ИП Кульченко В.Н. проводит приемку товара либо на станции железной дороги, либо на складах организации.
В первом случае приемка товара производится материально ответственным лицом при предъявлении доверенности. На полученный от железной дороги товар экспедитор выписывает накладную на его отправку на склад автомобильным транспортом (через агента-водителя). В случае обнаружения недостачи товаров при приемке их на складе от агента составляется акт. Если товары от органов транспорта принимает кладовщик, являющийся материально ответственным лицом, то он расписывается в получении товаров в сопроводительных документах либо составляет «Акт о приемке товаров» (ф. № ТОРГ-1) (приложение 2), который применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора.
Во втором случае порядок приемки товаров на оптовых складах и сроки ее проведения устанавливаются в договорах на их поставку. Приемка товаров по количеству производится по транспортным и сопроводительным документам (счету-фактуре, описи, упаковочным ярлыкам), а по качеству и комплектности – по сопроводительным документам, удостоверяющих их качество и комплектность (сертификат).
Поставщики при отгрузке товаров в адрес ИП Кульченко В.Н. выписывают следующие документы: коммерческие (товарные); транспортные.
Коммерческие (товарные) документы дают количественную, качественную и стоимостную характеристики товаров. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 было утверждено «Правило ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость». Счет-фактура (приложение 3) составляется поставщиком на имя покупателя и дает право на возмещение сумм налога на добавленную стоимость покупателям. В счет-фактуре должны быть указаны: порядковый номер и дата выписки; наименование, адрес продавца и покупателя; наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя; номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров; наименование поставляемых товаров; цена за единицу без учета налога; стоимость товаров без учета и с учетом налога и т.д. Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то в соответствии с приказом по организации. Товарная накладная (ф. № ТОРГ-12) (приложение 4) составляется в двух экземплярах: один остается у поставщика, другой – передается покупателю. Сертификат о качестве удостоверяет качество фактически поставленного товара и его соответствие условиям договора.
Транспортные документы обычно выписываются грузоперевозчиком, они удостоверяют, что товар принят ими к перевозке. Такими документами у ИП Кульченко В.Н. в основном являются: железнодорожная накладная, товарно-транспортная накладная (ТТН) (приложение 5).
Также с этими документами поставщик передает счет на оплату поставленного товара (приложение 6), в котором указан образец заполнения платежного поручения. В платежном поручении указываются: его номер, дата составления, вид платежа, плательщик, его идентификационный номер (ИНН), местонахождение, расчетный счет, банк плательщика, его код; наименование получателя, его реквизиты (ИНН), банк получателя, код; сумма прописью и цифрами; дата получения товара, оказания услуги; назначение платежа, наименование товара, номера и суммы товарных документов; вид операции, срок платежа и его очередность, проведено банком, подписи клиента, место печати, отметки банка и др. Форму платежного поручения и порядок его заполнения устанавливает Банк России [6, с.39].
Документальное оформление оптовой реализации товаров производится в зависимости от способов реализации. ИП Кульченко В.Н. реализует товары только со складов. Отпуск товаров производится непосредственно представителю покупателя в порядке самовывоза. Предприятие осуществляет реализацию товаров на условиях отсрочки платежа, в течении 14 дней. Любая отгрузка товаров с оптовой базы осуществляется на основании договора поставки. В договоре поставки фиксируется наименование товара, единица измерения, цена единицы продукции в рублях, размер оптовой надбавки, ставка НДС в процентах и по сумме, итоговая стоимость с учетом надбавки и НДС. Договор поставки вступает в силу с момента подписания обеими сторонами и действует до окончания расчетов его сторон. Так как отгрузка товаров со склада на предприятии производится автомобильным транспортом, то основным сопроводительным документом является товарно-транспортная накладная. На предприятии товарно-транспортные накладные выписываются с применением персональных ЭВМ, используются бланки строгой отчетности. Товарно-транспортная накладная выписывается грузоотправителем в четырех экземплярах:
первый экземпляр сдается водителем (экспедитором) грузополучателю и предназначен для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза;
второй экземпляр остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей;
третий экземпляр сдается перевозчику и служит основанием для расчетов. Этот экземпляр прилагается к счету за перевозку и высылается плательщику;
четвертый экземпляр также передается перевозчику и прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.
