Операционная информация, предназначенная для центров ответственности нижнего уровня, не должна дублироваться для центров ответственности среднего и высшего уровня в неизменном виде. Информация консолидируется согласно организационной и иерархической структуре ответственности, реализованной в организации.
Организация контроля и анализа по центрам ответственности направлена на выявление отклонений между плановыми и фактическими показателями по каждому центру, фиксирование отклонения во внутренней управленческой отчётности с организацией последующего анализа причин возникновения отклонений.
Раздел III «Технические параметры составления и представления отчётности». Управленческая отчётность включает в себя необходимую конкретным пользователям информацию, содержащуюся в базах данных управленческого учёта, а также полученную в результате выполнения процедур обработки информации. Управленческая отчётность состоит из совокупности отчётов, формируемых учётной системой автоматически и предназначенных для вывода на бумажный носитель.
Отчёт управленческого учёта включает следующие обязательные элементы: наименование отчёта; дату составления отчёта; период, за который составлен отчёт (за исключением отчётов с информацией на определённую дату); содержательную часть отчёта: наименования и значения показателей, характеризующих объект (объекты) учёта; наименование ответственного исполнителя (должность, ФИО); подпись ответственного исполнителя.
При формировании системы управленческой отчётности требует- ся [49]:
- определить форму, срок предоставления отчёта и ответственного за его составление;
- составить схему формирования управленческих отчётов, определить владельцев исходной информации;
- наделить ответственного полномочиями координатора, т.е. административно разрешить ему получение информации у её владельцев;
- определить пользователей информации и форму, в которой она будет им предоставляться. Внутренняя управленческая отчётность составляется для управляющего, несущего ответственность за достижение целей, и уже во вторую очередь для его начальника.
Управленческую отчётность можно формировать:
- в текстовом виде – чаще всего используют, чтобы объяснить причины отклонений каких-либо показателей от плановых или описать технологические процессы;
- в графическом виде – информация позволяет наглядно отобразить хозяйственные процессы компании или результаты расчётов показателей её деятельности;
- в табличном виде – отражаются плановые и фактические показатели, а также отклонения по ним.
Содержание управленческой отчётности должно соответствовать целям анализа и оперативного контроля, что делает необходимым наличие в отчётах первичной аналитической информации (отклонения от целей, норм и смет доходов, ранжирование отклонений и т.д.).
Отчёты управленческого учёта могут быть составлены в следующих формах:
Служебный отчёт учётной системы – полный список операций (оборотная ведомость) за определенный период или на определённую дату. Ограничение состава объектов учёта и(или) признаков аналитики производится пользователем учётной системы.
Типовой отчёт о показателях – отражает фактические значения показателей, зарегистрированных в учётной подсистеме, либо полученных в аналитической подсистеме на определённую дату или за определенный период.
Отчёт-сравнение – отражает сопоставление значений показателей, входящих в типовые отчёты с контрольными (плановыми, либо базовыми) значениями этих показателей и расчёт отклонений. Выбор конкретного показателя типового отчёта, для которого необходимо построить отчёт-сравнение, осуществляется пользователем учётной системы. Возможны два типа сравнений: сравнение фактических и плановых значений показателей; сравнение фактических значений показателя за отчётный и сопоставимый базовый период (требуемый базовый период устанавливается пользователем).
Оптимальные сроки представления отчётности находятся в прямой зависимости от назначения информации и возможности Принятия решения, т.е. от факторов, определяющих использование отчётов в управлении.
Довольно важный вопрос, несмотря на очевидность ответа на него. Следует учитывать, что большие временные интервалы составления управленческой отчётности могут привести к тому, что информация, в них содержащаяся, «опоздает» и станет сродни бухгалтерской, которая неуклонно обладает свойством ретроспективности. В данном случае нарушается требование своевременности и актуальности. С другой стороны, автоматическое составление не востребованной отчётности может увеличить трудоёмкость и затратоёмкость всей системы управленческой отчётности и происходит нарушение требования рациональности.
Сроки предоставления и периодичность управленческой отчётности – также весьма важный параметр, существенно влияющий на результативность всей системы.
