О том, как израсходованы полученные деньги, подотчетное лицо представляет Авансовый отчет. К нему прикладывают документы, подтверждающие произведенные расходы. Приложенные документы нумеруются в порядке их записи в отчете.
Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведут в Журнале по расчетам с подотчетными лицами либо в Карточке учета средств и расчетов.
Через подотчетных лиц учреждение может не только приобрести нефинансовые активы, но и оплатить услуги сторонних организаций.
На счете 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" отражают также операции по выдаче денег на командировочные расходы.
Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.
Командированному работнику оплачиваются:
- расходы по найму жилого помещения;
- расходы по проезду к месту командировки и обратно;
- суточные;
- другие расходы (например, услуги связи или почты).
На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдают аванс.
Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 определяет, что командировочные расходы возмещаются в следующих размерах.
1. Расходы по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. Если подтверждающие документы отсутствуют - 12 руб. в сутки.
2. Расходы на выплату суточных - 100 руб. за каждый день служебной командировки.
3. Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (с учетом определенных ограничений).
На счете 0 209 00 000 "Расчеты по недостачам" учитывают суммы выявленных недостач и хищений денежных средств и ценностей, потерь от порчи материальных ценностей и другие суммы, подлежащие удержанию и списанию в установленном порядке.
На счете 0 210 01 000 "Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам" учитывают суммы налога на добавленную стоимость, подлежащие возмещению из бюджета за приобретенные материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги в рамках предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.
Аналитический учет расчетов по этому счету ведут в Карточке учета средств и расчетов.
При осуществлении предпринимательской деятельности бюджетные учреждения не всегда производят платежи в бюджет по НДС. Предпринимательская деятельность данного учреждения не облагается НДС (ст. 149 Налогового кодекса РФ) (или учреждение может иметь освобождение от исполнения обязанностей налогоплательщика (ст. 145 Налогового кодекса РФ)).
Дебиторская задолженность является важной частью средств бюджетного учреждения. Изучение состава, структуры и изменения дебиторской задолженности проводится по данным раздела VI актива баланса.
Увеличение дебиторской задолженности в конце года по сравнению с началом говорит об ухудшении процесса финансирования учреждения, так как его средствами, отпущенными из Госбюджета, пользуются другие учреждения и организации, а также физические лица. Кредиторская задолженность бюджетного учреждения представляет собой различные формы привлечения в оборот денежных средств других учреждений и организаций. В колледже учитывается наличие задолженности по каждому виду расчетов на отчетную дату, ее изменение в сравнении с началом отчетного периода. Такие данные по колледжу приводятся в таблице 8.
Для подтверждения достоверности информации о кредиторской задолженности по видам и срокам изучаются договоры, точность записей в долговых обязательствах и сведений об уплате, проводятся личные беседы с работниками, имеющими сведения о долгах и обязательствах учреждения. Важно не допускать просрочки платежей, поскольку это приводит как к штрафным санкциям, так и к подрыву деловых отношений.
Факты списания дебиторской задолженности на уменьшение финансирования и в отчетном году по данным бухгалтерского учёта отсутствуют. Однако в любом случае работники бухгалтерии не должны допускать случаев пропуска сроков исковой давности и рост расчетной задолженности. Определение реальной суммы кредиторской задолженности проводится так же, как и дебиторской. Поскольку списания задолженности, как и в предыдущем случае (дебиторской) не было, реальная сумма изменения кредиторской задолженности равна изменению суммы кредиторской задолженности по балансу за отчетный период.
1.8 Учет труда и его оплаты
В настоящее время оплата работников колледжа осуществляется на основе Единой тарифной сетки. Ставки заработной платы (должностные оклады) педагогическим работникам определяются в зависимости от образования, стажа педагогической работы и квалификационной категории, присвоенной по результатам аттестации.
