В первом случае каждому держателю корпоративной карты устанавливается индивидуальный лимит. Второй вариант больше подходит небольшим организациям и не предполагает разграничение лимита.
Таким образом, держатель корпоративной карты может распоряжаться согласно условиям договора, заключенного между эмитентом и клиентом, денежными средствами, находящимися на его счете, в пределах расходного лимита, установленного эмитентом, для оплаты товаров и услуг или получения наличных денежных средств.
Карточный счет может быть рублевым или валютным. Соответственно, корпоративные карты могут выпускаться как в рублях, так и в иностранной валюте.
Ответственность перед банком-эмитентом за ненадлежащее использование корпоративной карты несет юридическое лицо, на имя которого открыт специальный карточный счет, а физическое лицо – уполномоченный держатель карты отчитывается, в свою очередь, перед бухгалтерией организации за все расходы, произведенные по корпоративной карте, и составляет авансовый отчет. Поэтому снять деньги с корпоративной карты означает взять их под отчет.
Обычно организации заказывают корпоративные карты в том же банке, через который ведут основные свои расчеты. Некоторые банки ставят условием выпуска корпоративных карт наличие у себя расчетного счета организации.
Если организация не имеет расчетного счета в банке-эмитенте, для открытия специального карточного счета нужно предоставить следующие документы:
- копия устава, заверенная нотариально или органом, осуществляющем регистрацию;
- нотариально заверенные копии учредительного договора, свидетельства о государственной регистрации юридического лица и о постановке на учет юридического лица в налоговом органе;
- заверенные печатью организации копии документов, подтверждающих полномочия лиц, указанных в карточке с образцами подписей;
- нотариально заверенную карточку с образцами подписей;
- копия кодов Госкомстата России, заверенная печатью организации
список сотрудников на выдачу корпоративных карт с указанием расходного лимита на электронном носителе и в бумажном виде, заверенный печатью и подписями ответственных лиц;
- анкета клиента, подписанная руководителем, главным бухгалтером и заверенная печатью организации;
- заявление на открытие счета;
- доверенность на открытие счета и получение соответствующих документов - при открытии счета третьим лицом (кроме лиц, указанных в карточке с образцами подписей);
- заявление - обязательство с указанием имени каждого сотрудника организации, на имя которого выпускается карта;
- копия паспорта каждого сотрудника организации, на имя которого выпускается карта, подписанная руководителем и скрепленная печатью организации
Организациям, открывшим специальные карточные счета, предоставлена возможность расходования обеспеченных корпоративной картой средств на проведение лишь ограниченного круга операций в зависимости от того, где используется корпоративная карта – на территории Российской Федерации или за ее пределами.
В соответствии с банковским законодательством РФ юридические лица имеют право:
- получать наличные и оплачивать расходы в валюте РФ для осуществления на территории РФ расчетов, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов;
-получать наличные денежные средства в иностранной валюте за пределами территории РФ для оплаты командировочных и представительских расходов;
-оплачивать командировочные и представительские расходы в иностранной валюте за пределами территории РФ;
-совершать иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.
Таким образом, с корпоративной карты можно снимать наличные деньги для оплаты общехозяйственных и командировочных расходов, но получать в банкоматах наличную иностранную валюту с корпоративной карты на территории РФ не разрешается.
Также за границей валютные корпоративные карты можно использовать только для оплаты командировочных и представительских расходов, а вот оплачивать товары (работы, услуги) для хозяйственных нужд организации не разрешается.
Корпоративные карты запрещается использовать для выплаты заработной платы и других выплат социального характера (причем независимо от того, где используется корпоративная карта – на территории Российской Федерации или за ее пределами). Для этого предусмотрен другой вид банковских карт – зарплатные.
Все расчеты организации по корпоративным картам учитываются на счете 55 «Специальные счета в банках». Большое значение для бухгалтера имеет правильная организация аналитического учета по субсчету 4 «Специальный карточный счет» к счету 55 «Специальные счета в банках».
Аналитический учет по данному субсчету должен быть организован в разрезе конкретных карточных счетов, открытых в том или ином банке. Также на аналитический учет существенно влияют условия выпуска и использования карт, предлагаемых банком.
