При контируванні первинних бухгалтерських документів на здійснені господарські операції, тобто при записі на них кореспонденції рахунків (бухгалтерських проводок, контировок), вказується щонайменше код синтетичного рахунку. Якщо при контируванні документів необхідно та можливо визначити субрахунок, у контировці вказується тризначний код субрахунку. Що стосується аналітичного обліку доходів, витрат та фінансових результатів господарсько-фінансової діяльності підприємства тощо, то з метою спрощення записів в аналітичному обліку доцільно після коду синтетичного рахунку або субрахунку вказувати в контировці на первинному документі через дефіс і порядковий номер аналітичного рахунку (статті), наприклад, 701-1, 901-1, 791-2.
В робочому плані рахунків, який застосовується на даному підприємстві в залежності від специфіки його діяльності, субрахунки використовуються з врахуванням потреб управління, контролю, аналізу та звітності, а також можуть доповнюватись введенням нових субрахунків, але із збереженням кодів субрахунків за Планом рахунків.
Інструкцією встановлено, що кореспонденцію рахунків та порядок ведення аналітичного обліку, які не наведені в Інструкції, підприємство встановлює самостійно, виходячи з норм Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку, положень (стандартів) бухгалтерського обліку та інших нормативно-правових актів з бухгалтерського обліку та з управлінських потреб.
Засади організації і ведення управлінського обліку для забезпечення реєстрації та накопичення необхідної для ефективного управління підприємством інформації про обсяги господарської діяльності за її видами, визначення фінансових результатів та рентабельності підприємство встановлює самостійно. Але безперечною є необхідність раціонального поєднання облікових записів фінансового та управлінського обліку, їх узгодженості з метою уникнення дублювання облікових записів, передусім в аналітичному обліку.
Інструкція про застосування Плану рахунків спрямована на забезпечення єдності відображення в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності однорідних за змістом господарських операцій на відповідних бухгалтерських рахунках та субрахунках.
Записи на бухгалтерських рахунках ускладнюються наявністю в бухгалтерському обліку елементів податкового обліку. Після прийняття Закону України “Про оподаткування прибутку підприємств” від 22.05.97р. виникла розбіжність у часі відображення в бухгалтерському обліку валових доходів і валових витрат. Якщо в бухгалтерському обліку доходи й витрати відображаються за моментом нарахування, то в податковому обліку – за подією, що відбулася раніше. Вказана розбіжність суттєво впливає на відображення в бухгалтерському обліку податку на додану вартість.
Рахунки класів 0–7 є обов’язковими для всіх підприємств. Рахунки класу 9 “Витрати діяльності” застосовуються підприємствами, крім суб’єктів малого підприємництва, а також організацій, діяльність яких не спрямована на ведення комерційної діяльності.
Інструкція про застосування Плану рахунків конкретно не встановлює, коли повинні списуватись на рахунок 79 “Фінансові результати” доходи та витрати підприємства, що накопичуються на відповідних рахунках протягом року, – щомісячно чи в кінці року. Доцільно для спрощення записів у синтетичному та аналітичному обліку, а також складання Звіту про фінансові результати списувати накопичені на рахунках доходи і витрати підприємства на рахунок 79 “Фінансові результати” один раз у кінці року відповідними заключними записами на закриття цих рахунків. Тим більше, що за нормами Інструкції нарахований податок з прибутку доцільно списувати на зменшення отриманого прибутку, а рахунок 79 “Фінансові результати” закривати списанням сальдо на рахунок 44 “Нерозподілені прибутки (непокриті збитки)” тільки заключними записами в кінці року. При цьому необхідно врахувати, що протягом року валовий та чистий прибуток, а також збитки можуть бути об’єктивно визначені за кожний звітний період тільки в Звіті про фінансові результати.
