Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц.
По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, и книга опечатывается.
2.1.2 Синтетический учет денежных средств в кассе
Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на синтетическом счете 50 "Касса". В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит - выбытие денежных средств из кассы.
К счету 50 "Касса" могут быт открыты субсчета:
50-1 "Касса организации";
50-2 "Операционная касса";
50-3 "Денежные документы" и др.
На субсчете 50-1 "Касса организации" учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.
На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы.
Для учета операций в иностранной валюте в организациях создается специальная касса. Кассам устанавливаются лимиты в иностранной валюте. Они должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков и еврочеков и т.п.). Кассиры обязаны строго соблюдать правила совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы.
При приеме от клиентов платежных документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособность по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и правильность заполнения реквизитов документов. В кассу принимается наличная иностранная валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Поврежденные, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности денежные знаки от клиентов кассиром не принимаются.
Оплату товаров и услуг разрешается принимать в нескольких иностранных валютах. Пересчет других видов иностранных валют в доллары осуществляется по рыночному курсу, информация о котором присылается банком в кассу. Таблица пересчета должна быть доступной для посетителей.
При расчетах за валюту сдача выдается обычно в валюте платежа. С согласия покупателей сдача может быть выдана в другой свободно конвертируемой валюте. Выдача сдачи в рублях запрещается.
Для обособленного учета наличия и движения наличной иностранной валюты к счету 50 "Касса" открывают соответствующие субсчета.
Находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы учитывают на субсчете 50-3 "Денежные документы" счета 50 "Касса" в сумме фактических затрат на их приобретение.
Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.
Основанием для записей по счету 50 служат отчеты кассира. Для учета кассовых операций в бухгалтерии ведут специальные регистры: журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 по счету 50 «Касса» (регистры синтетического учета).
В журнале-ордере № 1 кассовые операции записываются по кредиту счета 50 «Касса», в ведомости № 1 – по дебету счета 50 «Касса». Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и ведомости № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов. Однако при незначительном количестве кассовых документов допускается записи операций в регистры производить не ежедневно, а за 3—5 дней, в целом по нескольким отчетам кассира. В этом случае в графе «Дата» указываются начальные и конечные числа, за которые производятся записи, например: 1—3, 15—17 и т. д.
Итоги за день (несколько дней) в разрезе корреспондирующих счетов устанавливаются путем подсчета сумм однородных операций, отраженных в кассовом отчете или в приложенных к нему документах, согласно бухгалтерской разметке, предварительно проставляемой в отчете кассира или на документах.
Остаток средств в кассе приводится в ведомости только на начало и конец месяца. На протяжении месяца для контроля и оперативных целей используются данные об остатках средств, показанные в отчетах кассира.
Поступление наличных денег в кассу отражаются следующими бухгалтерскими проводками:
1. Получены наличные деньги со счетов в банках:
Дебет 50 «Касса»
Кредит 51 «Расчетный счет»;
52 «Валютный счет»;
55 «Специальные счета в банках».
2. Поступления наличных денег от реализация продукции, основных средств, прочих активов:
Дебет 50 «Касса»
Кредит 62 « Расчеты с покупателями и заказчиками »;
76 « Расчеты с разными дебиторами и кредиторами »;
90 « Продажи »;
91 « Прочие доходы и расходы ».
3. Возврат в кассу ранее выданных авансов, излишне выплаченных сумм заработной платы, неизрасходованных подотчетных сумм:
Дебет 50 «Касса»
Кредит 62 « Расчеты с покупателями и заказчиками »;
70 « Расчеты с персоналом по оплате труда »;
71 « Расчеты с подотчетными лицами »;
76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами ».
4. Поступления наличных денег в погашение задолженности по материальному ущербу и очередным платежам работников - заемщиков, по вкладам в уставный капитал предприятия, от квартиросъемщиков и по исполнительным документам:
Дебет 50 « Касса »
Кредит 73/1 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
75 «Расчеты с учредителями»;
76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
5. Получены наличные деньги от дочерних (зависимыми) организации и подразделений организации:
Дебет 50 « Касса »
Кредит 79 « Внутрихозяйственные расчеты ».
6. Поступление в кассу процентов по векселям, дивидендов по ценным бумагам, доходов от долевого участия в других организациях:
Дебет 50 « Касса »
Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами ».
7. Получены наличными краткосрочные и долгосрочные кредиты банков:
Дебет 50 «Касса»
Кредит 66 « Расчеты по краткосрочным кредитам и займам »;
67 « Расчеты по долгосрочным кредитам и займам ».
8. Поступления наличных денег от заимодавцев по предоставленным им краткосрочным и долгосрочным кредитам и другим привлеченным средствам, а также целевого финансирования:
Дебет 50 « Касса »
Кредит 66 « Расчеты по краткосрочным кредитам и займам »;
67 « Расчеты по долгосрочным кредитам и займам »;
86 « Целевое финансирование ».
9. Поступления наличных денег в счет доходов будущих периодов (арендная плата авансом, плата за коммунальные услуги и т.д.)
Дебет 50 « Касса »
Кредит 98 « Доходы будущих периодов ».
Выбытие наличных денег оформляются следующими бухгалтерскими проводками:
1. Оплачены из кассы расходы по приобретению оборудования, требующего монтажа, объектов основных средств, материалов, МБП, товаров, а также расходы основных и вспомогательных цехов общепроизводственного и общехозяйственного назначения, обслуживающих производств и хозяйств, будущих периодов, коммерческие расходы, затраты на реализации готовой продукции, основных средств, прочих активов:
Дебет 07 « Оборудование к установке »;
08 « Вложения во внеоборотные актива »;
20 « Основное производство »;
23 « Вспомогательное производство »;
25 « Общепроизводственные расходы »;
26 « Общехозяйственные расходы »;
29 « Обслуживающие производства и хозяйства »;
41 « Товары »;
44 « Расходы на продажу »;
90 « Продажи »;
91 « Прочие доходы и расходы »;
97 « Расходы будущих периодов ».
Кредит 50 «Касса»
2. Сданы в кассу денежные средства для зачисления на расчетный и валютный счета, для приобретения денежных документов и на денежные переводы:
Дебет 51 « Расчетный счет »;
52 « Валютный счет »;
55 « Специальные счета в банках »;
50 « Касса ».
Кредит 50 « Касса »
3. Оплачены наличными краткосрочные и долгосрочные финансовые вложения, задолженность поставщикам по авансам полученным, различным внебюджетным фондам, бюджету, по отчислениям в социальные фонды:
Дебет 08 « Вложения во внеоборотные актива»;
60 « Расчеты с поставщиками и подрядчиками »;
58 « Финансовые вложения »;
76 « Расчеты с разными дебиторами и кредиторами »;
68 « Расчеты по налогам и сборам »;
69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»
Кредит 50 « Касса »
4. Выданы из кассы заработная плата, подотчетные суммы, займы работникам, начисленные дивиденды сторонним работникам, суммы по исполнительным документам: