Инвентаризационные описи могут быть заполнены как средствами вычислительной техники, так и ручным способом.
Помарки и подчистки в инвентарных описях производить не рекомендуется.
33.5.2. Инвентаризация основных средств
Целью инвентаризации является получение точных данных о фактическом наличии и техническом состоянии основных средств, а также сверка фактического наличия с данными бухгалтерского учета. Данные о фактическом наличии основных средств записываются в «Инвентаризационную опись основных средств», которые после завершения инвентаризации передаются в бухгалтерию. По основным средствам, сданным или полученным в операционную аренду, переданным или полученным в доверительное управление, находящемся на ответственном хранении, проверяется наличие подтверждающих документов, договоров.
До начала инвентаризации проверяется наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных описей, наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации.
Инвентаризационная комиссия в обязательном порядке производит осмотр объектов и заносит в инвентаризационные описи их полное наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические и эксплуатационные показатели.
При инвентаризации зданий сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих право собственности, постоянного пользования земельными участками.
При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, которые отсутствуют в регистрах бухгалтерского учета, комиссия включает в инвентаризационную опись.
Оценка выявленных при инвентаризации неучтенных объектов производится по справедливой стоимости. Срок службы по данным объектам определяется по действительному техническому состоянию объектов. Инвентаризационная комиссия устанавливает сроки возведения или приобретения неучтенных объектов, источники их финансирования и отражает эти данные в протоколе.
Основные средства заносятся в инвентаризационные описи по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта.
Основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, в инвентаризационную опись не включаются. На эти объекты инвентаризационной комиссией составляется отдельная опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших к непригодности.
Результаты инвентаризации отражаются СГХК в учете того месяца, в котором была закончена инвентаризация. Инвентаризационная опись подписывается всеми членами комиссии.
На неучтенные основные средства выписываются новые инвентарные карточки, по недостающим основным средствам, списанным с баланса, карточки помещают в раздел картотеки «Архив».
Данные инвентаризационных описей заносятся в «Сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств», причем заполняются только те позиции, по которым были обнаружены расхождения с данными учета.
В протоколе инвентаризационной комиссии отражаются подробные сведения о причинах и ответственных лицах излишков и недостач и мерах, которые будут приняты в отношении ответственных лиц.
33.5.3. Инвентаризация товарно – материальных запасов
Для полной и точной проверки фактического наличия ТМЗ инвентаризационная комиссия должна быть обеспечена рабочей силой для перевешивания и перемещения ТМЗ, технически исправными весовыми, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой и т. п.
Прежде чем приступить к проверке фактического наличия ТМЗ, инвентаризационной комиссии необходимо:
- опломбировать места хранения ТМЗ, имеющие отдельные входы и выходы;
- проверить исправность весоизмерительных приборов, выделенных для работы инвентаризационной комиссии, и соблюдение установленных сроков их клеймения;
- получить последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении ТМЗ, подлежащего инвентаризации.
Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к этим реестрам с указанием «До инвентаризации по состоянию на «___»___________г.», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков ТМЗ к началу инвентаризации по учетным данным.
Материально-ответственные лица представляют расписки о том, что к началу инвентаризации все ТМЗ, поступившие на ответственное хранение, оприходовано, а выбывшее списано в расход, и все расходные и приходные документы на ТМЗ, находящиеся у них в подотчете, сданы в бухгалтерию. Аналогичные расписки принимаются и от лиц, имеющих подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение ТМЗ.
Проверка фактических остатков производится при обязательном участии материально-ответственного лица, но материально-ответственное лицо не может являться членом инвентаризационной комиссии на своем участке.
При проверке фактического наличия ТМЗ в случае смены материально-ответственного лица в инвентаризационных описях лицо, принявшее это имущество, расписывается в их получении, а сдавшее – в их сдаче.
Если инвентаризация ТМЗ проводится в течение нескольких дней, то помещение, где хранятся инвентаризируемые ТМЗ, ежедневно опечатывается в присутствии членов комиссии и материально-ответственного лица.
В случае, если в период проведения инвентаризации комиссия не имеет возможности произвести подсчет ТМЗ в данном помещении и записать их в опись сразу, на группу проинвентаризированного (просчитанного) имущества прикрепляются инвентаризационные ярлыки (типовая форма №Инв-14, Приложение 57 к Учетной политике) фактического наличия. Далее указанные ярлыки используются для заполнения инвентаризационной ведомости.
При хранении ТМЗ в разных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ТМЗ помещение пломбируется и комиссия переходит для работы в следующее помещение.
На время инвентаризации все операции с инвентаризуемыми ТМЗ прекращаются, и посторонние лица в помещение, где проводится инвентаризация, не допускаются. Комиссией оформляется инвентаризационная опись товарно-материальных запасов. Однако, при длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководства СГХК в процессе инвентаризации могут отпускаться товарно-материальные запасы в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ТМЗ заносятся в отдельную инвентаризационную опись под наименованием «Товарно-материальные запасы, отпущенные во время инвентаризации». Оформляться эта опись должна по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные запасы во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии.
Товарно-материальные запасы, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются после инвентаризации. Эти ТМЗ заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные запасы, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается когда, от кого они поступили, дата и номер приходного документа, наименование, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ТМЗ.
Товарно-материальные запасы в инвентаризационных описях отражаются по каждому отдельному наименованию с указанием номенклатурного номера, вида, группы, артикула, сорта и количества.
Не допускается вносить в описи данные об остатках ТМЗ со слов материально-ответственного лица или по данным учета без проверки их фактического наличия.
ТМЗ, принадлежащие другим субъектам и принятые в переработку или находящиеся на ответственном хранении, инвентаризируются одновременно с собственными ТМЗ, и по ним составляется отдельная инвентаризационная опись (типовая форма № Инв-5), в которой делается ссылка на соответствующие документы, подтверждающие принятие этих ТМЗ в переработку или на ответственное хранение.
ТМЗ, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в отдельные инвентаризационные описи (типовая форма № Инв-5), на основании документов, подтверждающих сдачу этих товарно-материальных запасов на ответственное хранение, с указанием их наименований, количества, сортности, фактической стоимости (по данным учета), даты сдачи запасов на хранение, места хранения, номера и даты документов.
При получении от организаций, на ответственном хранении которых эти товарно-материальные запасы находятся, копий инвентаризационных описей, комиссия сопоставляет фактическое наличие товарно-материальных запасов с количеством, установленным по документам.
По товарно-материальным запасам, находящимся в переработке у других организаций, должна быть составлена отдельная опись, где указывается наименование предприятия-переработчика, наименование товарно-материальных запасов, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи их в переработку, номера и даты документов, на основании которых отпущены товарно-материальные запасы в переработку.
Инвентаризационные описи составляются отдельно на товарно-материальные запасы, находящиеся в пути, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций (типовая форма № Инв-4, типовая форма № Инв-6).
В описях на товарно-материальные запасы, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование (согласно документу), количество и стоимость (согласно данным учета), дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти товарно-материальные запасы учтены на соответствующих счетах. При этом по грузам, не прибывшим в установленный срок и числящимся в учете как товарно-материальные запасы в пути, необходимо проверить, какие меры приняты к их розыску.