Все кассовые документы регистрируются в "журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров" (ф. КО-3).
Деньги из кассы выдают также на основании платежных ведомостей при выплате заработной платы. Расходный кассовый ордер оформляют на фактически выданную сумму заработной платы. Против фамилии лиц, не получивших заработную плату делают отметку "депонировано". На титульном листе платежной ведомости делают надпись о фактически выплаченной сумме, а также о сумме подлежащей депонированию.
Аналитический учет кассовых операций.
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге по форме КО-4. Записи в кассовой книге производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу.
Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.
Записи в кассовой книге ведутся в 2 экземплярах. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.
Оформленный отчет кассира подлежит проверке бухгалтерами. Она заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных документов, соответствия записей в отчете данным приложенных к ним документов, подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Должны быть сверены и суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка по расчетному и другим счетам. После проверки кассового отчета в специальной его графе проставляют номера корреспондирующих счетов.
Регистром бухгалтерского учета, в котором отражают кассовые операции, является журнал-ордер №1. Он используется для ведения кредитовых оборотов счета №50. В ведомости 1-а ведутся дебетовые обороты счета 50. Остаток средств в кассе показывают в ведомости на начало и конец каждого месяца.
После сверки и разноски итогов журнала-ордера №1 в Главную книгу об этом делают соответствующую отметку; журнал-ордер подписывают исполнители, т.е. лица, заполнявшие регистр, производившие сверку и разноску в Главную книгу, а также главный бухгалтер.
Синтетический учет кассовых операций
ООО "Строительная компания "Исток Сервис" учитывает денежные средства находящиеся в кассе на счете №50 "касса".
По дебету счета 50 предприятие отражает поступление денежных средств в кассу предприятия, в зависимости от кого было поступление, имеется следующая корреспонденция.
Дт Кт
50 51 Поступление денег с расчетного счета в кассу предприятия.
50 76 В кассу переданы деньги от разных дебиторов и кредиторов.
50 62 Получены в кассу денежные средства от покупателей
50 71 Поступили деньги от подотчетных лиц.
50 90 Поступила выручка от продаж.
50 73 Получены в кассу денежные средства в погашение займов, возмещение материального ущерба и прочие поступления от персонала.
По кредиту счета отражается расход наличных денег. В зависимости от того, на какие цели выданы или израсходованы деньги, имеется следующая корреспонденция:
Дт Кт
51 50 Сданы деньги в банк на расчетный счет.
60 50 Из кассы выданы деньги поставщикам или подрядчикам.
71 50 Выданы деньги в подотчет.
76 50 Выплачены суммы разным дебиторам и кредиторам.
26 50 Оплачены из кассы мелкие общехозяйственные расходы.
ООО "СК "Исток Сервис" за 1 квартал 2008 года провела следующие хозяйственные операции, которые бухгалтерия отразила в журнале-ордере №1 за 1 квартал 2008 года.
Сделаны следующие проводки
Дата Дт Кт
30.01 20 70 - 70000 руб. (начислена заработная плата рабочим предприятия)
30.01 70 68 - 9100 руб. (удержан НДФЛ 13%)
30.01 20 69 - 1400 руб. (начислен ЕСН в ТФ ОМС 2%)
30.01 20 69 - 770 руб. (начислен ЕСН в ФФ ОМС 1,1%)
30.01 20 69 - 4200 руб. (начислен ЕСН в ФБ ОПФР 6%)
30.01 20 69 - 6440 руб. (начислены страховые взносы в ОПФР страховой части трудовой пенсии, рабочим рожденным 1966 г. и ранее, 14%)
30.01 20 69 - 1920 руб. (начислены страховые взносы в ОПФР страховой части трудовой пенсии, рабочим рожденным в 1967 г. и позже, 8%)
30.01 20 69 - 1440 руб. (начислены страховые взносы в ОПФР накопительной части трудовой пенсии, рабочим рожденным в 1967 г. и позже, 6%)
30.01 20 69 - 2030 руб. (начислен ЕСН в ФСС 2,9%)
30.01 69 51 - 18200 руб. (уплачен ЕСН)
30.01 68 51 - 9100 руб. (уплачен НДФЛ)
30.01 50 51 - 60900 руб. (перечислены денежные средства в кассу предприятия для выдачи заработной платы)
30.01 70 50 - 60900 руб. (выдана заработная плата рабочим предприятия)
