Учет материалов (стр. 4 из 8)

· Помещение склада должно быть оборудовано спецстеллажами, полками, шкафами и ящиками для хранения материалов;

· На материалы каждого вида должен быть выписан ярлык, где указывается наименование материала, его номенклатурный номер, марка, размер, единица измерения. Ярлык прикрепляется к месту хранения данного материала.

Все склады должны быть обеспечены необходимыми приборами, мерной тарой и другими аналогичными приспособлениями. Весоизмерительные приборы должны периодически проходить проверку в специализированных лабораториях.

В целях осуществления контроля по движению материалов и предупреждения хищений на ООО”Терминал” имеется:

· Приказ об установлении круга лиц, которым дано право затребовать материалы, разрешить их отпуск со склада. Образцы подписей этих лиц должны находится на складе;

· Разработан на предприятии номенклатура-ценник. В первичных документах по движению производственных запасов указывают номенклатурные номера, что облегчает их группировку;

· Назначены приказом материально-ответственные лица (кладовщики, зав. складами), заключены с ними договора о полной индивидуальной материальной ответственности;

· Производится приемка продукции производственно-технического назначения по количеству и качеству, которая соответствует требованиям Инструкции о порядке приемки продукции по количеству и качеству.

Проверка состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материальных ценностей в сочетании с последующей документальной проверкой дает возможность сделать обоснованные выводы о целостности ресурсов.

Если говорить о «движении» материалов, то в это понятие входит поступление, внутренние перемещения и потребление или реализация материалов на сторону.

Основная задача проверки операций по поступлению материалов – проверка полноты и своевременности оприходования поступающих материальных ценностей.

Основные каналы поступления:

- От поставщиков на основе договора поставки

- Приобретение за наличный расчет через подотчетных лиц

- Из собственного производства

- Безвозмездная передача

- Приобретение от физических лиц за наличный расчет

Проверка операций по поступление ТМЦ включает:

1) Соблюдение порядка и отчетов по доверенностям

2) Проверка закупки материалов через подотчетных лиц. Своевременность оприходования, достоверность оправдательных документов.

3) Оприходование от собственного производства. Правильность их оценки.

4) Материалы в пути:

- реальность их стоимости;

- проверка утрат грузов, по которым не были предъявлены претензии;

- поступившие, но не оприходованные.

Важен своевременный контроль поступивших материалов по вышеизложенным параметрам. Для этого на предприятии ООО”Терминал” регулярно проводится инструктаж материально-ответственных лиц, занимающихся приемкой материалов от поставщиков с целью недопущения подписания и приема материальных ценностей не соответствующих по своим параметрам тем значениям, которые указаны в договоре на их поставку. Любые отклонения в качественных параметрах принимаемых материалов должны немедленно фиксироваться и передаваться в юридическую службу предприятия.

Для наглядности вышесказанного и систематизации составим схему

Схема 10 Проверка операций по движению ТМЦ

Нарушение порядка оприходования и списания материалов приводит к хищению продукции, а также излишков сырья, из которых затем изготавливают неучтенную продукцию или же реализуют их без отражения операций в учете с целью присвоения полученных средств.

В этих целях на предприятии ООО “Терминал” проверяется:

1) Правильность классификации запасов по всероссийскому классификатору в зависимости от отрасли-производителя для установления номенклатурного номера; правильность классификации по экономическому содержанию, назначению и структуре.

2) Анализ расчетно-платежных документов, подтверждающих поступление материалов от поставщиков: платежные требования-поручения, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные с разного рода приложениями (спецификациями, удостоверениями качества и т.д.).

3) Сопоставление данных первичных документов по оплате поставщиков и данных документов на оприходование материалов, а также проверка в наличии правильно оформленных договоров по этим сделкам.

4) Сопоставление данных первичных документов по поступлению ценностей с данными складского учета (отчеты о движении материалов, журналы-ордера, .).

5) Проверка правильности оценки (согласно учетной политике) материалов при поступлении, приобретении.

6) Письменные запросы, устные опросы работников, специалистов, «третьих» лиц.

7) Проверка правильности учета (выделение на сч.19) и принятие к зачету (возмещению) НДС.

