Содержание
Список используемой литературы
Термины «письмо», «приказ», «протокол», «акт», «договор» употребляется в различных значениях, а термин «номенклатура дел» прочно вошла в обиход людей, которые связанны с делопроизводством. От того, насколько правильно составлены эти документы, а это ни что иное как документы и как организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.
В настоящее время в разных ведомствах, конторах, предприятиях и т.п. разных форм собственности составление и оформление писем, приказов, протоколов, актов, договоров – это важнейшее составляющее без этого не может происходить ни переписка, ни принятие на работу, а так же увольнение с нее, ни так же списание (техники и имущества), ни проведение заседаний на которых принимаются важные решения, ни заключение договоров не возможно без грамотного подхода к вышеперечисленным документам. А так же невозможен поиск документов и дальнейшая сдача их в архив без должного оформления номенклатур дел.
При написании работы ставились следующие цели и задачи: изучить содержание и специфику, обозначить особенности форм предлагаемых документов в правоприменительной практике.
Если мы правильно и грамотно будем оформлять, предлагаемый нам перечень документов то нам не придется тратить огромное количество времени на составление, написание, систематизацию и поиск данных документов.
В данной работе рассмотрим составление и оформление типовых формуляров: письма; приказа; протокола; акта; номенклатуры дел.
А так же рассмотрим понятие договора и его составление и оформление.
При подготовке конкретного документа учитываются составляющие его элементы (реквизиты). Совокупность этих элементов называется формуляром документа. Число реквизитов, характеризующих отдельные документы, различно и определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.
Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах.
Применение государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с документами, ускоряет оформление документов, повышает культуру управленческого труда.
Формуляр, характерный для определенной разновидности документов, называется типовым. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности, например:
- государственный герб Российской Федерации;
- эмблема организации или предприятия;
- изображение правительственных наград;
- коды;
- наименование министерства или ведомства;
- наименование учреждения, организации или предприятия;
- наименование структурного подразделения;
- адресат;
- резолюция;
- гриф утверждения;
- индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, адрес электронной почты, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;
- название вида документа;
- дата;
- индекс;
- ссылка на индекс и дату входящего документа;
- место составления или издания;
- отметка о контроле;
- заголовок к тексту;
- текст;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования;
- отметка о заверении копий;
- визы;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- отметка о поступлении.
При составлении формуляров конкретных видов документов необходимо исходить из требований формуляра-образца, причем ряд реквизитов, перечисленных в формуляре-образце, естественно, будет отсутствовать.[5]
Письмо (служебное письмо) — один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, письмо сопровождают материальные ценности в пути и т.д.
Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п. — объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации.
Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов.[9]
Письма оформляются на бланках писем или стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов («Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Дата», «Номер», «Ссылка на дату и рег. номер», «Адресат», «Заголовок к тексту», «Текст», «Подпись», «Отметка об исполнителе»).
Наименование организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде. Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя.
К обязательным реквизитам официального письма относятся почтовый и телеграфный адреса. На бланке письма необходимо указывать также номера телефона, факса, номер счета в банке.
Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Даты в письме должны оформляться цифровым способом в последовательности: число, месяц, год (25.08.2008).
Регистрационный номер исходящего документа — номер письма и его ус-
ловное обозначение — обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего.
Ссылка на номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа.
Адресат — наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) — указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес.[4]
А при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном.[7]
Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата.[4]
Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «О» («Об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа (не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается», не следует писать «по делу»).
Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится.
Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. [4]
В подписи инициалы предшествуют фамилии.[7]
Пример оформления служебного письма приведено в Приложение 1.
Приказ — правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия, в целях разрешения всех основных или оперативных задач, стоящих перед данным предприятием.
Приказ по основной деятельности оформляется по форме общего бланка с обязательными реквизитами: «Наименование организации», «Наименование вида документа», «Дата», «Регистрационный номер», «Место издания», «Заголовок», «Текст», «Подпись», «Визы», «Отметка об исполнении».
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.[8]
В реквизите «подпись» инициалы предшествуют фамилии.[7]
Все требования, предъявляемые к тексту приказа, подробно описаны в Приложении 2.1.
Пример оформления приказа приведен в Приложение 2.2.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях.