Однако и при этом методе учета использования, например металла, имеют место недостатки из-за невозможности правильного учета отклонений, не зависящих от исполнителей. Эти недостатки обусловливаются плюсовыми или минусовыми допусками проката согласно стандартам, которые отдельно учесть затруднительно, а на общую величину отклонений они влияют значительно. В целях исключения влияния их на общую величину отклонений целесообразно применять систему учета использования металла по теоретическому весу. При этом металл от поставщиков поступает на склад по фактическому весу, а со склада в цех - тоже по фактическому весу с определением одновременно и теоретического веса. Он определяется путем измерения длины прутков либо площади листа металла, а затем эти данные по справочникам переводятся в теоретический вес. На рабочих местах использование металла в этом случае учитывается только по теоретическому весу и в метраже (погонных или квадратных метрах). Такой вариант позволяет выявлять разницы в допусках проката при отпуске металла со склада в цехи. Указанные разницы на заготовительный цех не относятся, а включаются в затраты производства путем распределения их пропорционально стоимости теоретического веса металла.
На РУП “Минский завод шестерен” сохранности материалов уделяют немаловажное внимание. Для осуществлении такого контроля на предприятии прежде всего следят за сохранностью сырья и материалов на стадии их хранения и на стадии использования в заготовительном (кузнечном) цехе.
На предприятии случаев перерасхода материалов в производстве не было уже давно, так как на предприятии организована достаточно жесткая система контроля как на стадии отпуска материалов в производство, так и за течением производственных процессов и эффективной наладкой оборудования.
В противном случае информация об отклонениях имеет большое значение для экономичного и рационального использования материалов и более точного исчисления себестоимости отдельных видов продукции.
2.4 . Направления усовершенствования учета использования материальных ресурсов
В настоящее время РУП “Минский завод шестерен” находится в довольно сложном финансовом положении, что связано главным образом с инфляцией, дороговизной комплектующих и сырья в виду отсутствия белорусского металлургического производства, с недостатком рынков сбыта, наличием товарных запасов на складах из-за более высокой стоимости по сравнению с предприятиями-конкурентами из близкого и дальнего зарубежья. Поэтому основной целью деятельности завода РУП “МЗШ” на данном этапе хозяйствования является получение нормального уровня прибыли, достаточного для того, чтобы рассчитаться по своим обязательствам перед бюджетом, поставщиками, рабочим персоналом.
Одним из направлений выхода из сложившейся ситуации является совершенствование форм и методов организации бухгалтерского учета на предприятии. В новых условиях бухгалтерский учет должен обеспечить более эффективное и рациональное использование материальных ресурсов, сокращение производственных запасов.
С нашей точки зрения совершенствование учета и контроля наличия и движения материальных ресурсов на предприятии должно осуществляться по нескольким направлениям.
Во-первых, при формировании учетной политики предприятие главным образом должно учитывать свои интересы, но в то же время не нарушать законодательство. При этом необходимо оперативно реагировать на изменения в нормативной базе с тем, чтобы обеспечить достоверность учетной работы, определить возможность и целесообразность использования новых нормативных актов и положений. Так, невозможно применение на РУП “Минский завод шестерен” новой системы учета поступления и списания материальных ресурсов “по фиксированным ценам”, разработанной руководством республики с целью оздоровления финансового положения промышленных предприятий [57, с.10-14]. Применение данного порядка требует множества дублирующих документов и записей в учетных регистрах, что довольно трудоемко для данного предприятия. Необходимо отметить, что выбор метода оценки ограничен в нашей республике тремя возможными к применению, достоинства и недостатки которых рассмотрены выше. Данные методы не отвечают потребностям исследуемого завода РУП “МЗШ”. Поэтому, как показала международная практика, целесообразно было бы применять в зависимости от ситуации тот или иной метод учета отпуска материальных ресурсов. В такой ситуации в учетной политике предприятия должно быть закреплено два метода учета материалов.
Во-вторых, необходимо упрощать оформление операций по расходу товарно-материальных ценностей.
