- контроль аналітичного обліку виробничих запасів роздільно по призначенню й місцям їх використання, що важливо при визначенні собівартості продукції;
- контроль розкрадання виробничих запасів;
- контроль правильності нарахування податку на додану вартість на відпущені матеріальні цінності, а також за якими цінами відпускалися матеріали, а саме: не чи було заниження ціни при відпустці матеріалів;
- контроль правильності обчислення й списання норм природних втрат і віднесення її на собівартість продукції;
- контроль правильності й своєчасного оприбуткування й списання виробничих запасів на основі оформлення документів, що дозволяє здійснювати контроль над схоронністю;
- контроль даних про кількість і вартості випущених і відвантажених виробничих запасів, а також відомостей про їхні залишки на складах і контроль над відповідністю фактичних залишків обліковим даним;
- контроль над станом розрахунків з покупцями за відвантажені виробничі запаси.
Внутрішньогосподарський контроль над використанням сировини й матеріалів у проведенні на підприємстві ВАТ «Стальмонтаж» здійснюється на підставі аналізу первинних прибуткових документів на сировину, що зробила (додатка Р - Т). Контроль над використанням сировини й матеріалів проводиться шляхом порівняння фактичної кількості витрачених матеріалів з нормативними показниками й виявлення причин, що викликали відхилення.
На підприємстві для контролю виробничих запасів використовується інвентаризація. Інвентаризація — перерахування, перерахування, зважування, промірювання в натурі виробничих відходів, що перебувають у місцях збереження, і зіставлення наявності з даними бухгалтерського обліку. Інвентаризація виробничих відходів є одним з радикальних способів контролю над збереженням матеріальних оборотних активів і найважливішим обов'язком матеріально-відповідальних осіб. Використовується також для виявлення фактичних витрат на проведення продукції й послуг або у випадках, коли інші способи одержання даних про видатки матеріальних ресурсів не можуть бути використані.
Інвентаризація товарно-матеріальних цінностей (далі – ТМЦ) найчастіше зустрічається в діяльності підприємств і є одним їх радикальних методів контролю над збереженням оборотних активів підприємства й одночасно є діючим способом нагляду за роботою матеріально- відповідальних осіб. Інвентаризація ТМЦ використовується для виявлення фактичних видатків на проведення продукції й послуг, а також у тих випадках, якщо інші способи одержання даних про видатки матеріальних ресурсів не можуть використовуватися. Обов'язковим є проведення інвентаризації при зміні матеріально - відповідальних осіб. А роздрібна торгівля, громадське харчування без інвентаризації сировини або товарів просто не зможе ефективно функціонувати.
Інвентаризація ТМЦ вимагає від членів комісії постійної уваги. У багатьох випадках вона є чи не єдиним способом розв'язку злободенних питань, які виникають у роботі того або іншого підприємства (наприклад, при передачі складських приміщень, справ, передачі зміни в торговельному закладі й ін.)
Процес проведення інвентаризації ТМЦ у ВАТ «Стальмонтаж» передбачає:
- переваження, обмірювання, підрахунок комісія проводить у порядку розміщення цінностей у данім приміщенні, не допускаючи безладного переходу від одного виду цінностей до іншого, При зберіганні товарно- матеріальних цінностей у різних ізольованих приміщеннях в одного матеріально відповідальної особи інвентаризація проводиться послідовно по місцях зберігання. Після перевірки цінностей вхід у приміщення пломбується й комісія переходить у наступне приміщення;
- інвентаризаційні описи складаються окремо на товарно-матеріальні цінності, що перебувають у шляху, на не оплачені в строк покупцями відвантажені товари й цінності й на, що перебувають на складах інших підприємств;
- кількість цінностей і товарів, що зберігаються в неушкодженім упакуванні постачальника, може визначатися на підставі документів при обов'язковій перевірці в натурі частини зазначених цінностей;
- на прибуткових документах на товарно-матеріальні цінності, що зробили на об'єкт і прийняті під час його інвентаризації, матеріально- відповідальною особою в присутності членів інвентаризаційної комісії за підписом її голови робиться оцінка після інвентаризації з посиланням на дату опису, де зазначені ці цінності;
- на видаткових документах про товарно-матеріальні цінності, які відпущені зі складу при інвентаризації з дозволу керівника підприємства й головного бухгалтера, у присутності членів інвентаризаційної комісії за підписом її голови робиться оцінка. Вони заносяться в окремий опис у такому ж порядку, як і для цінностей, які зробили під час інвентаризації;
- допускається складання групових інвентаризаційних описів малоцінних і швидкозношуваних предметів, виданих в індивідуальне користування працівникам, із вказівкою в них відповідальних за ці предмети осіб ( по яких ведуться особисті картки).
