, выписок банка;
- юридическая обоснованность выдачи денежных средств из кассы. Проверяется наличие приказов и распоряжений (о командировках, о назначении лиц, ответственных за получение денежных средств, о наделении полномочиями на право подписи кассовых документов и т.д.), доверенностей, заявлений на выдачу денежных средств под отчет;
- соблюдение установленных предельных сумм расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. Предельный размер установлен Указанием ЦБ РФ от 14.11.2001 N 1050-у. Для выявления фактов превышения предельного размера денежных средств проверяют Кассовую книгу, Журнал регистрации кассовых документов, обороты по счетам "Расчеты с подотчетными лицами", "Расчеты с дебиторами и кредиторами";
- соблюдение установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе предприятия. Проверка производится по Кассовой книге без учета трехдневного срока выдачи заработной платы;
- ведение Кассовой книги, Журнала регистрации кассовых документов, оформление приходных и расходных кассовых документов. Проверяется соответствие применяемых форм первичных документов по учету кассовых операций унифицированным формам, полнота и правильность заполнения реквизитов в документах. Также проверке подлежит соответствие записей в приходных и расходных кассовых документах записям в Кассовой книге. При ведении учета вручную производится проверка арифметических подсчетов оборотов и остатков.
В соответствии с приказом Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 года № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.
При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты я др.). Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные в обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально-ответственным лицам.
В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. Акт инвентаризации составляется в 2-х экземплярах: один остается в делах бухгалтерии, другой – у кассира.
Отдельные проверки кассовых операций и наличия денежных средств могут производится:
1) учредителями предприятий, вышестоящими организациями (в случае их наличия), а также аудиторами (аудиторскими фирмами) в соответствии с заключенными договорами. При производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях они производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины;
2) учреждениями банков, которые обязаны систематически проверять соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций;
3) в бюджетных организациях — соответствующими финансовыми органами;
4) органами внутренних дел в пределах своей компетенции — проверки технической укрепленности касс и кассовых пунктов, обеспечения условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.
Руководителем назначается инвентаризационная комиссия, в состав которой входят не менее трех человек. Из них назначается председатель инвентаризационной комиссии. Председателю комиссии за два часа до начала инвентаризации выдается распоряжение, которое подписывается руководителем и главным бухгалтером.
Кассир составляет отчет, представитель комиссии проверяет его и определяет остаток на конец. Свою работу комиссия оформляет актом инвентаризации. В акте указывается фактическое наличие денежных средств (сколько должно быт по данным бухгалтерского учета). В случае выявления недостачи или излишков, кассир должен дать письменное объяснение.
По окончанию работы руководитель утверждает акт инвентаризации, а бухгалтер поставляет в нем проводку.
Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации:
Дебет сч. 50 «Касса»
Кредит сч. 91 «Прочие доходы и расходы».
Недостача денег в кассе взыскивается с материально ответственного лица (кассира) и отражается записями:
Дебет сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кредит сч. 50 «Касса» (50.1, 50.2, 50.З) — в сумме недостачи согласно акту инвентаризации;
Кредит сч 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — в сумме, предъявленной к возмещению кассиру, согласно приказу руководителя организации.
При внесение в кассу недостачи составляется запись:
Дебет сч. 50 « Касса »
Кредит сч. 73 « Расчеты с персоналом по прочим операциям »
Если во взыскании с виновных лиц отказано судом или они не найдены, убытки списываются в прочие расходы:
Дебет сч. 91 «Прочие доходы и расходы»
Кредит сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Заключение.
Все предприятия вне зависимости от формы собственности обязаны хранить свои денежные средства в учреждениях банков. Для текущих расчетов каждая организация может постоянно иметь наличные средства на своей территории. Для этого руководитель предприятия организует кассу.
Для ведения кассовых операций в штате предприятия предусматривается должность кассира.
Денежные средства предприятий находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов, на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и открытых особых счетах, в чековых книжках. Их приумножение, правильное использование, контроль за сохранностью - важнейшая задача бухгалтерии. От успешности ее решения во многом зависит платежеспособность предприятия, своевременность выплаты заработной платы его персоналу, расчетов с заказчиками, платежей в бюджет.
Согласно действующему законодательству предприятия вправе иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями предприятия. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно по всем предприятиям имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.
Все кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации, которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с Центральным Банком и Министерством Финансов РФ.
Кассовые операции проводятся в следующем порядке:
1. оформление первичных документов по приходу и расходу;
2. регистрация первичных документов в журнале регистрации;
3. записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах),
ежедневное подведение остатка по кассовой книге;
4. сдача в бухгалтерию (бухгалтеру) отчета кассира (2-й экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.
Движение наличных денежных средств учитывается на активном счете 50 «Касса».
Список используемой литературы.
1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть I и II.
3. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия и инструкция по его применению.