- предприятиям Государственного комитета Российской Федерации по связи и информатизации (Госкомсвязи России) для перевода на соответствующие счета в учреждениях банков. Основанием для отражения по учету является также расходный кассовый ордер, выписываемый на основании квитанции отделения связи;
- на договорных условиях через инкассаторские службы учреждений банков или специализированные службы, имеющие лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств.
В соответствии с законодательством РФ расчеты через кассу между юридическими лицами ограничены. С 20.06.2007 г. Центральный банк РФ установил предельную сумму расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в сумме 100 000 рублей по одной сделке (указание ЦБ РФ от 20.06.2007 г. №1843-У).
2.2 Документальное оформление и учет кассовых операций
В кассу организации наличные деньги могут поступать с расчетного и валютного счетов в банке, от покупателей, а также в виде возвращенных авансов и неиспользованных сумм (от работников за отпущенную им спецодежду, топливо, материалы, готовую продукцию, а также квартирная плата, плата родителей за содержание детей в детских садах, яслях, возврат подотчетных сумм и т.д.).
С расчетного и валютного счетов деньги получает кассир организации по чеку, который представляет собой отрывной лист чековой книжки. Чековую книжку организация получает в обслуживающем его банке на основании заявления установленной формы. На лицевой стороне чека на получение денег указывается требуемая сумма, а на оборотной – ее назначение. Подписываются чеки руководителем предприятия и главным бухгалтером и скрепляются печатью. Никакие исправления в чеках не допускаются.
Наличные деньги, полученные организацией в банке, расходуются только на те цели, которые указаны в чеке (на выдачу заработной платы, на операционные или хозяйственные нужды, на командировочные расходы). Отрывная часть чека остается в банке, корешок чека с указанием полученной суммы – у организации в чековой книжке.
Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам (ф. № КО-1), подписанным главным бухгалтером или уполномоченным лицом. При этом вносителю выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписью главного бухгалтера и кассира, скрепленная печатью и штампом организации. При получении денежных средств в банке по чеку бухгалтером также выписывается приходный кассовый ордер с регистрацией его номера и даты на оборотной стороне корешка чека.
При продаже продукции, выполнении работ, оказании услуг прием наличных денег кассами организаций производится путем печати чеков на контрольно-кассовой технике (ФЗ от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»). Для этого контрольно-кассовая техника должна быть зарегистрирована в налоговых органах, опломбирована и должна обеспечивать надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.
Выдача наличных денежных средств из кассы предприятия производится:
- на выплату заработной платы, пособий по социальному страхованию, других видов пособий, стипендий, вознаграждений физическим лицам;
- под отчет на хозяйственные и операционные расходы и на командировочные расходы;
- по решению руководителя предприятия в возмещение расходов, понесенных работником предприятия и другие подобные цели.
Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (ф. № КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным (расчетно-платежным) ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам, объявлениям на взнос наличными и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.
Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.
На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.
Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись "По доверенности". Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.
Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производятся кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных.
В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам. По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:
- в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки "Депонировано";
- составить реестр депонированных сумм;
- в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью;
- записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп расходного кассового ордера с указанием его номера.
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты.
Приходные и расходные кассовые ордера составляются в бухгалтерии, регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3) и передаются кассиру для исполнения. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежные (расчетно-платежные) ведомости на оплату труда и другие аналогичные платежи, регистрируются после их выдачи. При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:
- наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе - разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;
- правильность оформления документов;
- наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления, т.к. согласно п.16 Положения по ведению бухгалтерского учета внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.
На основании первичных документов кассир производит записи в кассовую книгу. Она является регистром аналитического учета. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая, как и журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, заводится на определенный организацией период (год, квартал, месяц). Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, концы шнуровки должны быть проклеены, скреплены печатью организации и сделаны подписи руководителя и главного бухгалтера организации.
Записи в кассовой книге ведутся в 2 экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.