Пример 1
При заключении договора банк может выдвигать условие о наличии на счете организации неснижаемого остатка (страхового депозита, который может быть использован для расчетов в исключительных случаях на покрытие превышения платежного лимита).
В таком случае можно использовать следующие субсчета:
«Специальный карточный счет – неснижаемый остаток»;
«Специальный карточный счет – платежный лимит».
Если каждой корпоративной карте соответствует отдельный карточный счет, то при перечислении денежных средств на специальный карточный счет в банк передается специальная ведомость, содержащая данные держателей и номера карт, а также суммы, подлежащие зачислению на каждую банковскую карту. В этом случае аналитический учет ведется в разрезе держателей карт.
В случае, если работник организации – держатель банковской карты не представил авансовый отчет, а выписка банка свидетельствует о том, что с корпоративного карточного счета произведено снятие наличных денег, бухгалтер организации отражает задолженность работника организации:
дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» кредит счета 55/4 «Специальный карточный счет».
При получении авансового отчета осуществленные расходы, связанные с деятельностью организации, отражаются в общем порядке. Если произведенные работником организации расходы не относятся к деятельности организации, то он обязан их возместить: -
внесением наличных денежных средств в кассу организации;
удержанием организацией суммы ущерба из заработной платы сотрудника.
Банковская карта в организации может учитываться аналогично денежным документам на счете 50/3 «Денежные документы», поскольку она представляет собой фактически персонифицированное средство платежа, использование которого позволяет работнику распоряжаться денежными средствами организации.
Пример 2
Торговая организация ООО «ПРичуда» провела 15 сентября 2009 г. переговоры с партнерами с целью дальнейшего сотрудничества. В связи с этим был организован официальный обед в ресторане стоимостью 15 340 руб., в том числе НДС (счет-фактура № 18 от 15.09.2006 г.).
Работнику организации, принимавшему участие в переговорах, 14 сентября 2009 г. была выдана расчетная банковская карта для получения наличных денежных средств и оплаты стоимости официального обеда. Учетная стоимость карты – 230 руб. Расходы на оплату труда, учтенные в составе расходов в целях налогообложения прибыли – 920 000 руб. Других представительских расходов в отчетном периоде у ООО «Причуда» не было.
Расходы на проведение официального обеда считаются представительскими в соответствии с ПБУ 10/99 «Расходы организации», которые в учете торговых организаций учитываются в составе издержек обращения и отражаются на счете 44 «Расходы на продажу», основанием для их признания в учете являются расчетные документы, выданные рестораном.
Для целей налогообложения в соответствии со ст. 264 НК РФ представительские расходы учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией и, соответственно, подлежат нормированию. Представительские расходы в течение отчетного периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот период, то есть 36 800 руб. (900 000 руб.х 4%). А поскольку у ООО «Причуда» не было других представительских расходов, то оплата официального обеда может быть учтена в целях налогообложения прибыли в полной сумме в данном отчетном периоде.
Сумма НДС, отраженная в счете-фактуре ресторана на основании ст. 172 НК РФ, принимается к вычету в полном объеме после принятия к учету услуг ресторана 15 сентября 2009 г., то есть 2340 руб. (15 340 руб. х 18%/118%).
В бухгалтерском учете ООО «Причуда» хозяйственные операции должны быть отражены следующим образом:
14 сентября:
дебет счета 71 «Расчеты с персоналом по оплате труда» кредит счета 50/3 «Денежные документы» – 230 руб. – выдана под отчет работнику расчетная банковская карта для оплаты представительских расходов;
15сентября:
дебет счета 50/3 кредит счета 71 – 230 руб. – возвращена расчетная банковская карта подотчетным лицом;
дебет счета 71 кредит счета 57 «Переводы в пути» – 15 340 руб. – на основании квитанции банкомата отражено получение наличных денежных средств (использование счета 57 «Переводы в пути» обусловлено тем, что квитанции банкоматов поступают в бухгалтерию и обрабатываются до получения выписки по специальному карточному счету, подтверждающему факт списания денежных средств со счета организации);