При отпуске товаров путем самовывоза представителю покупателя необходимо предъявить доверенность на бланках типовой формы № М-2 (приложение 7) и паспорт.
Доверенность выдается лицам, с которыми заключен договор о материальной ответственности. Выдается доверенность сроком не более чем на 15 дней под расписку в специальной книге регистрации. Исключением являются доверенности на получение товарно-материальных ценностей, расчеты за которые ведутся в порядке плановых платежей. Срок действия таких доверенностей – месяц или квартал.
Доверенность передается покупателем работникам ИП Кульченко В.Н., занимающихся оформлением документов на реализацию. Затем по окончании отпуска товара доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии товара по сдаваемой доверенности.
Отпуск товарно-материальных ценностей не производится в случаях:
предъявления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами;
предъявления доверенности, имеющей поправки и помарки;
непредъявления паспорта, указанного в доверенности;
окончания срока, на который выдана доверенность;
получения сообщения получателя об аннулировании доверенности.
При реализации товара составляются товарные накладные (ф. № ТОРГ-12) в двух экземплярах с соблюдением правил заполнения необходимых реквизитов:
в строке «Грузоотправитель» указывается полное или сокращенное наименование грузоотправителя в соответствии с учредительными документами.
в строке «Грузополучатель» указывается полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес.
в строке «Поставщик» указывается полное или сокращенное наименование поставщика в соответствии с учредительными документами.
в строке «Плательщик» указывается полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами.
в строке «Основание» указываются номер и дата договора, а также номер и дата транспортной накладной, выписанной для организации-перевозчика.
Товарную накладную подписывает работник организации-продавца, разрешивший отпуск груза, главный бухгалтер организации-продавца, а также работник организации-продавца, производящий отпуск груза.
Если товар принимается по доверенности, то ее данные вносятся в накладную и заверяются подписью, причем подпись ставит лицо, указанное в доверенности.
Подписи уполномоченных лиц на товарной накладной заверяются печатями организации-продавца и организации-покупателя.
Кроме того, в документе не допускаются подчистки и помарки. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.
Данные о товаре, указанные в накладной, должны соответствовать данным счета-фактуры [6].
В процессе торговой деятельности может возникнуть необходимость возврата товара вследствие ненадлежащего качества или брака товара возникшего не по вине покупателя. Так как при возврате товара, как поставщику, так и при возврате товара покупателем составляется аналогичный пакет документов, то рассмотрим тот вариант, когда ИП Кульченко В.Н. выступает в роли покупателя, т.е. рассмотрим документальное оформление возврата товара поставщику.
Товар может быть возвращен покупателем продавцу по различным основаниям. В соответствии с действующим законодательство возможны два варианта:
товар возвращается из-за того, что не соответствует требованиям, указанным в договоре (некачественный или не соответствующий заказанному);
возвращается качественный товар по взаимному согласию сторон (например, если стороны не желают оформлять договор комиссии, а дальнейшая продажа товара не возможна либо не дает планировавшегося эффекта).
Ненадлежащее качество может выявиться покупателем в процессе оприходования товара, после его оприходования, в процессе дальнейшей реализации. По гражданскому законодательству продавец отвечает за недостатки товара, если покупатель докажет, что эти недостатки возникли до передачи товара покупателю или по причинам, возникшим до этого момента (ст. 476 ГК РФ). Если на товар выдавалась гарантия качества, то продавец отвечает за недостатки, если не будет доказано, что они возникли по причине нарушения покупателем правил пользования товаром, его хранения, действий третьих лиц либо непреодолимой силы.