Более дешевая технология и возможность работать в сети означают, что мы можем проще хранить, сортировать и получать информацию, но не все компании управляют своей информацией (не говоря уже о знаниях) так, чтобы их сотрудники могли не делать двойную работу и легко находили то, что им необходимо.
Нередко компании перегружают своих служащих неструктурированной информацией, что осложняет ее усвоение и не позволяет отделить жизненно важные сведения от массы бесполезных и ненужных.
Реальные преимущества работы и конкурентные преимущества
Сегодня отделы и рабочие группы компаний не могут больше работать как прежде, т.е. держать свои знания при себе. Важные конкурентные преимущества получают теперь такие компании, в которых новые знания быстро распространяются, а все сотрудники делятся этими знаниями друг с другом. В результате новые служащие быстро обучаются, а компания становится гибкой и может быстро реагировать на происходящие изменения. Все новые методы работы и ход реализации новых проектов необходимо анализировать и доводить результаты этого анализа до общего сведения.
Если обмен знаниями в компании отсутствует, то люди нередко выполняют двойную работу. Они придумывают способы решения проблем, которые давно решены, и повторяют одни и те же ошибки. А это означает постоянный перерасход ценных ресурсов, особенно человеческих.
Обучение, инновации и обмен опытом
По мере того как компании осознают необходимость стать более гибкими, инновационными и быстродействующими, они все чаще начинают видеть в управлении и обмене знаниями способ повысить эффективность использования своих человеческих ресурсов и получить важные конкурентные преимущества. Теперь от сотрудников ждут, что они будут гораздо активнее, чем раньше, смогут генерировать идеи и решать проблемы, а также выполнять больше заданий в более сжатые сроки.
Чтобы сотрудники соответствовали этим требованиям, им нужно обеспечить возможность быстро получать знания. Поэтому теперь компании придают гораздо больше значения самообучению персонала (обмену опытом, постоянному совершенствованию товаров и услуг, повышению квалификации сотрудников).
Преимущества управления знаниями
В этом разделе мы перечислим основные преимущества, которые может дать внедрение управления знаниями. Какие из них вы реально получите, создав у себя систему управления знаниями, зависит также и от уже имеющихся в вашей компании систем управления информацией. Итак:
Сотрудники лучше представляют себе цели компании, ее процессы и т.д.
Более активный обмен информацией способствует улучшению взаимоотношений между сотрудниками.
Все сотрудники компании учатся, извлекают уроки из своих и чужих ошибок и используют достижения друг друга.
Информационные сети и средства связи позволяют объединить как отдельных сотрудников, так и целые группы, включая и те, что работают в отдаленных регионах.
Сотрудники могут быстрее найти или получить необходимую им информацию.
Сотрудникам легче составлять отчеты, разрабатывать правила и готовить презентации.
Совершенствуется процесс принятия решений.
Использование общих знаний и опыта позволяет сократить цикл разработки новой продукции.
Улучшается работа с потребителями, поскольку сотрудники получают от них информацию в порядке обратной связи и принимают соответствующие меры.
Сотрудники активнее занимаются инновационной деятельностью и используют идеи своих коллег.
Сотрудников поощряют к тому, чтобы они повышали свою квалификацию и накапливали опыт.
Использование общих знаний позволяет компании быстрее реагировать на изменение запросов рынка.
Сотрудники и подразделения компании работают более эффективно (благодаря тому, что не приходится делать двойную работу и т.д.).
Решения принимаются объективно, а не на основе субъективных представлений.
Управление знаниями и самообучение компании
Если в компании существуют процедуры обмена знаниями, то ее можно считать самообучающейся, даже при отсутствии формальной системы управления знаниями.
Однако создание такой системы в масштабах всей компании дает мощный толчок самообучению.
Если это еще не делается, необходимо:
информировать сотрудников о результатах анализа хода реализации проектов
распространять новые идеи и поощрять их генерирование;
широко обсуждать ошибки, а также способы их исправления;
побуждать сотрудников, посещающих курсы или выполняющих какую-либо работу для других компаний, делиться со своими коллегами новыми достижениями, идеями, опытом и практикой работы в других компаниях;
знакомить сотрудников с планами их обучения и повышения квалификации и должностными требованиями, на основе которых сотрудники службы персонала и менеджеры поручают им ту или иную работу и назначают на новые должности;
поощрять использование таких методов работы, которые способствуют активному обмену знаниями и общению всех сотрудников компании.
Если служащих мотивируют к тому, чтобы они сами занимались повышением своей квалификации и определяли свои потребности в обучении, то они без колебаний обращаются за помощью, не опасаясь, что тем самым обнаружат свою слабость. Также менеджеры могут быть для них примерами, показывая им, что сами постоянно повышают свою квалификацию и отнюдь не считают, что "и так уже все знают".
Если компания подойдет к управлению знаниями как к способу стать коллективом людей, работающих совместно для того чтобы постоянно узнавать что-то новое и совершенствоваться (а вовсе не для того, чтобы стать придатком к электронной библиотечной системе!), то будет гораздо легче внедрить у себя этот процесс, а положительный эффект от внедрения будет больше.