- срок наличия сверхлимитных средств в кассе не должен превышать 3-х рабочих дней, включая день получения денег в банке (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях – до 5-ти дней);
- указанные сверхлимитные остатки должны быть получены в обслуживающем предприятие банковском учреждении, а не накоплены за счет выручки, поступающей в его кассу.
Таким образом, для правильного определения потребности предприятия в наличных денежных средствах с учетом установленного ему лимита, сумма, подлежащая снятию с расчетного счета, определяется по формуле:
П = ОР + Л – ОП – О,
Где П – потребность;
ОР – ожидаемый расход;
Л – лимит хранения денежных средств;
ОП – ожидаемый приход наличных денежных средств в кассу предприятия за счет выручки от реализации и других операций;
О – остаток наличных денежных средств в кассе на дату определения потребности.
Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия, а также в соответствии с договором банковского счета
В том случае, когда предприятие имеет несколько счетов в разных банках, лимит остатка кассы устанавливает один из банков, а в другие банки достаточно представить копию такого решения.
Согласно указанию ЦБ РФ "Об установлении предельного размера расчетов между юридическими лицами" данный предел составляет 100 000 рублей по одной сделке. Т.е. по договорам, стоимость которых больше указанной суммы, расчеты наличными деньгами запрещены. К расчетам с физическими лицами и индивидуальными предпринимателями данное ограничение не применяется.
Для того чтобы остаток наличных денег в кассе на конец рабочего дня не превышал лимита, организация для передачи денег в банк может заключить договор с инкассаторской службой учреждения банка или специализированной инкассаторской службой, имеющим лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств и других ценностей. Порядок оформления и передачи наличных денег инкассаторам предусмотрен положением ЦБ РФ от 9 октября 2002 г. № 199-П «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории РФ».
Заключив договор, организация заказывает изготовление специального пломбира, на котором должны быть выгравированы номер и сокращенное наименование организации или ее фирменный знак.
Один экземпляр заверенного образца пломбы передается организации для предъявления инкассаторам при получении ими сумок с ценностями, второй экземпляр — в кассовое подразделение кредитной организации для осуществления контроля при приеме денег от инкассаторов.
Кассир организации к каждой сдаваемой инкассаторам сумке с денежной наличностью выписывает препроводительную ведомость. Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку. Второй экземпляр (накладная к сумке) передается инкассатору при получении им сумки. Третий экземпляр (копия препроводительной ведомости) остается у кассира.
Третий экземпляр препроводительной ведомости с подписью и печатью инкассатора служит основанием для составления бухгалтером расходного кассового ордера (форма № КО-2) и для отражения в кассовой книге расхода наличных денег по кассе организации. Сумка с денежной наличностью пломбируется кассиром организации таким образом, чтобы предотвратить ее вскрытие.
Перед получением ценностей инкассатор-сборщик предъявляет кассиру организации документ, удостоверяющий личность, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и порожнюю сумку. Кассир организации предъявляет образец оттисков пломбиров, сумку с ценностями и два экземпляра препроводительной ведомости.
Инкассатор-сборщик принимает сумку с ценностями с проверкой целости упаковки, наличия целых и четких оттисков пломб, соответствия их имеющемуся образцу, проверяет правильность заполнения препроводительной ведомости и передает кассиру организации порожнюю сумку и явочную карточку для заполнения. Затем инкассатор проверяет соответствие суммы, указанной в явочной карточке кассиром, суммам в накладной и копии препроводительной ведомости, сумм цифрами и прописью, номера сумки, указанного в явочной карточке и сопроводительных документах, номеру принимаемой сумки, после чего на копии препроводительной ведомости расписывается, ставит печать и дату приема сумки.
Исправления при заполнении явочной карточки не допускаются. Неправильно произведенная запись зачеркивается, на свободном поле явочной карточки делается новая запись, заверенная подписью кассира организации. Производить записи в явочной карточке инкассатору не разрешается.
Статьей 15.1 «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций» КоАП РФ установлено, что нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
Статьей 15.2 «Невыполнение обязанностей по контролю за соблюдением правил ведения кассовых операций» КоАП РФ установлено, что невыполнение должностным лицом учреждения банка обязанностей по контролю за выполнением организациями или их объединениями правил ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа в размере от 20 до 30 МРОТ.
В соответствии со ст. 23.5 КоАП РФ дела об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 15.1, 15.2, рассматривают налоговые органы.
Статьей 15.4 «Нарушение срока представления сведений об открытии и о закрытии счета в банке или иной кредитной организации» КоАП РФ установлено, что нарушение установленного срока представления в налоговый орган или орган государственного внебюджетного фонда информации об открытии или о закрытии счета в банке или иной кредитной организации влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до двух тысяч рублей.
Применение контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 22 мая 2003 г. 54-ФЗ «О применении контрольно кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
Под контрольно-кассовой техникой (далее — ККТ), используемой при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт, понимаются контрольно-кассовые машины (далее — ККМ), оснащенные фискальной памятью, электронно-вычислительные машины, в том числе персональные, программно-технические комплексы, которые подлежат обязательной регистрации в Государственном реестре контрольно-кассовой техники.
Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие контрольно-кассовую технику, обязаны:
- осуществлять регистрацию контрольно-кассовой техники в налоговых органах;
- применять при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт исправную ККТ, опломбированную в установленном порядке, зарегистрированную в налоговых органах и обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов (фиксацию расчетных операций на контрольной ленте и в фискальной памяти);
- выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные ККТ кассовые чеки;
- обеспечивать ведение и хранение в установленном порядке документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением ККТ, а также обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющих проверку в соответствии с п. 1 ст. 7 Закона 54-ФЗ, беспрепятственный доступ к соответствующей ККТ, предоставлять им указанную документацию;
- производить при первичной регистрации и перерегистрации ККТ введение в фискальную память ККТ информации и замену накопителей фискальной памяти с участием представителей налоговых органов.
На приобретаемые предприятием ККМ должны быть заключены договоры с центром технического обслуживания (ЦТО) или заводом-изготовителем об их принятии на техническое обслуживание и ремонт (п. 2 приказа Госналогслужбы России от 22 июня 1995 г. ВГ-З-14/36).
Чек контрольно-кассовой машины должен содержать следующие реквизиты, установленные постановлением Правительства РФ от 7 августа 1998 г. № 904:
- наименование организации;
- идентификационный номер организации-налогоплательщика (ИНН);
- заводской номер ККМ;
- порядковый номер чека;
- дату и время покупки (оказания услуги);
- стоимость покупки (услуги);
- признак фискального режима
1.2 Организация учета денежных средств на расчетном счете
Предприятия вне зависимости от форм собственности обязаны хранить свои денежные средства в банке. Расчеты предприятий по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, в безналичном расчете, при этом посредником при расчетах выступают учреждения банков и небанковские кредитные организации.
Банковская система РФ включает в себя Банк России, кредитные организации, а также филиалы и представительства иностранных банков. Правовое регулирование банковской деятельности осуществляется в соответствии с ГК РФ, Федеральным законом «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)», другими федеральными законами и нормативными актами ЦБ.
Понятие кредитной организации и банка определено в Федеральном законе от 2 декабря 1990 г. № 395-1 «О банках и банковской деятельности».