Оформление отпуска материалов трудоемко из-за большого количества и разнообразия первичных документов. Поэтому важное значение имеет упрощение учета на этом участке. Упрощает учет и повышает контроль за использованием материалов отпуск их по раскройным листам и комплектовочным ведомостям. В связи с развитием специализации и кооперирования все большее применение находят комплектовочные ведомости. Комплектующие изделия, как правило, отпускаются через комплектовочные кладовые, в которых заранее подбирают эти изделия в количестве, соответствующем плану выпуска продукции. На каждый ее вид выписывается отдельно комплектовочная ведомость, по которой комплектующие изделия отпускаются на протяжении месяца. В ведомости указывается план производства продукции, наименование и номенклатурные номера комплектующих изделий, норма их расхода на единицу продукции и количество отпущенных комплектов. При этом бракованные детали заменяются этой кладовой без документального их оформления. На данном предприятии комплектовочные ведомости не применяются, но их внедрение могло бы стать шагом к упрощению и совершенствованию учета.
В целях сокращения числа первичных документов там, где это целесообразно можно оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках складского учета. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель цеха при получении материалов расписывается непосредственно в карточках складского учета, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.
Наибольший эффект в организации учета отпуска материалов достигается при применении автоматизированной формы бухгалтерского учета, использовании персональных компьютеров и прогрессивных программ.
Важной особенностью компьютеризации является возможность использования традиционной журнально-ордерной формы учета.
Учет материалов, как известно, один из наиболее трудоемких участков учетной работы на предприятиях. Поэтому именно здесь относительно широко используется вычислительная техника.
Однако, несмотря на то, что учет товарно-материальных ценностей ведется в бухгалтерии данного предприятия с помощью ПВМ с целью рационализации целесообразно автоматизировать учет материальных ресурсов и на складах. Внедрение автоматизированной системы позволит облегчить ведение текущего складского учета, обеспечит быстрый обмен данными внутри складского хозяйства и с другими отделами предприятия, позволит осуществлять контроль и анализ.
На предприятии нет определенного программного обеспечения для автоматизации учета материальных ресурсов в бухгалтерии. Программистами предприятия был разработан ряд программ, позволивших автоматизировать отдельные участки учета, но зачастую не связанных друг с другом. Эти программы позволяют осуществлять упрощенное ведение учета материальных ценностей, поскольку они реализуют ограниченный объем операций, формируют небольшой список ведомостей, не предусматривают первичную обработку всего первичного учета. Кроме того, эти программы не предназначены для автоматизации складского хозяйства. Поэтому на предприятии необходимо внедрить программное обеспечение, способное удовлетворить эти требования.
При выборе прикладного программного обеспечения, отвечающего требованию автоматизации складского хозяйства, необходимо учесть и тот факт, что финансовое положение предприятия в данный момент недостаточно стабильно, поэтому приобретаемое программное обеспечение должно быть сравнительно недорогим.
Учитывая эти обстоятельства, предприятию было бы целесообразно приобрести дополнительно для автоматизации учета производственных запасов в бухгалтерии и на складах программный продукт “БЭСТ-ОФИС” компании “Интелект-сервис”. Программа “БЭСТ-ОФИС” поставляется на инсталляционном компакт-диске и может быть установлена на компьютерах с операционной системой WindowsNT, 95, 98, 2000 [21, с.84-105].
Система БЭСТ-ОФИС обеспечивает учет движения материальных ресурсов при осуществлении хозяйственной деятельности, а также ведение учета текущих остатков материальных запасов предприятия не только по местам хранения, но и в разрезе объектов учета. Подсистема “Запасы” обладает следующими функциональными возможностями:
-поддержка произвольного количества мест хранения материальных ресурсов;
-оперативный бухгалтерский учет товарных запасов в стоимостном и натуральном выражении;
-оформление документов товародвижения в любой валюте;
-выделение партионного, сортового и сальдового учета запасов на складах;
-поддержка различных учетных политик и методов оценки при списании материальных запасов в производство;
-расчет фактической себестоимости запасов;
-учет ожидаемого поступления и заказанного количества материалов;
-учет товаров на складе в разрезе собственников.
Учет движения материальных ресурсов производится на основе первичных документов (накладных), которые формируются при поступлении и выбытии материальных ресурсов или их перемещении между местами хранения. Эти документы регистрируются в Журнале движения запасов. По накладной можно сформировать бухгалтерские проводки и счет-фактуру. Налоги в счет-фактуру попадают из соответствующих полей накладной. По счету-фактуре можно сформировать записи в книге покупок или книге продаж. Реализована возможность формирования накладных в любой валюте (для валютных операций).