22.02 50 51 - 16000 руб. (перечислены денежные средства в кассу предприятия, для выдачи подотчет)
22.02 71 50 - 16000 руб. (выданы деньги подотчетному лицу, для покупки хоз. инвентаря)
22.02 60 71 - 16000 руб. (куплен хоз.инвентарь)
27.02 20 70 - 70000 руб. (начислена заработная плата рабочим предприятия)
27.02 70 68 - 9100 руб. (удержан НДФЛ 13%)
27.02 20 69 - 1400 руб. (начислен ЕСН в ТФ ОМС 2%)
27.02 20 69 - 770 руб. (начислен ЕСН в ФФ ОМС 1,1%)
27.02 20 69 - 4200 руб. (начислен ЕСН в ФБ ОПФР 6%)
27.02 20 69 - 6440 руб. (начислены страховые взносы в ОПФР страховой части трудовой пенсии, рабочим рожденным 1966 г. и ранее, 14%)
27.02 20 69 - 1920 руб. (начислены страховые взносы в ОПФР страховой части трудовой пенсии, рабочим рожденным в 1967 г. и позже, 8%)
30.01 20 69 - 1440 руб. (начислены страховые взносы в ОПФР накопительной части трудовой пенсии, рабочим рожденным в 1967 г. и позже, 6%)
27.02 20 69 - 2030 руб. (начислен ЕСН в ФСС 2,9%)
27.02 69 51 - 18200 руб. (уплачен ЕСН)
27.02 68 51 - 9100 руб. (уплачен НДФЛ)
27.02 50 51 - 60900 руб. (перечислены денежные средства в кассу предприятия для выдачи заработной платы)
27.02 70 50 - 60900 руб. (выдана заработная плата рабочим предприятия)
06.03. 71 50 – 28338 руб. (выданы денежные средства подотчет)
27.03 20 70 - 130000 руб. (начислена заработная плата рабочим предприятия)
27.03 70 68 - 16900 руб. (удержан НДФЛ 13%)
27.03 20 69 - 2600 руб. (начислен ЕСН в ТФ ОМС 2%)
27.03 20 69 - 1430 руб. (начислен ЕСН в ФФ ОМС 1,1%)
27.03 20 69 - 7800 руб. (начислен ЕСН в ФБ ОПФР 6%)
27.03 20 69 - 9940 руб. (начислены страховые взносы в ОПФР страховой части трудовой пенсии, рабочим рожденным 1966 г. и ранее, 14%)
27.03 20 69 - 4720 руб. (начислены страховые взносы в ОПФР страховой части трудовой пенсии, рабочим рожденным в 1967 г. и позже, 8%)
27.03 20 69 - 3540 руб. (начислены страховые взносы в ОПФР накопительной части трудовой пенсии, рабочим рожденным в 1967 г. и позже, 6%)
27.03 20 69 - 3770 руб. (начислен ЕСН в ФСС 2,9%)
27.03 69 51 - 33800 руб. (уплачен ЕСН)
27.03 68 51 - 16900 руб. (уплачен НДФЛ)
27.03 50 51 - 113100 руб. (перечислены денежные средства в кассу предприятия для выдачи заработной платы)
27.03 70 50 - 113100 руб. (выдана заработная плата работникам предприятия)
2.2 Учет операций по расчетному счету
Для выполнения безналичных расчетов у компании ООО "СК "Исток Сервис" открыт обязательный расчетный счет в КБ ЗАО "Балткредобанк". Основная форма расчетов – с помощью платежных поручений.
Документальное оформление.
Регистром бухгалтерского учета, в котором отражаются операции по расчетному счету при журнально-ордерной системе учета, является журнал-ордер №2. В журнале-ордере отражаются кредитовые обороты, а в ведомости 2-а дебетовые.
Оборот по кредиту счета из журнала- ордера заносят в Главную книгу по счету №51 общей суммой в графу "оборот по кредиту". Одновременно все суммы, составившие этот оборот, записывают в дебет соответствующих корреспондирующих счетов в Главной книге в раздел "обороты по дебету" в графу "с кредита счета 51 по журналу- ордеру №2-АПК". На последней странице журнала- ордера указывают ежемесячно дату завершения записей вжурнале- ордере и дату переноса оборотов в Главную книгу. Все это заверяют подписями исполнитель и главный бухгалтер.
Аналитический учет
Выписка банка заменяет собой регистр аналитического учета по расчетному счету за определенное число и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей. Получив выписку, следует проверить, все ли приложены к ней оправдательные документы на каждую записанную сумму. Все приложенные к выписке документы гасятся штампом "погашено". На полях проверенной выписки слева против каждой суммы следует проставить порядковый номер приложенного документа, а справа - корреспондирующий счет. Порядковые номера (с начала года) и корсчет одновременно проставляются в правой стороне на самих документах. Выписка банка является первым уровнем учета (первым накопительным документом), первая группировка однородных проводок за одну дату.
Разработку выписок банка осуществляет главный бухгалтер, знающий хорошо специфику предприятия, систему финансовых расчетов и план счетов. Это логическая квалифицированная работа и она выполняется только вручную.