Периодичность составления управленческой отчётности – вопрос индивидуальный. Однако общим критерием выбора периодов составления отчётности является своевременность принятия по данным отчётности управленческих решений, т.е., когда управленческие решения способны в начальной стадии предотвратить развитие негативных тенденций или, наоборот, способствовать развитию позитивных тенденций. Так как на нижних уровнях роль оперативности принятия управленческих решений выше, чем на верхних, периоды представления отчётности на нижних уровнях значительно короче.
С некоторой степенью условности можно выделить три стандартных временных периода, которые являются базовыми для организации учёта и предоставления практически всей отчётности на предприятии:
- краткосрочная отчётность;
- среднесрочная отчётность;
- периодическая (стратегическая или долгосрочная) управленческая отчётности.
Краткосрочной считается отчётность, которая предоставляется наиболее часто: ежедневная и еженедельная. Однако на некоторых предприятиях, очень редко, в связи со спецификой производства и размером самого предприятия, в качестве краткосрочной выступает ежемесячная отчётность. Такая отчётность иногда называется оперативной, что несколько не правильно. Оперативной считается отчётность, которая фиксирует регистрацию первичных хозяйственных документов по функциональным подразделениям. Краткосрочная отчётность – это предоставление информации первичных документов в тех или иных срезах, т.е. эта информация, которая наиболее актуальна для предприятия и отражает важные и динамические стороны его деятельности. Также она может отражать те стороны деятельности предприятия, к которым оперативный учёт не имеет никакого отношения. Например, содержит статистически обработанную или расчётную информацию. Основными пользователями такой отчётности являются менеджеры среднего звена или линейные руководители. Именно они должны принимать управленческие решения на основе данной информации.
Второй временной период – это среднесрочный. Управленческая отчётность этой группы составляется с периодичностью от раза в неделю до раза в месяц. Такая отчётность объединяет в себе, как правило, показатели деятельности предприятия и обязательно содержит данные прогнозирования на следующий период. Например, анализируя себестоимость раз в месяц, можно делать прогнозы изменений себестоимости продукции на следующий месяц в соответствии с изменениями рыночных цен на материалы и комплектующие, т.е. отслеживать изменения восстановительной стоимости сырья. Впоследствии на основе данных этой отчётности можно попытаться прогнозировать изменения цен на произведённую продукцию и на основе полученных данных показать изменения её рентабельности. Потребителями такой отчётности являются менеджеры более высокого уровня: руководство предприятия, менеджеры высшего звена. Так как многие решения, которые принимаются на основе управленческой отчётности, составленной в среднесрочный период, могут оказать существенное влияние на всю деятельность предприятия.
Долгосрочная управленческая отчётность, которая составляется с периодичностью от раза в месяц до раза в полгода. Она составляется для целей установления связи с финансовой отчётностью, чтобы показать изменения и взаимосвязи между управленческими показателями и отчётными данными. В западной практике такая отчётность (оставляется довольно редко – раз в год. Это связано с тем, что финансовая отчётность сдаётся раз в год. В российской практике в связи с системой квартальной финансовой отчётности, долгосрочная управленческая отчётность является чисто стратегическим, аналитическим инструментом, так как реагировать на изменение ситуации необходимо с периодичностью раз в квартал, в соответствии с периодичностью финансовой отчётности.
В соответствии с этим огромное значение в российской практике приобретает краткосрочная управленческая отчётность, которая должна отражать динамику изменений, в том числе и в налоговом планировании.
Периодичность составления внутренней отчётности определяет само предприятие и для каждой однородной группы центров ответственности и сегментов индивидуально. При этом важно иметь чёткий график представления отчётности [25, с. 226].
Указанный в соответствующих стандартах управленческого учёта период, за который составляется отчёт, является минимальным периодом, за который этот отчёт может быть составлен. При возникновении потребности составления отчёта за более продолжительный период (укрупнение масштаба), он устанавливается пользователем учётной системы. Формирование отчёта осуществляется учётной системой автоматически, при условии, что установленный пользователем период состоит из целого числа минимальных отчётных периодов.