Дані про наявність тих або інших товарно-матеріальних цінностей із вказівкою назви, ознак, включаючи номенклатурний номер, одиницю виміру й кількість фактично виявлених натуральних одиниць, заносяться в інвентаризаційний опис. На кожній сторінці опису повинні бути підпису членів комісії й матеріально відповідальних осіб, а також повинна записуватися цифрами й словами загальна сума натуральних одиниць, відбитих на даній сторінці.
На останній сторінці опису матеріально відповідальні особи підтверджують, що всі матеріальні цінності враховані й відбиті в інвентаризаційному описі правильно й повністю, ніяких пропусків і не включених в опис предметів немає. Інвентаризаційні описи складаються в необхідній кількості екземплярів, один з яких видається матеріально відповідальній особі.
Обов'язкове проведення інвентаризації при зміні матеріально-відповідальних осіб.
У ході інвентаризації визначається фактична наявність виробничих відходів, виявляються відхилення від фактичного обліку й причини відхилень. Інвентаризаційні описи (акти) разом з результатами робочої комісії здають у бухгалтерію для визначення кінцевих результатів. При цьому бухгалтерія становить порівнювальну відомість (додаток Я).
Порівнювальна відомість призначена для відбиття результатів інвентаризації. У неї заносяться тільки ті цінності, по яких установлено відхилення фактичних даних бухгалтерії в ту або іншу сторону.
До початку робіт зі складання порівнювальної відомості бухгалтерія ретельно перевіряє правильність усіх підрахунків, наведених в інвентаризаційних описах або актах. Виявлені в підрахунках або цінах і таксуванню помилки виправляються й засвідчуються підписами всіх членів комісії й матеріально відповідальних осіб. По цінностях, які перебувають на відповідальнім зберіганні, складається окрема порівнювальна відомість.
Складання порівнювальної відомості супроводжується наступними розрахунковими процедурами:
- здійснюється взаємний залік надлишків і недостачі внаслідок пересортиці;
- розрахунки природних втрат (у виняткових випадках по особистому дозволу керівника проводяться уточнюючі записи, наприклад, знайдена арифметична помилка або інші неточності в роботі).
У результаті порівняння облікових даним з фактичними можуть виявитися:
- фактичний залишок і бухгалтерський збігаються;
- фактичний залишок менше бухгалтерського (недостача);
- фактичний залишок більше бухгалтерського (надлишок).
У порівнювальній відомості виконуються наступні розрахункові процедури: здійснюється взаємний залік надлишків і недостач внаслідок пересортиці; розрахунки природних втрат (у виняткових випадках з особистого дозволу керівника проводяться уточнюючі записи, наприклад, при виявленні арифметичної помилки або інших неточностей у роботі); визначаються кінцеві результати інвентаризації.
Якщо вартість недостач виявляється вище вартості надлишків, то різниця у вартості повинна бути віднесена на винних матеріально-відповідальних осіб.
Якщо відсутні виробничі відходи коштують их надлишків, що дешевше перекриваються, то різниця ставиться на зменшення собівартості продукції (витрат на проведення, робіт, послуг, витрат проведення).
Надлишки виробничих відходів, не зараховані як пересортица, оприходуются з віднесенням їх вартості на зменшення собівартості продукції (витрат на проведення, послуг, витрат обігу). Недостачі в межах норм природних втрат списуються на собівартість продукції, робіт, послуг, витрат обігу. Недостачі понад списані як природні втрати, а також недостачі виробничих відходів, по яких не могло бути природних втрат, відносять по роздрібних (ринковим) цінам на рахунки матеріально-відповідальних осіб. По мотивованих розв'язках інвентаризаційної комісії вартість недостач може бути віднесена на інших винних фізичних або юридичних осіб шляхом пред'явлення до них претензій через суд або арбітраж, якщо вони не погоджуються погасити віднесену на їхній рахунок заборгованість по поверненню нанесеного матеріального збитку.
Фактичні залишки, виявлені при інвентаризації, переносять у складський облік і облікові записи бухгалтерії.
Інвентаризація у ВАТ «Стальмонтаж» проводиться комісією, яка призначається керівником, на підставі наказу керівника. До складу комісії входить представник бухгалтерії. Перед проведенням інвентаризації матеріально відповідальна особа пише розписку. Усі виробничі відходи й вторинні матеріали відбиті в первинних документах. На момент проведення інвентаризації й протягом усього строку склад пломбується, і матеріально відповідальна особа допускається тільки з комісією. У результаті проведення інвентаризації здійснюється підрахунок наявності виробничих відходів на складі в розрізі номенклатурних номерів. Але допускається пересортовування виробничих відходів. Після прорахунку наявності виробничих відходів складається інвентаризаційний опис або акт, де відображається фактичну наявність виробничих відходів і ставляться підписи всіх членів комісії. Опис іде в бухгалтерію, де проставляється ціна, сума, а дані переносять у порівнювальну відомість, де є дані про документальну наявність і відхиленнях.