Кассовые операции в ОАО «Букет Чувашии» осуществляются в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 №40, Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденного приказом Банка России № 14-п от 5 января 1998 г., другими нормативными документами.
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу, в том числе и ОАО «Букет Чувашии». ОАО «Букет Чувашии» имеет кассу предприятия, операционную кассу и кассу оптово-розничной базы в городе Йошкар-Ола. Касса предприятия размещена в изолированном, специально оборудованном помещении, оснащена сейфом, решетками на окнах, охранно-пожарной сигнализацией. За обеспечение необходимых условий сохранности денежных средств несет ответственность генеральный директор организации.
Кассовые операции выполняет бухгалтер-кассир. На должность бухгалтера-кассира назначается лицо, имеющее среднее или высшее профессиональное (экономическое) образование и стаж работы не менее года. После издания приказа о назначении кассира на работу с ним был заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение В). Функции, должностные обязанности, ответственность и права бухгалтера-кассира предусмотрены в его должностной инструкции.
В своей кассе организация на конец рабочего дня может иметь наличные деньги в пределах лимита их остатка, установленного банком. Для установления лимита остатка денежных средств в кассе организация представляет в обслуживающий ее банк специальный расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу (приложение Г). Для ОАО «Букет Чувашии» на 2007 год Решением Чувашского ОСБ №8613 установлен лимит остатков кассы в размере 238 000 рублей, в том числе для кассы предприятия – 208 000 рублей и для кассы ОРБ г. Йошкар-Ола – 30 000 рублей. В соответствии с действующим законодательством организации имеют право хранить в кассе наличные деньги сверх установленного лимита только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней. Однако в ОАО «Букет Чувашии» превышение лимита не допускается даже в дни выдачи заработной платы, поскольку все выплаты производятся безналичным путем (путем перечисления денежных средств на пластиковые карточки).
Всю денежную наличность сверх лимита ОАО «Букет Чувашии» сдает в банк через инкассатора. Для этого кассир в конце рабочего дня оформляет объявление на взнос наличными.
В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 г. №1843-У в ОАО «Букет Чувашии» расчеты наличными деньгами через кассу ограничены предельным размером 100 000 рублей.
Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций согласно Постановлению Госкомстата РФ об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации от 18.08.1998 №88.
В кассу организации наличные деньги могут поступать с расчетного, валютного счетов в банке, от покупателей, в виде возвращенных авансов, неиспользованных сумм и т.д. Прием наличных производится по приходному кассовому ордеру (ф.№КО-1) (приложение Д). Он является бланком строгой отчетности и при выписке должен регистрироваться в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф.№КО-3), подписывается главным бухгалтером и кассиром. Лицу, сдавшему деньги, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, подтверждающая факт сдачи денег в кассу.
Выдача наличных денег оформляется расходным кассовым ордером (ф.№КО-2) (приложение Е). Он подписывается руководителем и главным бухгалтером. При выписке расходный кассовый ордер, как и приходный, должен регистрироваться в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Однако в ОАО «Букет Чувашии» журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров не ведется. Все первичные документы регистрируются в реестре документов по кассовым операциям. В нем указываются дата, наименование и номер документа, сумма, содержание операции.
Кассир выдает деньги только по предъявлению документа, удостоверяющего личность получателя.
Операции по кассе учитываются в специальном регистре – кассовой книге (ф.№КО-4) (приложение Ж), которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. Количество листов в ней заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовую книгу кассир производит в двух экземплярах. В конце операционного дня кассир подсчитывает итоги, определяет остаток на начало следующего дня и формирует отчет кассира, который является точной копией листа кассовой книги за соответствующий день. Вместе с приложенными документами отчет кассира сдается в бухгалтерию для проверки и обработки.
Кассовая книга открывается на один год.
На основании обработанного отчета кассира делается разноска в журнал-ордер №1 (по кредиту счета 50) и в ведомость №1 (по дебету счета 50) (приложение Е).
В ОАО «Букет Чувашии» кассовые операции осуществляются в следующем порядке:
- оформляются первичные документы по приходу и расходу;
- первичные документы регистрируются в реестре документов по кассовым операциям;
- на основании первичных документов кассир производит записи в кассовую книгу. В конце дня производится ее распечатка в 2 идентичных экземплярах;
- кассир передает в бухгалтерию в качестве отчета второй экземпляр с приходными и расходными документами под расписку бухгалтера в кассовой книге.
