Обробка – це процедура, призначена для внесення змін в інформаційну базу системи. Порядок використання обробки аналогічний порядку використання звітів. Різниця полягає в тому, що при побудові рахунку будується та або інша вихідна форма, але сама інформаційна база при цьому не зміняться. На противагу цьому обробка призначена для виконання дій, покликаних внести зміни в дані, і для виконання різних сервісних або регламентних дій.
Модель системи рахунків «1С: Бухгалтерія 7.7» суттєво розширена в порівнянні з попередніми версіями. Тут використовується найбільш загальна схема організації системи рахунків, що дозволяє вести багаторівневий, багатомірний аналітичний облік, який може бути організовано двома способами. Перший спосіб припускає використання багаторівневої системи субрахунків. Число рівнів субрахунків практично не обмежене. Можливість кодування субрахунків обмежена тільки довжиною кола рахунку, яка визначається на етапі конфігурування системи. Другий спосіб організації аналітичного обліку в «1С: Бухгалтерія 7.7» полягає в застосуванні аналітичних рахунків. Для позначення об'єктів аналітичного обліку в програмі використовується термін «субконто». перелік усіх доступних видів субконто визначається на етапі конфігурування системи.
Ведення аналітичного обліку по чету визначається відповідним настроюванням, що задається в плані рахунків, на одному рахунку можна вести облік у розрізі декількох видів субконто.
Можливість одержувати підсумки рахунку в будь-якій необхідній для аналізу угрупованню називається багатомірним обліком. Види субконто, полагоджені тому або іншому рахунку, можуть бути визначені як при конфігуруванні програми, так і при настроюванні плану рахунків на етапі роботи з інформаційною базою. Однак можливість підключити до рахунку одночасно два, три або більш видів субконто можна визначити тільки на етапі конфігурування системи.
За рахунок ієрархічної побудови довідників і відповідної до інтерпретації описуваних ними об'єктів у програмі може бути організований багаторівневий аналітичний облік. Субконто дозволяє детально розкрити інформацію про кошти підприємства, що враховуються на рахунках бухгалтерського обліку. Використання субконто представляє більш гнучкі можливості по організації аналітичного обліку, чому багаторівневі субрахунку.
Операції можуть уводитися вручну на основі типових операцій або за допомогою документів, для яких у конфігурації визначені правила формування проведень.
При ручнім уведенні всі параметри операції задаються безпосередньо користувачем. Для полегшення ручного введення застосовується механізм типових операцій, які автоматизує введення стандартних або частини використовуваних операцій. При введенні операції з використанням типової операції дані автоматично заповнюються на основі її шаблону. При необхідності зачіпаються відсутні значення операції (об'єкти аналітики, валюта, кількість) і розраховуються суми проведень по певних у шаблонові формулах. Операції можуть формуватися автоматично на основі документа. Сформована в такий спосіб операція швидкого пов'язана із цим документом. Правила формування операцій на основі документів повністю задаються в конфігурації системи. На відміну від них типові операції визначаються безпосередньо на етапі роботи з інформаційною базою.
«1С: Бухгалтерія 7.7» дозволяє вести бухгалтерський облік декількох організацій. Ця властивість забезпечується двома основними способами. Перший заснований на можливості використання декількох інформаційних баз, у яких утримуються дані різних організацій. У цьому випадку при запуску системи пропонується вибрати ту інформаційну базу, з якої користувач припускає роботи в теперішній момент. Другий спосіб – ведення бухгалтерського обліку декількох підприємств в одній інформаційній базі, для чого використовується так званий роздільник обліку. ідентифікатор, що представляє якийсь, який заноситься в кожне проведення й дозволяє одержувати бухгалтерські підсумки по кожнім такому значенню окремо. Фактично це дозволяє одержати кілька незалежних балансів по даним однієї інформаційної бази.
3.2 Дослідження комп'ютерних технологій на прикладі обліку основних коштів
Облік основних коштів залишається одним з найбільш складних і трудомістких ділянок бухгалтерського обліку й при комплексній автоматизації роботи бухгалтерії. Далеко не в усі популярні пакети програми для автоматизації проведення входить відповідна підсистема. І навіть якщо програм обліку основних коштів у пакеті є, потенційному користувачеві має бути переконатися, що з її допомогою можна буде реалізувати всі специфічні процедури його підприємства.
Варто звернути увагу на особливості проведення «операції модернізації». Справа в тому, що можливі різні алгоритми її обліку, скажемо, балансова вартість міняється в тому ж місяці, коли здійснювалася модернізація, а зношування тільки в наступному; обоє показника змінюються в поточному або тільки наступному періоді. Непогано, якщо програм дозволяє реалізувати всі зазначені варіанти.
Важливо відзначити, що ведення обліку основних коштів вручну стає менш привабливим, оскільки сполучене зі значною трудомісткістю. Частина, через недолік часу, бухгалтер робить проведення, що відображають без належного оформлення первинними документами. Подібних порушень можна уникнути, якщо вести облік у комп'ютерній програмі «1С:Бухгалтерія».
