Рабочую документацию необходимо хранить скомплектованной в папки (файлы), заведенные для каждого экономического субъекта. Система расположения документов в папках устанавливается аудитором. Рабочая документация должна храниться в сброшюрованном виде. Сохранность рабочей документации, оформление и передачу ее в архив обеспечивает руководитель аудиторской организации или лицо, им уполномоченное. Рабочая документация должна храниться в архиве аудиторской организации не менее пяти лет.
Рабочие бумаги аудитора хранятся в папках — так называемых досье на клиента. Совокупность рабочих документов, составленных до начала и в ходе проверке финансовой отчетности предприятия клиента представляет собой аудиторское досье. Рабочие документы в досье должны находится в определенной последовательности:
- организационные;
- административные;
- документы аудиторских процедур по отдельным статьям годового отчета;
- другие аудиторские данные;
- выводы (заключение);
- рекомендации.
Досье разделяют на текущие, постоянные и специальные. Текущее досье содержит все документы и материалы, собранные в ходе аудиторской проверки, вопросы и проблемы, перенесенные из предыдущего аудита, а также те, на которые следует обратить внимание в последующем аудите /11/.
Постоянное досье содержит информацию, важную для аудита длительное время.
Таблица 3.1 Постоянное досье
| Вид информации | Состав информации |
| 1 .Организационнаяинформация,установленная законом | - данные об акционерах;- данные о директорах;- данные о секретаре;- местонахождение органа управления- делами. |
| 2.Информация опредприятии и егодеятельности | - основные виды деятельности размещение- дочерних предприятий и филиалов;- конкретное законодательство и правила;- история предприятия;- сводка прошлых результатов;- характеристика основного персонала;- описание особенностей СБУ и СВК- схемы организации управления;- схемы последовательности операций. |
| 3.По дробности договорао сотрудничестве | - копии договоров о проведении аудиторской- проверки и выполнении других работ;- подробности особых требований к аудиту;- подробности неаудиторских услуг |
| 4.Информация дляаудита | - контакты клиента;- банковская информация;- информация о юристах;- основной аудиторский персонал;- адреса мест проведения аудита. |
| 5.важные соглашения | - торговые договоры;- договоры о продаже в рассрочку или аренде;- договоры о ссудах. |
Специальное досье — это досье менеджера, в котором содержатся документы, связанные с решением организационных вопросов аудита, взаимоотношениями с руководством аудируемого лица и третьими лицами, или другая специальная информация; специальные постановления, указы; налоговая документация; данные по соблюдению законодательства и т.п.
Текущее досье должно содержать все сведения, необходимые и достаточные:
- для составления аудиторского заключения по результатами аудита, проведенного аудиторской фирмой;
- подтверждения того, что аудит проведен аудиторской фирмой в соответствии с нормативными актами, регулирующими аудиторскую деятельность в Российской Федерации;
- осуществления аудиторской фирмой контроля за ходом аудита;
- планирования аудита аудиторской фирмой.
Рабочие документы должны содержать записи о планировании аудита, характере, времени проведения и объеме выполненных процедур, а также выводы, сделанные на основе полученных в ходе аудита сведений.
Все существенные вопросы, требующие профессиональной оценки, вместе с выводами, сделанными по этим вопросам, подлежат отражению в рабочих документах /12/.
Выдача рабочей документации, фиксирующей проводимый и проведенный аудит, работникам аудиторской организации, не занятым аудитом данного экономического субъекта, как правило, не допускается. Изъятие рабочей документации у аудиторской организации может производиться только уполномоченными на то органами в случаях и порядке, прямо установленных законодательством Российской Федерации.
В случае пропажи или гибели рабочей документации руководитель аудиторской организации обязан назначить служебное расследование. Результаты служебного расследования оформляются соответствующим актом.
3.2 Архивация
Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность котором различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И наконец, совсем небольшая группа документов содержит информацию, ценную для научных и практических целей. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической
точки зрения, хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штат специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов — определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью отбора их на, государственное хранение или установления сроков их хранения. Проведение экспертизы следует начинить с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как бухгалтерия, отдел кадров, производственные отделы, о пределах каждого подразделения сначала просматривают документы для постоянного хранения. Это документы, наиболее полно характеризующие основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д. В бухгалтерии это могут быть:
- сводные годовые и годовые бухгалтерские отчеты и балансы с документами к ним;
- сводные годовые и годовые отчеты по финансированию;
- протоколы заседании комиссии по рассмотрению и утверждению годовых отчетов и балансов;
- аналитические таблицы по разработке и анализу годовых от четов и балансов;
- передаточные, разделительные, ликвидационные балансы приложениями и объяснительными записками к ним;
- документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов;
- паспорта зданий и сооружений — памятников архитектуры находящихся под охраной государства;
- акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств;
- штатные расписания (если они хранятся в бухгалтерии);
- лицевые счета по учету основного фонда.
Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.д.)
На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожении документов, не подлежащих хранению типизирована и приведен в «Основных правилах работы ведомственных архивов».
Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве - обработка дел для последующего их хранения и использования.
Если строго следовать установленным архивным правилам, в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года. В этот период к ним еще часто обращаются за 'правками, работа с некоторыми документами завершается в начете нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив учреждения, если он есть. Например, дела за 1998 г. должны обрабатываться в 1999 г.
Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, а вновь созданные фирмы или небольшие организации не предусматривают их в своих структурах, «Основные правила работы ведомственных архивов разрешают хранение дел централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделениях. Таким образом, если архива в организации нет, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения сроков их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке или передаче в государственный архив.
Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в Основных
правилах работы ведомственных архивов и государственной системе документационного обеспечения управления /13/.
Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел оставление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников учреждения.
Заключение
Документирование аудита одно из важнейших условий его квалифицированного проведения, так как основная цель аудита -подтверждение достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта.В ходе написания курсовой работы документирование было рассмотрено в разрезе такого понятия как рабочая документация аудитора.
Рабочая документация аудитора — совокупность материальных носителей информации, которая составляется самим аудитором, сотрудниками проверяемого экономического субъекта и третьими лицами по запросу аудитора до начала, в ходе и по завершении аудиторской проверки и содержащая сведения, необходимые для подготовки достоверного отчета и заключения аудитора, а также для возможности текущего и последующего контроля качества аудита.
Рабочие документы выполняют много значимых для аудита функций:
- обеспечивать обоснование аудиторского заключения и соответствовать общепринятым в аудиторской практике;