Синтетический учет кассовых операций ведется на активном счете 50 «Касса». В ОАО «Букет Чувашии» к нему открыты следующие субсчета:
- 50.1 – касса организации (в рублях);
- 50.2 – операционная касса;
- 50.3 – денежные документы (в рублях);
- 50.11 - касса организации (в валюте);
- 50.33 - денежные документы (в валюте).
Первичные кассовые документы и кассовая книга являются основанием для отражения в бухгалтерском учете операций по движению денежных средств. В ОАО «Букет Чувашии» составляются следующие бухгалтерские проводки по счету 50 «Касса» (таблица 3):
Таблица 3 – Операции по движению денежных средств в кассе ОАО «Букет Чувашии»
| Дебет | Кредит | Документ | Содержание операции |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 50.1 | 51, 52, 55 | Чек, приходный кассовый ордер | Поступили наличные деньги в кассу с расчетного, валютного, прочих счетов в банке |
| 50.3 | 50.1, 51, 52, 71, 76 | Приходный кассовый ордер | Оприходованы поступившие в кассу денежные документы |
| 50.1 | 60.2 | Приходный кассовый ордер | Возвращен в кассу выданный аванс подрядчиком |
| 50.1 | 62.1 (62.2), 90.1 | Приходный кассовый ордер | Поступила в кассу выручка (аванс) за проданные товары от покупателей, заказчиков |
| 50.1 | 62.1 (62.2), 91.1 | Приходный кассовый ордер | Поступила в кассу выручка (аванс) за проданные основные средства, прочие активы от покупателей, заказчиков |
Продолжение таблицы 3
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 50.1 | 66, 67 | Приходный кассовый ордер | Получен наличными краткосрочный или долгосрочный займ (кредит) |
| 50.1 | 71.1 | Приходный кассовый ордер | Сдан в кассу остаток неиспользованных денежных сумм подотчетными лицами |
| 50.1 | 73.3 | Приходный кассовый ордер, авансовый отчет | Погашена наличными задолженность по товарам в кредит, займам, недостачам, хищениям; возвращен остаток подотчетных сумм торговыми представителями |
| 50.1 | 75.1 | Приходный кассовый ордер | Внесен наличными вклад в уставный капитал организации |
| 50.1 | 76 | Приходный кассовый ордер | Погашена наличными дебиторская задолженность, получена арендная плата |
| 50.1 | 76, 91.1 | Приходный кассовый ордер | Получены наличными штрафы, пени, неустойки за нарушение хозяйственных договоров |
| 50.1 | 86 | Приходный кассовый ордер | Получено наличными целевое финансирование |
| 50.1 | 91.1 | Расчет | Списана положительная курсовая разница |
| 26, 44.2 | 50.3 | Расходный кассовый ордер | Списаны использованные в производственной и торговой деятельности почтовые марки, специальные марки |
| 51, 52 | 50.1 | Расходный кассовый ордер, объявление на взнос наличными | Сдана сверхлимитная наличность из кассы на расчетный, валютный счета в банке |
| 58 | 50.1 | Расходный кассовый ордер | Внесены вклады в уставный капитал других организаций наличными |
| 60.1 | 50.1 | Расходный кассовый ордер, счета поставщиков | Оплачено поставщикам наличными за различные активы |
| 69.1 | 50.1 | Расходный кассовый ордер | Выданы единовременные пособия за счет средств социального страхования и обеспечения |
| 70 | 50.1 | Заявление, расходный кассовый ордер | Выдана материальная помощь сотрудникам |
| 71.1 | 50.1 | Расходный кассовый ордер | Выдано под отчет |
| 76 | 50.1 | Расходный кассовый ордер | Выдано наличными разным кредиторам |
| 91 | 50.1 | Расчет | Списана отрицательная курсовая разница |
В конце года и при смене материально-ответственного лица производится обязательная инвентаризация кассы в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. №49). Также производится внезапная инвентаризация кассы в сроки, установленные графиком инвентаризации кассы, которая утверждается генеральным директором организации. При инвентаризации остаток денег в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для этого приказом генерального директора назначается инвентаризационная комиссия, которая по результатам проверки составляет акт инвентаризации наличных денежных средств. В ходе инвентаризации могут быть выявлены излишки или недостача денежных средств. В ОАО «Букет Чувашии» составляются следующие корреспонденции счетов по отражению результатов инвентаризации денежных средств в кассе (таблица 4):