Заработная плата работника образовательного учреждения включает в себя:
-оплату труда исходя из установленных ставок заработной платы и должностных окладов, с учётом их повышения за особые условия труда;
-доплаты за выполнение работ, связанных с образовательным процессом и не входящих в круг основных обязанностей работника. В перечень видов дополнительно оплачиваемых работ может включаться: классное руководство; проверка письменных работ; заведование лабораториями, кабинетами, учебными мастерскими, методическими и цикловыми комиссиями; проведение работы по дополнительным образовательным программам;
-доплата компенсационного характера за условия труда, отклоняющиеся от нормальных условий труда (за работу в ночное время, за работу в праздничный день, за работу с неблагоприятными условиями труда). Размер указанных доплат устанавливается в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации ;
-доплаты за совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания или увеличения объёма выполняемых работ, за исполнение обязанностей временно отсутствующих работников;
-надбавки за высокую результативность работы, качество работы, напряжённость, интенсивность труда. Размеры надбавок и порядок их установления определяются колледжем в пределах средств, направляемых на оплату труда, самостоятельно и закрепляются в положении об оплате труда.
Изменение размеров ставок заработной платы в настоящее время производится:
-при увеличении стажа педагогической работы – со дня достижения соответствующего стажа;
-при получении образования – со дня представления соответствующего документа;
-при присвоении квалификационной категории – со дня вынесения решения аттестационной комиссии.
Руководители образовательного учреждения проверяют документы об образовании и стаже педагогической работы преподавателей, устанавливают им ставки заработной платы, ежегодно составляют и утверждают преподавательскому персоналу тарификационные списки. Ответственность за своевременное и правильное определение размеров заработной платы работников колледжа несут директор и заместитель директора по экономическим вопросам.
В настоящее время месячная заработная плата преподавателей колледжа определяется путём умножения ставки заработная платы на их фактическую нагрузку в неделю и деления полученного произведения на установленную за ставку норму часов педагогической работы в неделю. Постановлением Правительства РФ от 03.04.2003г. №191 норма часов за ставку заработной платы преподавателям колледжа установлена за 36 часов преподавательской работы в неделю. Тарификация преподавателей производится один раз в год. Часы преподавательской работы, данные сверх установленной годовой учебной нагрузки, оплачиваются дополнительно по часовым ставкам только после выполнения преподавателем всей годовой учебной нагрузки. Эта оплата в колледже производится в конце учебного года, и отражается начислением в мемориальном ордере № 5 отдельной строкой «Перечитка». В настоящее время Типовым Положением об образовательном учреждении, утверждённым постановлением Правительства РФ от 19.03.2001г. №196 , преподавателям колледжа ставки заработной платы выплачиваются за 720 часов в год.
Работа в выходные и праздничные дни компенсируется работнику предоставления другого дня отдыха или, по соглашению сторон, в денежной форме, работа в выходные и праздничные дни оплачивается не менее чем в двойном размере.
Право на отпуск работникам предоставляется по истечении 11 месяцев непрерывной работы на данном предприятии. За данным работником, находящимся в отпуске, сохраняют его средний заработок.
Пособия по временной нетрудоспособности выплачивают рабочим и служащим за счет отчислений на социальное страхование. Основанием для выплаты пособий являются больничные листы, выдаваемые лечебными учреждениями и подписанные профсоюзным органом. Размер пособия по временной нетрудоспособности зависит от стажа работы сотрудника и его среднего заработка: при непрерывном стаже работы до пяти лет — 60% заработка; от пяти до восьми лет - 80% заработка, от восьми лет и более - 100% заработка. Суммы, начисленные по больничным листам, отражаются в мемориальном ордере № 5 бухгалтерской записью: дебет субсчёта 193 «Расчёты с фондом социального страхования» кредит субсчёта 180 «Расчёты по оплате труда» как по бюджету, так и за счет внебюджетных источников.
Независимо от стажа работы пособие выдается в размере 100%:
- лицам, имеющим на своем иждивении трех детей и более, не достигших 16 лет, по беременности и родам.
Выплата пособий гражданам, имеющим детей, в том числе: пособий по беременности и родам; единовременного пособия женщинам, вставшим на учет в ранние сроки беременности; единовременного пособия при рождении ребенка; ежемесячного пособия по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет производится вместе с заработной платой по единому платёжному документу через субсчёт 180 «Расходы на оплату труда».