Етапами ведення обліку в даній програмі є:
- виявлення й зміна облікової інформації;
- реєстрація господарських операцій;
- нагромадження облікової інформації;
- узагальнення інформації й формування регламентованих звітів (баланс, звіт про фінансові результати й ін.)
У плані рахунків для обліку витрат, що збільшують первинну вартість основних коштів (модернізація, капітальний ремонт), передбачений балансовий рахунок №15 «капітальні інвестиції». По дебету рахунку збираються витрати, із кредиту рахунку описуються первісна вартість об'єкта при передачі його в експлуатацію, а також сума витрат, що покриваються за рахунок джерел інвестицій. Для порівняння витрат по конкретних видах капітальних вкладень в основні кошти на рахунку 15 відкриваються субрахунку другого порядку. Аналітичний облік ведеться в розрізі об'єктів і видів робіт.
На кожний об'єкт або групу об'єктів основних коштів у бухгалтерії ведеться інвентарна картка за формою ОС-6. Для того, щоб одержати інвентарну картку в «1С:Бухгалтерії», потрібно в довіднику «Основні кошти» знайти, що цікавить об'єкт і нажати на кнопку «інвентарна картка». Тут повинна бути інформація з документів на заповнення об'єкта, його переміщення, дообладнування, модернізації, а також документів по капітальному ремонту (ОС-2).
Витрати, здійснення яких було проведено для підтримки об'єктів основних коштів у робочому стані (ремонт), ураховуються по дебету рахунку 91, 92, 93. В «журналі операцій» вони корреспондируются з рахунками 20 «Виробничі запаси», «Розрахунки по заробітній платі» і ін. Програма «1С:Бухгалтерія» дозволяє автоматично створювати оборотно-сальдові відомості по цих рахунках.
Використання системи «1С:Бухгалтерія» дозволяє в повному обсязі автоматизувати всі операції, пов'язані з обліком основних коштів, включаючи формування проведень і складання первинних документів.
Прийняття необоротних активів до бухгалтерського обліку означає введення їх в експлуатацію й оформляється в типовій конфігурації за допомогою документа "Уведення в експлуатацію". Заповнення діалогової форми документа "Уведення в експлуатацію" слід почати з вибору опції "Уведення в експлуатацію необоротних активів", виду необоротних активів у реквізиті "Вид необоротних активів" і того місце зберігання (матеріально-відповідальної особи), за яким вони будуть значитися.
У табличній частині документа вказується наступна інформація: аналітика рахунку капітальних інвестицій, по якій була врахована первісна вартість об'єкта, що вводиться в експлуатацію; найменування об'єкта, переданого в експлуатацію, елемент довідника "Необоротні активи"; кількість об'єктів, що вводяться в експлуатацію; одиниця виміру; ціна без ПДВ обраного активу; підсумкова сума без ПДВ по рядкові. Друковану форму акту введення в експлуатацію активів можна одержати за допомогою кнопки "Печатка". Кнопка "ОК" служить для збереження й проведення документа.
При проведенні документа буде сформований необхідний набір проведень по прийняттю об'єктів на баланс організації, а також збільшенню балансової (первічної) вартості відповідних груп виробничих основних фондів (нематеріальних активів) по податковому облікові.
У процесі своєї господарської діяльності кожне підприємство може проводити ремонт, модернізацію, інші види робіт з основними коштами з метою підтримки їх эксплутаційних якостей, підвищення ефективності використання, а також продовження терміну служби.
Бухгалтерський облік ремонту й модернізації основних коштів повинен виявити обсяг і собівартість виконуваних ремонтних робіт, правильно відбити зміна балансової вартості об'єктів основних фондів. Для цієї мети в типовій конфігурації передбачений документ "Модернізація необоротних активів". Заповнення електронної форми документа слід почати з вибору в реквізиті "Необоротний актив" об'єкта, ремонт (модернізація) якого була зроблена й тієї матеріально-відповідальної особи, за яким закріплений зазначений об'єкт. Далі необхідно вказати спосіб проведення (власними чинностями підприємства або підрядним способом) робіт над обраним об'єктом. При оформленні справжнім документом ремонту або модернізації необоротного активу, що належить виробничим фондам підприємства по податковому облікові, стають доступними група реквізитів "Зміна бал. вартості (податковий облік)". Після включення прапорця "Указати вручну" можливий перегляд і редагування межі тієї суми, у рамках якого підприємство має право віднести свої витрати на ремонт (модернізацію) до валових видатків і який у даний момент становить 5% сукупної балансової вартості груп основних виробничих фондів. При проведенні документа витрати, що перевищують зазначений межу, будуть віднесені на збільшення балансової вартості відповідної групи основних фондів по податковому облікові. Стаття валових видатків у проведенні по віднесенню суми витрат, що не перевищує встановлений законодавством рівень віднесення витрат до складу валових видатків підприємства, вказується в реквізиті "Валові видатки".