Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 г. № 26.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, трудовым договором, нормативными актами учреждения. Составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации, объявляются работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8) применяются для оформления и учета увольнения работника. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации, объявляются работнику под расписку. На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником». (Приложение № 17)
Табельный учет охватывает всех работников колледжа. Каждому присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин. Табельный учет осуществляют бухгалтер в табеле учета использования рабочего времени. Отметку о неявках по причине болезни делают в табеле на основании листов о временной нетрудоспособности, которые работники сдают табельщикам. Оформленные первичные документы вместе со всеми дополнительными передаются бухгалтеру.
Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят обычно в расчетно-платежной ведомости (ф. № 49), которая, кроме того, служит и документом для выплаты заработной платы за месяц.
В левой части этой ведомости записывают суммы начислений заработной платы, а в правой — удержания по их видам и сумму к выдаче. На каждого работника в ведомости отводят одну строку.
Заработную плату за первую половину месяца выдают по платежным ведомостям. Сумму обычно определяется из расчета 40% заработка по окладам с учетом отработанных работниками дней. В колледже выдача заработной платы за 1-ю половину месяца осуществляется 21-го числа, срок заработной платы за 2-ю половину – 6-го числа.
Заработную плату выдают из кассы в течение трех дней. По истечении этого срока кассир против фамилий работников, не получивших заработную плату, делает отметку «Депонировано», составляет реестр не выданной заработной платы и на титульном листе ведомости указывает фактически выплаченную и не полученную работниками сумму заработной платы. Суммы не выплаченной в срок заработной платы по истечении трех дней сдают в банк на расчетный счет и оформляют бухгалтерской записью :дебет субсчёта 091-1, 111-2 «Расчётные счета», кредит субсчёта 120 «Касса».
На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (ф. № КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости, и оформляется бухгалтерской записью
Дебет субсчёта 180 «Расчёты по оплате труда« кредит субсчёта 120 «Касса»
В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы. Поэтому в организации на каждого работника открывают лицевые счета, в которых записывают необходимые сведения о работнике (семейное положение, разряд, оклад, стаж работы, время поступления на работу и др.), все виды начислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период времени.
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику предназначена для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.
Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (ф. № Т-61) применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора (контракта). Составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.
Для получения заработной платы в банк представляют следующие документы: чек, платежные поручения на перечисление денежных средств в бюджет по удержанным налогам, на перечисление сумм, удержанных по исполнительным документам и личным обязательствам, а также на перечисление платежей по ЕСН в пенсионный фонд, отдел социального страхования, фонд обязательного медицинского страхования.
Из начисленной работникам организации заработной платы, оплаты труда по трудовым соглашениям, договора подряда и по совместительству производят различные удержания, которые можно разделить на две группы: обязательные удержания и удержания по инициативе организации.
Обязательными удержаниями являются налог на доходы физических лиц, по исполнительным листам и надписям нотариальных контор в пользу юридических и физических лиц. Эти удержания оформляются бухгалтерскими записями в мемориальном ордере № 5 как по бюджетным средствам, так и по внебюджетным средствам : дебет субсчёта 180 «Расчёты по оплате труда» кредит субсчетов 173 «Расчёты по налогам и сборам», 187 «Расчёты по исполнительным листам» на сумму удержанных сумм из заработной платы.
По инициативе организации через бухгалтерию из заработной платы работников производятся следующие удержания: долг за работником; ранее выданные заработная за первую половину месяца и выплаты, сделанные в межрасчетный период; в погашение задолженности по подотчетным суммам; за ущерб, нанесенный колледжу; за порчу, недостачу или утерю материальных ценностей; членские профсоюзные взносы; перечисления в филиалы Сберегательного банка.
В соответствии со второй частью Налогового кодекса с 1 января 2001 г. налогоплательщиками налога на доходы с физических лиц признаются физические лица, являющиеся налоговыми резидентами Российской Федерации, а также физические лица, получающие доходы от источников, расположенных в Российской Федерации, не являющиеся налоговыми резидентами Российской Федерации.
При определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, а так же доходы в виде материальной выгоды.
При определении размера налоговой базы налогоплательщики колледжа имеет право на получение следующих стандартных налоговых вычетов:
1) в размере 3000 руб. за каждый месяц налогового периода (для лиц, связанных с радиационным воздействием вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС);
2) в размере 500 руб. за каждый месяц налогового периода (Героев Советского Союза и Героев Российской Федерации, а также лиц, награжденных орденом Славы трех степеней, и др.);
3) в размере 300 руб. за каждый месяц налогового периода на каждого ребёнка (в возрасте до 18лет, учащегося дневной формы обучения- до 24) у налогоплательщика при доходе с начала года до 20000 руб.
Налоговые вычеты предоставляются также в сумме, израсходованной налогоплательщиком на новое строительство или приобретение на территории России жилого дома или квартиры (до 600 тыс. руб.).
Налоговая ставка на доходы физических лиц установлена в размере 13%. Порядок удержания алиментов определен Семейным кодексом РФ, вступившим в силу в марте 1995 г., и Временной инструкцией о порядке удержания алиментов и производится по исполнительному листу.
Поступившие в бухгалтерию колледжа исполнительные листы регистрируют в специальном журнале и хранят как бланки строгой отчетности. О поступлении исполнительных документов бухгалтерия сообщает судебному исполнителю и взыскателю.
Взыскание алиментов производится со всех видов дохода и дополнительного вознаграждения, как по основной, так и по совмещаемой работе, пособий по государственному социальному страхованию, сумм, выплачиваемых в возмещение ущерба в связи с утратой трудоспособности вследствие увечья или иного повреждения здоровья.
Удержания из начисленной заработной платы отражают по дебету субсчета 180 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту субсчетов: 173 «Расчеты по налогам и сборам» (на сумму НДФЛ); 183 «Расчеты с работниками по безналичным перечислениям на счета по вкладам в кредитные организации»; 185 «Расчеты с членами профсоюза по безналичным перечислениям сумм членских профсоюзных взносов»; 187 «Расчёты по исполнительным листам»; 160 «Расчёты с подотчётными лицами». Погашение задолженности перед бюджетом и по удержаниям отражают по дебету субсчетов 173,183,185,187,160 с кредита счета 091/1 и 111/2 «Расчетные счета». Учет расчетов по возмещению материального ущерба осуществляют на активном счете 170 «Расчеты с персоналом по недостачам». В дебет субсчета 170 относят суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, а по кредиту субсчета 170 отражают погашение сумм материального ущерба.
1.9 Учет расходов бюджетного учреждения