Підприємства малого підприємництва та організації, які ведуть некомерційну діяльність, за власним рішенням відкривають рахунки класу 8 “Витрати за елементами”. Вони можуть вести бухгалтерський облік витрат з використанням тільки рахунків класу 8 “Витрати за елементами” або також рахунків класу 9 “Витрати діяльності”.
4. Узгодженість Плану рахунків з фінансовою звітністю
4.1. Побудова Балансу (ф.1)
Робоча таблиця зі складання ф. № 1 "Баланс"
| Актив | Код ряд. | Зміст статей Балансу за рахунками Плану рахунків бухгалтерського обліку |
| І. Необоротні активи | ||
| Нематеріальні активи: | ||
| залишкова вартість | 10 | Ряд. 011- ряд. 012 |
| первісна вартість | 11 | СД 12 |
| знос | 12 | (СК 133) |
| незавершене будівництво | 20 | СД 15 + СД 163 (у частині виданих на такі цілі довгострокових авансів) + СД 371 (у частині виданих на такі цілі короткострокових авансів) |
| Основні засоби: | ||
| залишкова вартість | 30 | Ряд. 031-032 |
| первісна вартість | 31 | СД 10 + СД 11 |
| знос | 32 | (СК 131 + СК 132) |
| Довгострокові фінансові інвестиції: | ||
| які обліковуються за методом участі в капіталі інших підприємств | 40 | СД141 |
| інші фінансові інвестиції | 45 | СД 142 + СД 143 |
| Довгострокова дебіторська заборгованість | 50 | СД 16 (за мінусом сальдо за рах. 163 в частині, що припадає на капітальні аванси) |
| Відстрочені податкові активи | 60 | СД 17 |
| Інші необоротні активи | 70 | СД 18 |
| Усього за розділом І | 80 | Ряд. 010 + ряд. 020 + ряд. 030 + ряд.040 + ряд. 045 + ряд. 050 + ряд. 060 + ряд. 070 |
| П. Оборотні активи | ||
| Запаси: | ||
| виробничі запаси | 100 | СД 20 + СД 22 |
| тварини на вирощувані та відгодівлі | 110 | СД 21 |
| незавершене виробництво | 120 | СД 23 + СД 25 |
| готова продукція | 130 | СД 26 + СД 27 |
| товари | 140 | СД 28 |
| Векселі одержані | 150 | СД 34 - сума резерву сумнівних боргів за даною дебіторською заборгованістю |
| Дебіторська заборгованість за товари, роботи, послуги: | ||
| чиста реалізаційна вартість | 160 | Ряд. 161 - ряд. 162 |
| первісна вартість | 161 | СД 36 |
| резерв сумнівних боргів | 162 | (СК 38) (за вирахуванням суми резерву сумнівних боргів за іншою поточною дебіторською заборгованістю) |
| Дебіторська заборгованість за розрахунками: | ||
| з бюджетом | 170 | (СД 641 + СД 642) - сума резерву сумнівних боргів заданою дебіторською заборгованістю |
| за виданими авансами | 180 | СД 371 (за мінусом сальдо за рах. 371 у частині, що припадає на капітальні аванси) - сума резерву сумнівних боргів за даною дебіторською заборгованістю |
| з нарахованих доходів | 190 | СД 373 - сума резерву сумнівних боргів за даною дебіторською заборгованістю |
| із внутрішніх розрахунків | 200 | СД 682 + СД 683 - сума резерву сумнівних боргів за даною дебіторською заборгованістю |
| Інша поточна дебіторська заборгованість | 210 | (СД 372 + СД 374 + СД 375 + СД 376 + СД 377) - сума резерву сумнівних боргів за даною дебіторською заборгованістю |