8) Проверка правильности корреспонденции счетов – нет ли случаев, когда поступающие материалы не оприходованы, а отмечены на другие счета (по учету затрат, расчетов, фондов).

Особое внимание следует обращать на постановку контроля за неотфактурованными поставками. Поступление в отчетном месяце неотфактурованных материалов, по которым поставщики не предъявили к оплате счетов-фактур, отражаются в журнале-ордере 6 по условной оценке раздельно по каждой поставке, причем вместо номера счета ставится буква «Н». В следующем месяце, по поступлении счетов, эти записи сторнируются с одновременным оприходованием материалов по фактической их себестоимости на основании расчетных документов поставщиков.

Существенную роль играет контроль за достоверным отражением в бухгалтерском учете и балансе стоимости материалов, находящихся в пути, то есть оплаченных, но еще не прибывших к концу отчетного года грузов. Этому вопросу уделяется достаточно внимания, так как иногда допускаются случаи неправомерного отражения некоторыми организациями по статье «материалы в пути» выявленных при приемке материалов недостач, различных претензионных сумм по расчетам с поставщиками, дебиторской задолженности за оплаченные и длительное время не оприходованные (а под час и похищенные) ценности. Поэтому объектами контроля являются учетные записи в журнале-ордере № 6 в части расчетов за оплаченные материальные ценности, находящиеся в пути.

9) Проверка правильности списания материалов по разным направлениям (реализация, безвозмездная передача, списание из-за недостач, порчи, хищений). Для этих целей необходимо проанализировать правильность оформления документов по расходу и внутрихозяйственному перемещению материалов; правильность их учета в бухгалтерии.

10) Сопоставление (сверка) данных документов на списание ценностей и соответствующих реестров бухгалтерского учета. Особое уделяется списанию материалов на реализацию.

11)Проверка правильности оценки ТМЦ, списанных на издержки производства и реализованных.

12)Проверка правильности корреспонденций счетов по списанию ТМЦ со склада, расходу в производственной и непроизводственной деятельности, реализации.

Стоит особое внимание обратить на случаи злоупотреблений и хищений, связанных с товарно-материальными ценностями, так как они могут существенно повлиять на финансовый результат деятельности предприятия.

Виды злоупотреблений могут быть представлены в следующей схеме.

Схема 10 Виды злоупотреблений

Эти нарушения могут быть выявлены в результате сверки документов на не поступившие грузы с ж/д .

Кроме того, можно наглядно представить в виде схемы виды хищений на складе.

Схема 11 Виды хищений на складе

Следует также отметить, что:

1) при перемещении со склада на склад в производство:

· Недостача может перекрываться суммовыми ризницами, возникающими в результате сознательных ошибок таксировке документов. При этом в обоих экземплярах операций совпадают, но количество неодинаково (со склада списывается больше, чем поступило в производство).

· Ошибка в таксировке в одном экземпляре исправляется учетным работником без сверки с первым экземпляром, что ведет к не выявлению хищения.

2) при отгрузке и реализации:

· Возможно сознательное создание недостачи с последующим отнесением взыскиваемых сумм на дебиторский счета. В дальнейшем эти суммы списываются на основание отказа арбитража в иске.

3)Злоупотребления выявляются:

· В процессе проверки посредством анализа документов, предоставляемых одновременно покупателю и арбитражу. Привлекаются эксперты для проверки подлинности подписей и печатей.

Особое внимание следует обратить на обследование складских помещений и мест хранения материальных ценностей.

На проверяемом предприятии материалы распределены по кладовым, каждой из которых присвоен свой порядковый номер, который затем указывается во всех расходных и приходных документах. По данному порядку в каждой кладовой сосредоточены материалы определенных групп. На предприятии существуют склады кругового леса, спецодежды, металла, стройматериалов и другие. В самих складах материалы размещены по секциям, а внутри секций по группам, типам в штабелях, мешках, контейнерах, ящиках, поддонах и т.д., что обеспечивает быструю их приемку и отпуск, а также дает возможность контролировать фактическое наличие материальных ценностей и наличие по документам. Также склады предприятия обеспечиваются исправными весами, измерительными приборами и тарой.