| Поточні фінансові інвестиції | 220 | СД 352 |
| Грошові кошти та їх еквіваленти: | ||
| в національній валюті | 230 | СД 301 + СД 311 + СД 313 + СД 333 + СД 351 |
| в іноземній валюті | 240 | СД 302+ СД 312 + СД 314 + СД 334+СД 351 |
| інші оборотні активи | 250 | СД 24 + СД 331 + СД 332 + СД 643 |
| Усього за розділом II | 260 | Ряд. 100 + ряд. 110 +ряд. 120 + ряд. 130 + +ряд. 140 + ряд. 150 + ряд. 160 + ряд. 170 + ряд. 180 + ряд. 190 + ряд. 200 + ряд. 210 + ряд. 220 + ряд. 230 + ряд. 240 +ряд. 250 |
| ІЦ. витрати майбутніх періодів | 270 | СД39 |
| БАЛАНС | 280 | Ряд. 080 + ряд. 260 + ряд. 270 |
| Пасив | Код ряд. | Зміст статей Балансу за рахунками Плану рахунків бухгалтерського обліку |
| І. Власний капітал | ||
| Статутний капітал | 300 | СК 40 |
| Пайовий капітал | 310 | СК 41 |
| Додатковий вкладений капітал | 320 | СК 421+ СК 422 |
| Інший додатковий капітал | 330 | СК 423 + СК 424 + СК 425 |
| Резервний капітал | 340 | СК 43 |
| Нерозподілений прибуток (непокритий збиток) | 350 | СК 441- СД 442 - СД 443 |
| Неоплачений капітал | 360 | (СД 46) |
| Вилучений капітал | 370 | (СД 45) |
| Усього за розділом І | 380 | Ряд. 300 + ряд. 310 + ряд. 320 + ряд. 330 + ряд. 340 + ряд. 350 - ряд. 360 - ряд. 370 |
| ІІ. Забезпечення наступних витрат і платежів | ||
| Забезпечення витрат персоналу | 400 | СК 471 + СК 472 |
| Інші забезпечення | 410 | СК 473 + СК 474 |
| Цільове фінансування | 420 | СК 48 |
| Усього за розділом П | 430 | ряд. 400 + ряд. 410 + ряд. 420 |
| ІІІ. Довгострокові зобов'язання | ||
| Довгострокові кредити банків | 440 | СК 501 + СК 502 + СК 503 + СК 504 |
| Інші довгострокові фінансові зобов'язання | 450 | СК 505 + СК 506 + СК 521 + СК 522 - СК 523 |
| Відстрочені податкові зобов'язання | 460 | СК 54 |
| Інші довгострокові зобов'язання | 470 | СК 51 + СК 53 + СК 55 |
| Усього за розділом ІІІ | 480 | ряд. 440 + ряд. 450 + ряд. 460 + ряд. 470 |
| IV. Поточні зобов'язання | ||
| Короткострокові кредити банків | 500 | СК60 |
| .Поточна заборгованість за довгостроковими зобов'язаннями | 510 | СК61 |
| Векселі видані | 520 | СК62 |
| Кредиторська заборгованість за товари, роботи, послуги | 530 | СК63 |
| Поточні зобов’язання за розрахунками: | ||
| з одержаних авансів | 540 | СК681 |
| з бюджетом | 550 | СК 641+СК 6421 |
| з позабюджетних платежів | 560 | СК 6422 |
| зі страхування | 570 | СК 65 |
| з оплати праці | 580 | СК 66 |
| з учасниками | 590 | СК 67 |
| із внутрішніх розрахунків | 600 | СК 682+СК 683 |
| Інші поточні зобов'язання | 610 | СК 684 + СК 685 + СК 644 |
| Усього за розділом IV | 620 | Ряд. 540 + ряд. 550 + ряд. 560 + ряд. 570 + ряд 580 + ряд. 590 + ряд. 600 + ряд. 610 |
| V. Доходи майбутніх періодів | 630 | СК 69 |
| БАЛАНС | 640 | Ряд. 380 + ряд. 430 + ряд. 480 + ряд.620 + ряд.630 |
4.2. Побудова Звіту про фінансові результати (ф.2)